Inteligentní digitální podatelna zvládá ukládání i analýzu firemních dokumentů

Projekt Kanceláře budoucnosti nabízí celou řadu důvodů pro vytvoření inteligentní digitální podatelny jako nového a silného srdce celé firmy. Platforma dokáže řídit více systémů - od skenerů, multifunkčních zařízení, e-mailů, obrázků, MS Office, až po elektronickou výměnu dat a XML.

Vše začalo s rozvojem technologií a snahou firem v téměř všech odvětvích o digitalizaci a zefektivnění svého fungování. Na počátku šlo hlavně o skenování došlých dokumentů, aby nebylo potřeba neustále hledat založené a ztracené dopisy, faktury a smlouvy.

Dnes už jsou ale firmy úplně jinde. Jejich výkonost přímo ovlivňuje to, jak jsou schopny řídit svou komunikaci napříč jednotlivými kanály - od telefonátů a rychlých zpráv, přes různé aplikace, elektronickou i běžnou poštu, až po nově vznikající komunikační kanály.

Změna se stává nutností

S postupující digitalizací se do hledáčku dostávají firemní data. Technologie typu cloud dnes firmám umožňují data nejen pohodlně ukládat, ale také spravovat a využívat pro neustálé vylepšování jejich podnikání. Společnosti mohou okamžitě vyhodnotit, kdo je jakým kanálem kontaktoval, a nalézt pro každého to nejvhodnější řešení.

Pádným argumentem hovořícím pro investici do digitální podatelny jsou možné ztráty plynoucí z nedostatečné ochrany dat, především firemních nebo osobních údajů. Kromě zneužití konkurencí můžou mít dříve drobné přešlapy za následek velké sankce, například při provinění proti evropským směrnicím, jako je GDPR.

Na změnu tlačí ale i nové způsoby práce, které přijímáme za své. Pryč už je doba, kdy všichni seděli v obleku ve své kanceláři u počítače, a s ní odchází i kultura šanonů a papírových dokumentů. Stále více lidí pracuje mimo kancelář a je tak mnohem těžší zastihnout adresáta běžné pošty u pracovního stolu, ať už je obsah psaní sebedůležitější.

Každá informace, která přijde poštou, musí být co nejrychleji k dispozici i v digitální formě, aby mohla být sdílena všemi možnými kanály.

Většina odvětví si zvyká na rychlost komunikačních nástrojů, jako je vedle e-mailu třeba Skype, Slack, IM nebo Google Teams, a s tím roste také tlak na podobně rychlé sdílení informací.

Technologie mění pravidla

S nárůstem požadavků na rychlost a kvalitu zpracování se mění i digitální podatelny. Díky technologickým novinkám se dnes dají bez nadsázky označit za inteligentní, protože zvládají různé úrovně zpracování, ukládání a analyzování dokumentů.

Pozitivní zkušenosti s digitální podatelnou má například mezinárodní finanční skupina Aegon, která díky ní našla lepší způsob komunikace se dvěma miliony klientů ve Velké Británii.

Ve spolupráci se společností Canon došlo k zavedení nových technologií pro zpracování pošty s cílem zefektivnit a automatizovat klíčové pracovní postupy a současně centralizovat zpracování pošty v novém externím zařízení.

Společnost tím zrychlila zpracování pošty o 50% a ušetřila 25% nákladů i díky omezení tisku a ukládání papírových dokumentů.