Roste zájem o digitalizaci firemního archivu a digitální podatelnu

Kanceláře bez potištěného nebo popsaného papíru zůstávají strategickou vizí vedení mnoha firem. Potvrzují to výsledky průzkumu společnosti Canon provedeného na reprezentativním vzorku českého byznysového světa, v němž bezpapírovost označilo za důležitou 64% firem, v roce 2019 to bylo 63%.

Průzkum probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v květnu a červnu 2021 mezi 102 českými firmami různých velikostí. Téměř třetina společností je již prakticky bezpapírová a polovina se snaží na papíře uchovávat jen minimum dokumentů. Již jen 16% řeší své firemní procesy papírovou cestou. Úplný konec papíru v kancelářích ale podle odborníků na obzoru zatím není.

Firmy si spíše osvojují nové možnosti, které jim mohou uvolnit ruce od opakujících se činností a dát větší prostor pro kreativitu a přidanou hodnotu.

"Nejde o svatou válku proti papíru. Z našich zkušeností v oblasti kancelářských zařízení a z rozhovorů s nákupními manažery vyplývá, že motivace firem jiná - neplýtvat energií lidí tam, kde je může při bezduchých úkonech zastoupit technika. Pravým cílem firem je tedy větší digitalizace a automatizace, ke které vede cesta například i skrze chytřejší tisk a skenování. A pravým vítězem jsou zaměstnanci, kterým odpadnou rutinní činnosti a hledání založených papírů. Většinu potřebných produktů a služeb už nabízíme pár let a teď pro ně jen takříkajíc dozrála poptávka. Doplňujeme ale portfolio našich služeb také o řešení, při jehož vývoji jsme se mohli opřít o zákaznickou zkušenost z posledního roku a půl. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější a efektivnější pomocníky pro jejich práci," říká Eva Kučmášová, ředitelka komunikace společnosti Canon ve střední Evropě.

Její slova potvrzují i další výsledky dotazování českých firem. Polovina se v průzkumu Canonu nechala slyšet, že se plánuje posunout dále v oblasti digitalizace pracovních procesů a wokflow.

Nejčastěji k tomu chtějí využívat právě chytřejší kancelářská multifunkční zařízení, zájem ale mají i o digitalizaci firemního archivu, automatické vytěžování faktur a vyplňování formulářů či digitální podatelnu pro přístup k dokumentům odkudkoliv. Elektronickou formu třídění došlé pošty zatím využívá jen necelých 8% dotázaných.

Uplynulé měsíce, v nichž mnohé firmy ze dne na den musely přejít na způsob práce na dálku, také změnily požadavky firem. Systémové řešení pro kancelář po pandemii by podle odborníků mělo stát na několika pilířích. A základem je právě odpovídající technické vybavení pro zaměstnance, které zaručí připravenost firmy na možné změny bez nutnosti dalších investic.

Nové technologie ale pomáhají ušetřit čas lidí v kanceláři při každodenním provozu. Posun v ovládání kancelářských multifunkcí netkví jen v mobilních aplikacích, trendem je také jednoduchost a intuitivnost při ovládání.

Díky senzoru např. moderní multifunkce dokáží identifikovat blížícího se zaměstnance a samy se zapnou do aktivního režimu, aby bylo možné začít pracovat hned a bez čekání. Stačí jen autorizace kartou u čtečky pro zajištění bezpečnosti a okamžitě se spustí zadaná tisková úloha.

A podobných praktických vylepšení, která lidem zpříjemní den v kanceláři, rychle přibývá.