ERP HELIOS Green roste spolu s firmou

Informační systém HELIOS Green zásadně zlepšuje řízení celého hodnototvorného řetězce firmy. Jeho jednoznačný přínos spočívá ve sjednocení datové základny a provázanosti všech jeho funkčních oblastí.

Společnost LDM původně spoléhala na vývoj vlastního informačního systému, k němuž disponovala potřebnými odborníky. Několik let jí tento přístup vycházel, zvláště v oblasti řízení výroby a logistiky. Ekonomiku a mzdovou agendu pokrývalo řešení od externího dodavatele, které však nebylo dostatečně integrováno s moduly vlastního systému. Uživatelé také pociťovali absenci kontrolních mechanismů. Museli pracovat podle přesně nastavených postupů s tím, že v případě jejich nedodržení mohly nastávat chyby při pořizování dat.

Po určitou dobu však bylo možné tyto nedostatky zvládat a naopak využívat pozitivních vlastností systému, které spočívaly především v možnostech funkcí, detailně připravených pro potřeby výroby a servisu armatur. Postupem času se začalo ukazovat, že firemní kapacity na udržování a rozvoj nedostačují a dochází k zaostávání systému, zejména z technologického a ergonomického hlediska.

Funkčně bylo řešení dostačující až do poslední chvíle, kdy padlo rozhodnutí o jeho nahrazení moderním ERP řešením, které by komplexně zajišťoval jeden dodavatel.

Výběrové řízení a hlavní hodnotící kritéria

Rozhodnutí o změně informačního systému padlo v roce 2006. Pověření pracovníci zahájili průzkum trhu s podnikovými řešeními a sbírání informací z okolních firem s cílem ověřit, jak podniky organizují výběrové řízení a jaké mají zkušenosti s jednotlivými dodavateli.

V roce 2007 vedení společnosti vypsalo výběrové řízení na dodávku a implementaci ERP systému. Do 1. kola se přihlásilo 17 uchazečů z řad tuzemských i světových výrobců či systémových integrátorů. Hlavními kritérii, k nimž byla přiřazena odpovídající váha pro celkové hodnocení, byla úroveň funkcionality a technická vyspělost systému včetně jeho nároků na hardware, síla dodavatele, u níž se posuzovala především jeho finanční stabilita, geografická vzdálenost, vazba na implementačního partnera, a nakonec také cena a její struktura. Hodnotila se cena licence na jednoho uživatele, implementačních prací a servisních služeb.

Na základě vyhodnocení písemných nabídek podle uvedených kritérií bylo do dalšího kola vybráno šest uchazečů. Jejich prezentace posuzoval kromě členů vedení předem vybraný tým klíčových uživatelů. Uchazeči měli kromě jiného za úkol předvést realizaci konkrétní úlohy, a to na předem vygenerovaných datech společnosti.

Její součástí bylo provést zaplánování vybrané komponenty do výroby s tím, že se jejím průběhu uskuteční změna. "Cílem bylo ukázat, jak se bude systém při jejím vzniku chovat a jak se to projeví ve vazbě na data, termíny a skladové operace. Tento postup, tedy zadání řešení konkrétní úlohy pro prezentace, mohu jen doporučit", uvádí Vlastimil Dytrt, ředitel společnosti.

Co rozhodlo o vítězné nabídce

Vítěz výběrového řízení byl vybrán na základě několika skutečností. Tou hlavní bylo porozumění si s konzultanty společnosti ASW Náchod, kterou LDM zvolila za svého implementačního partnera pro Helios Green. Samotný produkt sice nenabízel splnění všech požadavků ve stoprocentní podobě, nicméně to ani tým pracovníků, provádějící hodnocení jednotlivých řešení, neočekával.

Primární z hlediska ERP systému byla jeho schopnost pokrýt a propojit všechny podnikové procesy s důrazem na integraci hodnototvorného řetězce, do něhož LDM řadí vývoj a konstrukci, technickou přípravu výroby, operativní řízení výroby a servis. Dalším neméně důležitým požadavkem byla práce systému nad jednotnou datovou základnou. V neposlední řadě bylo očekáváno, že nové řešení nabídne moderní ergonomické uživatelské rozhraní.

Pracovníci LDM očekávali realizaci také jedné specifické záležitosti. Požadovali, aby typové číslo každého z výrobků bylo možné v systému rozložit do parametrů daného výrobku a přiřadit mu příslušnou dokumentaci. Tuto záležitost se podařilo konzultantům ASW Náchod vyřešit k plné spokojenosti zákazníka.

Hlavní rysy implementačního projektu

ERP systém Helios Green byl pořízen pro 55 současně pracujících uživatelů. Implementační projekt byl rozplánován na dvě etapy. První zahrnovala nasazení všech funkcionalit s výjimkou TPV a vlastní výroby, navazujících logistických procesů a servisu. Druhá byla zaměřena na pokrytí hodnototvorného řetězce.

Projekt byl zahájen podpisem smlouvy v polovině srpna 2007. První etapa byla ukončena k 1.1. 2008, kdy byla předána do ostrého provozu část řešení pokrývající řízení ekonomiky a financí, skladového hospodářství, mzdové agendy a její napojení na stávající docházkový systém a řízení majetku. Na tuto etapu navázala implementace funkcionalit určených pro řízení nákupní a prodejní logistiky, výroby a servisu.

Ukončena byla dle plánovaného harmonogramu 1.4. 2008. Převádění výrobkových skupin do nového systému a optimalizace některých funkcí pak trvala následujících 12 měsíců. Hlavním důvodem bylo historické nastavení kanbanových okruhů ve výrobě, které se v mnoha ohledech ukázalo jako nevyhovující. Proto by tento neadresný tažný systém odstraněn a postupně se přešlo se na tradiční plánování založené na konceptu Manufacturing Resource Planning II.

Plánování a řízení výroby

Pro produkty společnosti LDM je nezbytné, aby odpovídaly fyzikálním parametrům (například tlak, průtok, průtočná charakteristika, teplota apod.). Na základě parametrů je nutné armaturu navrhnout a sestavit typové číslo. Pomocí typového čísla, nositele fyzikální charakteristiky každého výrobku a dalších případných požadavků zákazníka, je v systému zahájen jeho rozpad a přiřazení typového nebo konkrétního kusovníku. Tuto činnost provádí prodejce, který plánuje výrobu a uzavírá současně smluvní vztah se zákazníkem. Vlastní zaplánování zakázky pak proběhne na pozadí v systému Helios Green.

V rámci implementačního projektu bylo tedy nutné udržet vysokou kvalitativní úroveň technické přípravy výroby. Během ní je vytvořen individuální kusovník pro každý poptávaný produkt a následně jsou v systému dohledávány díly z celé šíře vyráběných i nakupovaných komponent. Ta představuje až statisíce různých variant jednotlivých vstupních dílů.

Náběh nové výroby mají nyní plně v rukou zaměstnanci LDM, dokážou ji tak naplánovat a spustit bez asistence implementačního partnera. To bylo také jedním z cílů projektu - dosáhnout plné nezávislosti při jakékoliv změně sortimentu. Zároveň byly do procesu plánování výroby zapojeny také dceřiné společnosti, systém tak v této oblasti komunikuje nejen v češtině, ale také ve slovenštině a polštině.

Vlastní plánování produkce probíhá na bázi MRP II. Vstupem do tohoto konceptu však nejsou predikce, ale požadavky dle smluvních vztahů. Každý výrobek tak má svého konkrétního zákazníka. Realizaci zakázek plánují na základě objednávek prodejci. Jejich poptávka pak spouští vlastní algoritmy MRP II. Od nich se pak odvíjí požadavky na objednávku materiálu, výrobu dílů nebo jejich vyskladnění, jsou-li k dispozici. Celý koncept je samozřejmě podpořen pojistnými zásobami, jejichž úrovně jsou pravidelně optimalizovány podle kapacit strojů, ceny a dalších atributů.

Hodnocení hlavních přínosů a očekávání

"Pokud bych se kteréhokoliv z uživatelů zeptal, zda se chce vrátit k původnímu řešení, nikdo by takovou změnu neuvítal. Tato fakta máme ověřená. Neslyšíme žádné významné výtky ani od zaměstnanců, kteří s ním každodenně pracují, ani od jeho správců. To vnímám jako velký přínos", uvádí Vlastimil Dytrt.

"Významně se např. snížila chybovost ve všech fázích výroby. Máme nyní k dispozici kompletní databázi údajů o všem, co kdy a komu bylo dodáno, včetně výrobních čísel armatur. Veškeré reklamace a další servisní činnosti lze efektivněji řídit pomocí evidence celého obchodního případu. Nemůže se tak stát, že by některý ze zákazníků realizoval neoprávněnou reklamaci některé ze součástí, kterou vyměnil z jiné armatury", dodává Vlastimil Dytrt.

"Oceňujeme také nové funkční možnosti systému. Mám na mysli především workflow,“ pokračuje Vlastimil Dytrt a upřesňuje: „Pracovní toky řídíme vlastními nástroji Helios Green, především pak v procesu přezkoumání zakázky. Zodpovědný pracovník připraví příslušné podklady, zvolí všechny účastníky procesu a systém pak sám rozesílá a sleduje průběh celého workflow. Tím se eliminovala úzká místa při řízení zakázky, celý proces je naprosto transparentní a pod kontrolou systému."

S rozvojem firmy poroste i její informační systém

Vedení společnosti LDM je spokojeno především s proaktivitou partnera a jeho porozuměním problematice výroby armatur i potřebám uživatelů. Vlastní ERP produkt hodnotí jako funkčně bohatý, dobře parametrizovatelný a otevřený pro napojování dalších aplikací. Uživatelé oceňují jeho intuitivnost a správci jeho stabilitu.

"Kdybychom se rozhodovali znovu o výběru informačního systému, postupovali bychom podobně a dospěli ke stejnému řešení. Helios Green plně podporuje naše aktivity, které jsou charakteristické vývojem a výrobou v tuzemsku a prodejem do zahraničí. Informační systém musí podpořit růst firmy, a to i při její expanzi mimo Českou republiku. V tom vidím jeho hlavní přínos a také mé doporučení ostatním společnostem, jak nejlépe nahlížet na pořízení nového ERP řešení", uzavírá své hodnocení Vlastimil Dytrt.