Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files

M-Files zpřehlední práci s firemními dokumenty a jejich rychlé vyhledávání šetří spoustu času. Přechod na tento DMS systém správy dokumentů je snadný a vlastní užívání velmi intuitivní díky příjemnému uživatelskému rozhraní.

M-Files pomáhají uchovávat veškerý obsah v bezpečném centrálním úložišti, které je přístupné z jakéhokoliv zařízení, jako je klasický počítač, notebook, tablet nebo mobilní telefon.

Všechny takto uložené firemní dokumenty jsou tříděny na základě toho, čím jsou, místo toho, kde jsou uloženy. Nemusíte si tedy nikdy pamatovat, kde je obsah uložen nebo která jeho verze je ta správná.

Přidávání dokumentů do M-Files je jednoduché, protože jsou integrovány s vaším aktuálním prostředím. Například fakturu, kterou jste právě obdrželi e-mailem můžete do M-Files uložit přímo z Microsoft Outlooku.

Jakoukoliv přílohu můžete otevřít v Microsoft Office a bezproblémově ji uložit přímo do M-Files, jako kdybyste ji ukládali normálně do počítače. Pak už stačí jen přidat základní informace týkající se dokumentu. A pak už jen kliknete na tlačítko Vytvořit.

Manuální řízení firemních procesů, jako je schvalování faktur, je vyčerpávající a časově náročné. M-Files automatizují schvalovací procesy, jakmile je faktura uložena do systému. Manažer odpovědný za schvalování faktur okamžitě vidí, že existuje nová faktura čekající na schválení. Faktura může být zobrazena dokonce i na mobilním zařízení.

Následné vyhledání této faktury je rychlé a snadné. Vzhledem k tomu, že obsah je uspořádán na základě toho, čím je, klíčová slova jako název společnosti a faktura jsou vše, co k vyhledání potřebujete.

Snadno můžete také vytvářet dynamické náhledy, které nabídnou osobní virtuální složky a tak organizují informace automaticky. Příkladem mohou být faktury tříděné podle data, čekající na schválení nebo faktury, které již byly schváleny.

V M-Files máte jistotu aktuální verze každého dokumentu. Dokument, který si chcete upravit, si jednoduše rezervujete. To chrání jeho obsah před externími změnami v průběhu vaší práce. Jakmile úpravy ukončíte, publikujete dokument zpět do systému. Prohlížení historie provedených změn nebo návrat k předchozí verzi jsou také snadné.

M-Files umožňují rychlé sdílení obsahu, aniž by bylo třeba cokoliv hledat. Jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši k odeslání dokumentu e-mailem nebo můžete sdílet veřejný odkaz na vybraný dokument s někým mimo vaši společnost.

Automatická oprávnění zajišťují, že každý ve vaší společnosti má v M-Files povolen přístup k souborům a informacím, které potřebuje, dle své role ve firmě. Takže přistupovat ke konkrétním dokumentům, mohou pouze ti, kteří je opravdu potřebují.

Oprávnění jsou nastavována automaticky a dynamicky, a to i v případě, že dochází ke změnám v organizační struktuře.

DMS (Document Management System) systém M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

Článek Digital Resources a.s. ze dne pondělí 21. května 2018

Další články od Digital Resources a.s.