Jednoduchá úložiště mohou ohrozit důvěryhodnost elektronických dokumentů

Úložiště, jako jsou složky v počítačích, na sdílených discích anebo dokonce v poštovních schránkách, bývají ve firmách zdrojem nekonzistencí, ztrát a neustálého dohledávání posledních verzí dokumentů. O zajištění jejich platnosti v čase pak nemůže být v těchto případech ani řeč.

Nesrovnatelně efektivněji si počínají organizace, které pro správu dokumentů využívají DMS systémy. Nutnost důvěryhodné archivace a dlouhodobého uchování dokumentů je dána legislativou, ale i praktickým požadavkem na ochranu elektronických dokumentů proti ztrátě autenticity a narušení integrity.

"DMS systémům pro správu dokumentů ale chybí funkcionalita držení důvěryhodnosti těchto dokumentů prostřednictvím elektronických časových razítek. V porovnání s nimi zaručují systémy pro důvěryhodné ukládání např. integritu v čase a potvrzení autenticity, což znamená záruku, že se smlouvy po jejich zaevidování už nezmění a nebude pochyb o tom, kdo smlouvu podepsal. Potvrzení autenticity je naléhavou otázkou dnešních dnů, kdy firmy musejí archivovat nejen, kdo smlouvu podepsal, ale třeba také to, kdo ji kontroloval a zaevidoval," říká Tomáš Nečas, managing consultant společnosti Arbes Technologies.

Systémy pro důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů umožňují nastavit hlídání platnosti a skartační pravidla na dobu, po kterou budou mít uchovávané dokumenty pro určitou organizaci význam. Umí také automatickou kontrolu platnosti certifikátů elektronických podpisů včetně hlídání revokace těchto certifikátů.

V případě vložení smlouvy s nevalidním elektronickým podpisem je o tomto stavu zaslána e-mailová notifikace obchodníkovi, který smlouvu vložil k důvěryhodnému uložení.

Jednou denně mohou takové systémy provádět automatizovanou kontrolu integrity obsahu a ujistit správce, že důvěryhodnost archivu není narušena.

Součástí takových řešení je i zajištění oprávnění proti editaci uložených dokumentů, jejich zálohování a archivace validačních reportů.

Řešení pro důvěryhodnou archivaci mohou být součástí systému pro správu dokumentů nebo je lze koupit jako nezávislý modul, který sám řídí procesy pro důvěryhodné uložení prostřednictvím integračního rozhraní na libovolný DMS systém.

Taková řešení splňující platné legislativní normy eIDAS poskytuje na českém trhu jen několik firem.

Řešení od Arbes Technologies, které již využívají např. společnosti Factoring KB či Gumotex, automaticky validuje platnost elektronických podpisů u dokumentů na vstupu, označí validní dokumenty elektronickou pečetí a časovým razítkem, zajistí digitální kontinuitu a integraci na vystavené rozhraní systému pro správu dokumentů.

Elektronickou identifikaci a služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce stanovuje nařízení Evropského parlamentu a Rady EU eIDAS.

Systémy splňující tato nařízení lze považovat za řešení pro důvěryhodné ukládání dokumentů.

Článek ARBES Technologies, a.s. ze dne čtvrtek 16. června 2022

Další články od ARBES Technologies, a.s.