Novinky ze světa CRM, DMS a ERP

Pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za druhé čtvrtletí 2021 z oblasti CRM, DMS a ERP - zaměřeno na současné trendy a výběr nebo změnu vhodného systému v cloudu, který umožní rychlé nasazení a adopci u uživatelů.

Při výběru vhodného CRM systému by každý decision maker měl vždy myslet především na uživatele, kteří jej budou používat. Teprve na základě preferencí uživatelů lze zodpovědně sestavit seznam must-have a nice-to-have požadavků na výběr nového systému.

Pro menší firmy s nižším rozpočtem je výhodnější volbou komplexní CRM, které splní maximální množství must-have požadavků, nejen z toho důvodu, že uživatelé nemusí neustále přepínat mezi firemními systémy, ale i kvůli ušetřeným nákladům.

CRM systémy ale nemohou zastat funkci všech systémů, a proto se vyplatí podstoupit některé integrace, jako je např. integrace s e-mailovým klientem nebo účetním systémem.

CRM systémy jsou také dobrým pomocníkem pro správu obchodu už ve svém základním nastavení. Integrace CRM s webovými formuláři, chat boxem nebo e-mailovým klientem umožňují automatické vytvoření nové obchodní příležitosti.

Efektivní správa firemních dokumentů

Jak postupovat při spravování dokumentů? Nejdříve je důležité si ve firmě určit samotný postup, jak dokument vytvořit a jaká budou pravidla pro pojmenování dokumentů Také je dobré si předem stanovit normy pro dokumenty, které budou znát všichni zaměstnanci firmy.

Pro maximální efektivitu je dobré používat jednu stejnou cloudovou platformu, využívanou opět všemi zaměstnanci. Je nutné se zamyslet i nad správou příloh v e-mailu.

Prostředkem, který se dá pro třídění dokumentů využít, jsou vnořené složky, které tvoří přirozenou hierarchii a umožňují systematickou strukturu informací.

Dokumenty lze seřadit i podle jejich formátu. Také je důležité nezapomenout mazat nepoužité dokumenty. Dobrým pomocníkem se pro tyto činnosti může stát DMS software pro správu dokumentů.

V současné době jsou DMS systémy obohaceny o umělou inteligenci, která umožňuje ochránit citlivé údaje v dokumentech tím, že je ukládá na bezpečnější místo. Také sleduje změny v dokumentech a podává o změnách pravidelné hlášení.

Chytré DMS také výrazně snižují redundanci dat, jsou schopné opticky rozpoznávat znaky, které dokument obsahuje a vytváří myšlenkové mapy, které pomáhají s vyhledáváním potřebného dokumentu.

Jak začlenit ERP do výrobního procesu firmy

Každý druh výroby má specifické požadavky. V praxi se rozlišují čtyři typy výroby. Make-to-stock, Make-to-order, Assemble-to-order a Engineer-to-order. V ČR převládá odvětví automotive. Proto řada firem nemá jen jeden druh výroby. I strojírenské firmy mají smíšenou výrobu.

Pokrýt různé druhy výroby informačním systémem není jednoduché. Před každým projektem je proto důležité znát množinu dostupných informačních systémů s požadovanou funkčností vhodnou pro daný typ výroby. Také je nutné mít k dispozici tým konzultantů se zkušeností a znalostí problematiky daného odvětví.

Pokud systém všechny potřebné funkčnosti nemá, pak je třeba integrovat externí systém třetí strany. Integrace je obecně jedním ze tří nejdůležitějších trendů při nasazování IT systémů ve výrobních prostředích.

Softwary, které se nejčastěji řeší ve výrobních podnicích jsou roboti a manipulátory. Ty jsou z hlediska integrace s podnikovým systémem obvykle nejméně náročné. Specializované softwary, jako APS plánování, musí být propojené s ERP systémem.

Dalšími trendy jsou tlak na kvalitnější plánování, kdy se ukazuje že mnohé dnešní APS systémy již nedostačují. A nakonec také tlak na e-commerce funkcionality jejichž součástí jsou například konfigurátory umožňující automatizovat zpracování zákaznické poptávky třeba až na úroveň kusovníku.