Komplexní interpretace firemních dat pomocí ERP

ERP systém v sobě zahrnuje veškeré běžné agendy, které firma využívá - účetnictví, finance, nákup a prodej, sklady i kompletní řízení výroby. Jeho nespornou výhodou je možnost provozu na vlastním serveru nebo v cloudu. Dobře zpracovaná procesní analýza pro zmapování všech firemních procesů pak zkracuje dobu jeho mplementace.

S nárůstem objemu zakázek se potřeby firem mění, na což většinou reagují nasazením různých udělátek ke stávajícímu účetnímu systému (pro zbylou agendu je využíván zejména Excel), které spolu navzájem sice dokáží komunikovat, ale neumí data interpretovat komplexně.

V tomto okamžiku je potřeba nasadit nástroj, jakým je systém ERP (Enterprise Resource Planning), v němž je možné přehledně spravovat téměř všechna data - např. Oracle JD Edwards, SAP nebo Microsoft Dynamics 365.

Do ERP může být integrován i CRM (Customer Relationship Management - systém pro řízení vztahů se zákazníky) či mzdové a HR systémy a je možné jeho prostřednictvím reportovat státní správě.

Když se firma dostane do bodu zlomu, kdy je pro ni již ERP nutností, je třeba se velmi pečlivě zaměřit jak na výběr dodavatele, tak i na výběr samotného ERP.

"Pokud se firma rozhodne, že své staré systémy nahradí např. ERP systémem Oracle JD Edwards, musí počítat s tím, že jeho nasazování je poměrně složitou a zdlouhavou záležitostí, vyžadující intenzivní přípravu na straně daného subjektu i poskytovatele systému. Implementace ERP systému trvá většinou jeden rok, ale delší doba implementace není výjimkou. Vždy záleží na tom, jak je firma velká a co všechno chce řešit jedním ERP systémem. Přechod do ERP systému je takto zdlouhavý i proto, že zákazník nemívá zpracovanou procesní analýzu a tak až půl roku zabere detailní zmapování veškerých procesů ve firmě a stanovení těch, které bude vhodné řešit v novém ERP systému,“ říká David Kazda, Business Systems Director ve společnosti Algotech.

Každý zaměstnanec má svou agendu a kompetence, kterou je třeba detailně prostudovat. Tento čas příprav funguje také jako očista firmy od historicky nastavených procesů, které jsou v současnosti mnohdy zbytečné.

Současně s tím se čistí, sjednocují a standardizují data, která pak budou migrována do nového ERP systému. Výsledkem je tedy celkový restart, který je spojený s jednoznačným zefektivněním na všech frontách.

Paralelně s analýzou také probíhá vlastní instalace systému. Implementací ale práce samozřejmě nekončí, protože po instalaci je připravit migrace firemních dat, což se dělá několikrát nanečisto.

Před finálním spuštěním nového ERP systému je nutné ještě upravit přímo pro konkrétní uživatele, což ve firmách o stovkách zaměstnanců znamená řešení ohromného množství požadavků.

Zaměstnanci i pobočky v jednom ERP

Výhodou ERP systémů je také to, že umožňují využívání uživatelských rolí. Každý uživatel má k dispozici pouze ta data a aplikace v ERP systému, která potřebuje pro svou práci. Takže pokud uživatel není superuser či administrátor, obrazně řečeno vidí pouze své menu.

Díky analýzám máme přehled o agendě a kompetencích, které jednotliví zaměstnanci ve firmě mají. Vytváříme pro ně v systému určité role, které jim pak nastavujeme hromadně - s tím souvisí i to, k jakým datům mají přístup. To má výhodu i z pohledu dodržování GDPR u zákaznických informací v ERP systému.

Systém ERP takto dokáže pojmout nejen tisíce zaměstnanců, ale také stovky samostatných právních subjektů, které navíc mohou být rozeseté po celém světě. Typické je využívání jednoho systému společností i jejími pobočkami.

Základní procesy společnosti se tak vyladí pouze jednou a ověřené postupy a nastavení se pak využijí ve všech pobočkách. Pokud jsou pobočky v cizině a reportují místním úřadům, je možné ošetřit legislativní požadavky přímo na míru dané zemi.

Další velkou výhodou je elektronická komunikace systémů mezi sebou. Pokud má daná firma i její dodavatelé robustní ERP, celý proces řešení zakázek se automatizuje a zefektivňuje, což je nesmírně důležité např. v oblasti průmyslu.

Avšak tím, že je proces implementace ERP složitý, je potřeba skutečně dbát na to, aby proběhl správně. Pokud se totiž správně neudělá, může ERP vlastně napáchat více škody než užitku, protože přibude agendy.

Je tedy opravdu nesmírně důležité sladit týmy na obou stranách a vybrat si spolehlivého dodavatele. V rámci implementačních týmů musí panovat důvěra a fungovat vzájemná chemie.

Článek Algotech, a.s. ze dne pátek 1. dubna 2022

Další články od Algotech, a.s.