Video schůzky zvyšují efektivitu jednání a porad

Při osobním setkání máme potřebu začít spíše společenskou konverzací, a až po nějaké době přikročit k tomu, co chceme opravdu řešit. Video schůzky naopak zúčastněné motivují věnovat se rovnou jádru problému, neodbíhat od tématu a zaměřit se na dané řešení, často odpadá i čekání na opozdilce.

Využití video schůzek vede i ke změně v samotném systému komunikace ve firmě. Dochází k posunu od pravidelných obecných porad, kde se ve velkém počtu zúčastněných diskutuje vše, ke krátkým schůzkám zaměřeným, na konkrétní problémy.

"Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme maximalizovat využívání videoschůzek. Šetří čas a podporují věcné jednání. Podle našich průzkumů se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meetingy probíhají formu video přenosů," říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize.

Moderní komunikační řešení mají výhodu také v tom, že je lze přehledně ukládat v cloudovém úložišti a zpětně pak pohodlně dohledat, co je třeba. Zjednodušuje se tak i předávání informací, protože obsah jednání je možné jednoduše přeposlat, a to včetně sdílených souborů a vstupů z dalších zdrojů.

Video schůzky jednoznačně zvyšují produktivitu práce - pokročilá řešení navíc poskytují cenné údaje o zvyklostech během meetingů, takže se můžeme těšit, že nám umělá inteligence s využitím těchto dat pomůže stanovit optimální délku jednání, ideální počet účastníků schůzky, nejvhodnější část dne k uspořádání zasedání s ohledem na jeho produktivitu, případně doporučí účastníky setkání vzhledem k jejich expertním znalostem nebo schopnosti řešit určité situace.

Využití videa v pracovní komunikaci s sebou nese řadu výhod - úsporu nákladů a času na cestování, možnost pružně řešit problémy bez ohledu na to, kde se členové týmu zrovna nacházejí, jednoduché sdílení dat a souborů.

Poslední průzkum společnosti Lifesize jednoznačně ukazuje, že video schůzky jsou i efektivnější než osobní setkání. Doba schůzek se tak totiž zkracuje až o dvě třetiny.

To je ve chvíli, kdy v nevýrobní sféře zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37% času, což je cca 9 hodin týdně, výrazná úspora.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne pátek 11. října 2019

Další články od AUDIOPRO s.r.o.