České kanceláře stále preferují papír a šanony před cloudem

Papírování českých firem v rámci výsledků průzkumu společnosti Canon podtrhuje fakt, že polovina oslovených automaticky tiskne veškeré dokumenty, faxy a elektronické faktury dříve, než jsou postoupeny k dalšímu zpracování. Zhruba každá druhá firma většinu důležitých věcí projednává v papírové podobě a stejně je i ukládá.

I přes přetrvávající důraz na papír nelze říci, že by české firmy digitalizaci svých dokumentů nepovažovaly za jedno z vůdčích témat. Důležitost toho, aby procesy probíhaly elektronicky, však podle dat z průzkumu významně roste s velikostí firmy.

U velkých podniků s ročním obratem přes 1,25 miliardy korun je tato důležitost na 72 %, naopak u malých firem s obratem do 3 milionů je bezpapírovost důležitá pouze z 53 %.

"Ve výsledcích našeho průzkumu se projevuje určitý konzervatismus českých kanceláří. Šanon je pro firmy stále více než cloud. Polovina respondentů si ale také stěžuje, že je v práci zavalena papírem a papírovými procesy. Tam, kde vlastní multifunkční kancelářská zařízení, téměř z poloviny přiznávají, že jej využívají spíše pro kopírování než skenování. Což je také výmluvné. Větší firmy si stále více uvědomují prostor pro navýšení efektivity svého provozu skrze posun do opravdu digitální kanceláře. Snižuje se tím nejen zatížení životního prostředí, ale také všech zaměstnanců, kteří dnes zbytečně ztrácejí čas a nervy při hledání založeného klíčového dokumentu. Tento trend podporuje také historicky nízká nezaměstnanost, která nutí firmy zvažovat, kde je možné lidskou sílu smysluplně nahradit," říká Eva Kučmášová, ředitelka korporátní a marketingové komunikace společnosti Canon.

Připravenost na práci z domova

V průzkumu společnosti Canon najdeme různé motivace firem pro větší digitalizaci každodenních firemních procesů. Čtyři pětiny oslovených uvádí jako důvod k přechodu na jedničky a nuly časovou efektivitu, zatímco 73% firem má na zřeteli především úsporu nákladů. Trojici nejzmiňovanějších důvodů uzavírá umožnění práce z domova.

Polovina oslovených českých firem ale uvádí, že již nyní má veškeré zázemí a vybavení pro plnohodnotnou práci mimo kancelář. Dalších 10% pak hodlá tyto nástroje zavést.

Home office je příkladem procesu, jehož vznik usnadnila právě digitalizace dokumentů. Stále ale existují brzdy, které firmám brání v dalšímu rozvoji soustavnější práce odkudkoliv. Příkladem jsou papírové smlouvy a objednávky, které chodí poštou do kanceláře.

Podle průzkumu služeb digitální podatelny, kterou firmám již několik let Canon nabízí, využívá zatím pouze třetina podniků. Zavést automatizovaný příjem, digitalizaci a distribuci pošty nyní plánuje další desetina firem.

Automatické zpracování faktur, kterých Canon Delivery Centre v Praze a Ostravě pro klienty z celého světa zdigitalizuje a vytěží přes deset milionů ročně, má dnes zavedena jen každá třetí firma a další čtvrtina oslovených chce výhody tohoto procesu začít využívat.

Kvalitnější a plnohodnotnější práci z domu nahrává i fakt, že v téměř každém druhém podniku už nyní probíhají firemní porady bez tištěných podkladů. Dalších 32% firem plánuje na bezpapírová interní jednání přejít v brzké budoucnosti.

Papír z českých kanceláří zatím nijak rychle nemizí, ale podobně jako ve zbytku západní Evropy sledujeme trendy, které společně ke stále větší digitalizaci firem v Česku vedou.

Výhody zkrátka již dnes výrazně převyšují náklady na zavádění nových technologií a procesů.