Procesní informační systémy pomáhají s řízením výrobního podniku

Dnešní IS nejsou bohužel obvykle procesně orientované - tedy procesní pohled a uspořádání informací není podstatou jejich architektury. Možnosti podpory reálných procesů jsou pak poměrně obtížné, neboť to mnohdy vyžaduje nákladné zákaznické úpravy, které si mohou dovolit obvykle jen velké firmy.

Ještě obtížnější situace nastává při potřebě pozdější změny ve struktuře reálného podnikového procesu. Cyklus těchto inovací je v dnešní době velice krátký - dodavatel musí být schopen rychle reagovat na všechny tržní změny. Pokud je však promítnutí změny do informačního systému otázkou několika měsíců a nezanedbatelné finanční investice, pak se uživatel vystavuje riziku zaostávání na trhu. Uvedené obtíže v aplikaci informační podpory a zejména obava z vysokých budoucích nákladů na změny konfigurace procesů mnohdy brzdí uživatele v komplexní informační podpoře svých aktivit.

Informační systémy s procesně orientovanou architekturou, jako je IS Bílý Motýl, přináší novou flexibilitu do možností uživatelů nejen nastavit, ale zejména měnit informační podporu svých obchodních, výrobních, logistických, manažerských a dalších procesů přesně podle svých potřeb. Procesní architektura informačního systému, ve které je pojítkem všech informací právě proces, přináší řadu dalších výhod.

Takový informační systém umožní uspořádat podporované operace do libovolné posloupnosti s řadou definic pro řízení průběhu procesu a pro řízení a usnadnění vstupu dat. Tento model procesu je následně určitou šablonou, kterou se řídí průběh všech jednotlivých procesů daného typu. Je samozřejmé, že tyto definice lze v čase měnit dle potřeb uživatele. Jednotlivé operace jsou z různých modulů IS, takže proces pohodlně integruje výrobu s prodejem, nákupem, logistikou, mzdami, ale i s účetnictvím a dalšími moduly.

Komplexní definice procesů mohou zahrnovat až stovky potenciálně realizovatelných operací. Šablonu procesu, ale zejména jednotlivé procesy, lze zobrazit v grafické podobě formou diagramu, ze kterého je na první pohled patrný stav jednotlivých operací. Z této vizualizace si lze aktivovat i odpovídající data a informace.

Stavy jednotlivých operací určují operativní průběh procesů - workflow. To je podpořeno možností odesílat zprávy kompetentním uživatelům, kteří mají ve speciálních položkách menu veškerou připravenou práci svými kolegy a mohou se ně automatizovaně navázat svým pracovním výkonem.

V rámci definice procesu, resp. jeho šablony, je možné definovat, jaké informace jsou potřebné pro realizaci určité operace a jakým způsobem se má usnadnit vstup dat. Možný je i zcela automatický záznam dat odvozením z již existujících informací nebo importem z technologického zařízení.

Usnadnění vstupu dat je důležité zejména v oblasti výroby, kde se obvykle pracuje s daty velkého rozsahu i strukturní složitosti. V rámci procesu se zde plně pracuje s daty různých oblastí, takže lze bezproblémově například naplánovat a řídit výrobní zakázku na základě obchodních informací včetně vazeb na zabezpečení výroby.

Procesně orientovaný informační systém také umožní údaje z procesního pohledu analyzovat, takže lze pohodlně vyhodnotit například ziskovost výrobních zakázek v závislosti na obchodníkovi, neboť všechny relevantní údaje drží proces pohromadě.

"Mnohaleté praktické zkušenosti z implementací informačního systému s procesně orientovanou architekturou potvrzují, že lze zvládnout při přijatelných nákladech zavedení a zejména integraci MES i do středního a malého podniku. A to i bez obav z vysokých budoucích nákladů na inovace svých procesů v závislosti na tržních změnách," říká Jaroslav Janda, ředitel společnosti BM Servis.

Příklad komplexního procesu

Nastavení komplexního procesu v IS Bílý Motýl integrací aktivit MES s ostatními aktivitami podniku, který se při určitém zjednodušení může skládat z těchto bloků a operací:

• marketingové aktivity směřující k získání poptávky - segmentace, různé způsoby oslovení, personalizované nabídky
• obchodní projednání poptávky interní a externí s cílem poskytnout kvalifikovanou nabídku
• dosažení dohody a uzavření smlouvy se zákazníkem
• plánování výroby - zejména termínů pro realizaci jednotlivých operací
• objednávky kooperací, interní objednávky přípravy nástrojů
• zabezpečení materiálů - rezervace materiálu ve skladu, nákupy s následnou rezervací
• realizace výroby s vazbou na technologické systémy a systémy automatické identifikace
• příjem výrobku do expedičních skladů, kontrola kvality
• odměňování pracovníků výroby v závislosti na odvedené práci
• zajištění dopravy, vlastní expedice s dodacími listy
• fakturace dodávky s případnou předchozí zálohou, sledování úhrady
• ekonomické vyhodnocení zakázky s formulací odměny obchodníka
• následný servis k dodaným produktům, řízení případných reklamací

Každý z výše uvedených bloků operací se skládá z celé řady dílčích kroků umožňujících plnou kontrolu průběhu procesu - tedy detailní řízení workflow. Proces integruje operace MES s prodejem, péčí o zákazníky, nákupem, se sklady, účetnictvím, expedicí atd. - to vše při trvalém zachování provázanosti všech informací.

Článek BM Servis s.r.o. ze dne úterý 17. března 2015

Další články od BM Servis s.r.o.