Propojení CRM a ERP systémů přináší firmám značné výhody

Většina firem používá pro svůj chod různé vnitropodnikové informační systémy. Aby však z nich byla data k dispozici každému, kdo s nimi potřebuje pracovat, je důležitá jejich vzájemná integrace - buď přímou cestou, nebo přes integrační platformu.

Jedním z nejběžnějších způsobů propojení systémů je spolupráce mezi ERP, což je systém pro plánování podnikových zdrojů, a CRM, tedy platformou pro řízení vztahů se zákazníky. Každý z těchto systémů částečně disponuje funkcemi toho druhého.

Přesto je dobré pro velké firmy, které potřebují skutečně profesionální řízení procesů, když zaměstnanci využívají každý své specializované nástroje, jež spolu ale dokážou navzájem komunikovat. Zcela typickým příkladem tak bývá spojení systému SugarCRM a jakéhokoliv dalšího ERP systému.

"I když může být integrace CRM s ERP jednosměrná, nebo obousměrná, je ve většině případů výsledkem spolupráce těchto dvou entit výstup v CRM systému. V praxi to potom vypadá tak, že v CRM obchodník vytvoří nabídku na službu či produkt, kterou zašle klientovi. Ten ji odsouhlasí, v systému se buď ručně či automaticky změní stav nabídky a obchodník zadá podklady k fakturaci. Po zaplacení částky klientem se platba promítne na bankovním účtu a následně v účetní části ERP systému, z nějž se data propíšou do CRM. Obchodník, potažmo jeho nadřízení až po vedení společnosti, mají díky takové integraci k dispozici důležitá data, která by jinak zůstala uložená pouze v účetním systému a musela by se do souhrnných reportů importovat jinou cestou," vysvětluji smysl integrace Jiří Sommer, Sales Executive ze společnosti Algotech, která je jedním z hlavních implementátorů systému SugarCRM v regionu střední Evropě.

Samotný proces integrace systémů není nijak náročný a nezabere příliš mnoho času. Velkou péči je však potřeba věnovat veškerým přípravám a nastavit systém, do nějž se budou data propisovat tak, aby s nimi uměl dobře pracovat. I proto před realizací zakázky probíhá mnoho schůzek a implementátor též vypracuje zevrubnou analýzu.

Analytik přijede do firmy a nechá si vysvětlit opravdu úplně všechno, co bude třeba. Vyzpovídá při tom mnoho různých lidí na všech pozicích, kteří s integrovaným systémem budou přicházet do styku, a to včetně nejvyššího managementu - cílem je získání detailních informací o tom, co přesně uživatelé od propojení očekávají a co potřebují.

Součástí těchto rozhovorů je i spolupráce s IT oddělením, s nímž se řeší různé konfigurace, vytvářejí se přístupy a podobně. Analytik následně zpracuje dokument, v němž jsou popsány veškeré procesy integrace CRM systému a veškeré nastavené cíle.

Zvolením hostování SugarCRM v cloudu v datacentrech Algotech odpadají zákazníkovi veškeré náklady na potřebu vlastního IT zázemí včetně zajištění bezpečnosti. Bezpečný cloud a vhodně zvolené CRM řeší i část důležité agendy GDPR.

Algotech datacentrum se nachází v České republice, což zákazníkům výrazně ulehčuje následnou komunikaci i servis. A tímto momentem vlastně začíná skutečná a hmatatelná integrace systému. V datacentru je totiž potřeba vytvořit kompletní infrastrukturu pro klienta a připravit servery.

V ideálním případě jsou pro klienta připraveny tři, jeden je dedikovaný pro provoz, druhý pro akceptaci změn a třetí pro vývoj a testování. Následně se na ně CRM nainstaluje a vytvoří se URL link, přes který se klienti mohou přihlašovat.

Vlastní propojení s ERP systémem je finálním krokem celého procesu a postup je shodný při integraci on premise i v cloudu, a to především přes komunikační rozhraní API.

Samotná integrace však může probíhat dvojím způsobem. Každý je vhodný pro určité situace. Pokud má firma více než dva vnitropodnikové systémy a požaduje, aby se integrované CRM zapojilo do sdílení dat se všemi ostatními, je vhodné propojení provést pomocí integrační platformy.

Při takzvaně bezešvé integraci totiž hrozí riziko, že se budou systémy vzájemně zpomalovat. Platformu lze buď naprogramovat na zakázku, nebo použít některý z licencovaných produktů, což bývá už s ohledem na licence nákladnější variantou.

Pokud ale klient potřebuje integrovat jeden až dva systémy s CRM, tak lze proces udělat touto bezešvou integrací přímo přes API.

Ať už se jedná o tvorbu platformy, nebo o přímou integraci, volíme raději variantu programování, kdy lze veškeré funkce vytvořit přímo na míru zákazníkovi tak, aby měl všechna potřebná data vždy na jednom místě a mohl s nimi efektivně pracovat.

Článek Algotech, a.s. ze dne pátek 17. prosince 2021

Další články od Algotech, a.s.