Návrat do kanceláří často komplikují nedostatečné podmínky pro videokonference

Stále více zaměstnanců mění své pocovidové zvyky a v rostoucí míře dochází do kanceláří. Tím se zvyšuje i potřeba prostor pro interní schůzky a konferenční hovory - virtuální schůzky se totiž staly za posledních 5 let běžnou součástí pracovního dne a jejich frekvence se neustále navyšuje.

Mnoho firem v ČR řeší v současné době podobný problém. Zatímco po covidu, kdy mnoho zaměstnanců masivně možnosti využívalo práce z domu, hromadně rušily přebytečné kancelářské prostory a společné zasedačky, nyní jim chybí. Tento trend je způsoben postupným návratem zaměstnanců z home office a hybridního modelu práce zpět do kanceláří.

Podle průzkumu společnosti Savills dosáhla obsazenost kanceláří v Praze během října 2024 61 %, v roce 2022 byla o 23 % nižší.

"Přestože by se někomu mohlo zdát, že online hovory nepotřebují samostatné místnosti, opak je pravdou. Kvalitní videokonference vyžadují vhodné prostředí - dobré technické vybavení, akustiku a klidné místo, kde nebude účastník rušen okolním hlukem. Nedostatečné podmínky pro videokonference mohou negativně ovlivnit profesionální obraz firmy. Jak vypadáte na kameře a jaké máte prostředí, může ovlivnit dojem obchodního partnera, a tím i celkový výsledek jednání. Rušivé zvuky, špatná akustika nebo neodpovídající osvětlení mohou snížit koncentraci a efektivitu schůzky," říká Andrej Hronec, ředitel společnosti AUDIOPRO.

Někdy firmy nelogicky šetří na vybavení zasedaček

I když investice do technického vybavení, které nyní mnoho firem vydává, jsou nemalé, dělají některé z nich v této oblasti chyby. Často velké investice do vybavení zasedaček znehodnocují díky neznalosti. Ne vždy totiž lze profi vybavení zasedačky koupit online a postavit v kanceláři na stůl. Mnohdy je třeba sofistikované práce založené na dlouhodobé zkušenosti a kombinace různých řešení individuálně řešících konkrétní potřebu.

"Setkáváme se s firmami, které si nejprve objednají vybavení online a když jim nefunguje, tak jak by si představovali, poptávají po nás, abychom jim vše dali do pořádku. Bohužel někdy již vynaložené prostředky nelze vzít zpět. Ideálně by měl být odborník zapojen do procesu budování zasedačky od samého počátku, s návrhem produktů by mělo jít ruku v ruce také pokud možno jednoduché systémové řešení prostoru," říká Michal Černý, specialista na prezentační techniku společnosti AUDIOPRO.

Další častou chybou je pořízení profesionálního a nákladného systému, jehož funkci pak degradují nevědomky nákupem kvalitou nevyhovujícího detailu. Pokud totiž pořídí třeba kamerku za pár stovek, pak vybavení videokonferenční a zasedací místnosti degradují na absolutní základ, který jim v konečném důsledku škodí.

Kvalitně vybavené zasedací místnosti s odpovídající technikou a akustikou nejen zvyšují efektivitu komunikace, ale také pozitivně ovlivňují image společnosti při externích jednáních. To vše ale jde velmi rychle shodit jedním detailem.