Tipy na lepší a efektivní interní komunikaci a týmovou spolupráci

Častým problémem v oblasti technologické koordinace při nasazení řešení sdílené spolupráce bývá nekompatibilita dílčích služeb. Správci IT někdy ani neví, kolik firma platí za licence a předplatné za dílčí technická řešení.

Odborníci ze společnosti Lifesize, která určuje standardy v oblasti videokonferencí, přinášejí několik dobrých rad, jak situaci v interní komunikaci a spolupráci zlepšit.

Analýza aktuálního stavu

Při analýze je klíčové zaměřit se nejen na to, jak často jsou jednotlivé technologie využívané, ale i na závazky, které vyplývají z již uzavřených smluv - údržba, podpora apod. Velmi důležité je rovněž zvážit, zda jsou pro chod společnosti vůbec nutné, anebo nejdou nahradit jiným, již používaným, nástrojem.

V neposlední řadě je třeba o nich mluvit přímo se zaměstnanci, neboť pouhá data o četnosti využívání dílčích řešení řeknou jen málo o jejich kvalitě a především o uživatelském komfortu.

Kromě toho je možné, že některý z pracovníků přijde například s tipem na velmi efektivní aplikaci, která dosud nebyla součástí IT portfolia společnosti.

Spolehlivost a bezpečnost

Samostatnou kapitolu představuje důkladné zabezpečení veškerých citlivých dat a důvěrných informací. Rozhodně by neměl chybět firewall a automatické aktualizace. Oblast online bezpečnosti bude pod ještě větším drobnohledem od května 2018, kdy vstoupí v účinnost GDPR. 

Při výběru technických řešení by nemělo hrát prim jen finanční hledisko. Například aplikace, které jsou zdarma, sice svůj účel plní, ale ne vždy jsou jejich vlastnosti dostatečné - zejména s ohledem na kvalitu zvuku, rozlišení, kapacitu apod.

Vzhledem k tomu, jak rychle se oblast technologií vyvíjí, je také užitečné myslet už při výběru na jejich budoucí rozvoj.

Praktické využívání

Ještě důležitější než kvalita je u technologií jejich přijetí ze strany zaměstnanců a ochota je pravidelně využívat. Osvědčeným receptem je najít po představení konceptu interní spolupráce v každém útvaru společnosti klíčového konzultanta, který je sám novinkám nakloněný a bude fungovat jako spojka pro předávání informací svým kolegům.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne pátek 26. ledna 2018

Další články od AUDIOPRO s.r.o.