Jak se účinně bránit zneužití citlivých dat v éře digitalizace

Digitalizace kanceláří přináší kromě nesporných výhod i značná bezpečnostní rizika a s pokračujícím rozvojem IoT je každá firma méně odolná proti virtuálním rizikům. Digitální kontakt mezi dodavateli, partnery a zákazníky také přináší řadu nových kybernetických hrozeb.

Cílem zneužití citlivých dat se nejčastěji stávají důležité dokumenty obsahující nové produkty, obchodní smlouvy, fakturace či HR informace. Konkurence tak může získat dokonalý přehled o strategii podniku.

K většině úniků dochází v souvislosti s papírem, tedy tiskem a skenováním. Postihují celosvětově až 63% organizací. Firmy i instituce proto musejí věnovat velkou pozornost zabezpečení dokumentů a kancelářských zařízení.

A firmy si to samy dobře uvědomují a hojně navyšují investice do ochrany svých dat. Zatímco v roce 2004 měl globální trh s kybernetickou bezpečností hodnotu 3,5 miliardy dolarů, nyní se jeho hodnota odhaduje na více než 120 miliard dolarů.

Bezpečnost dokumentů a zařízení je klíčová

Výrobci kancelářské techniky se stále více zaměřují na dvě základní oblasti:

Bezpečnost kancelářských zařízení - cílem je zajistit, aby nepověřené osoby nemohly se zařízením manipulovat a proniknout tak k potenciálně citlivému obsahu.

Bezpečnost dokumentů - cílem je zajistit, aby se citlivé dokumenty dostaly pouze do rukou pověřených osob.

Například společnost Canon nabízí pro zabezpečení dokumentů softwarové řešení uniFLOW, které minimalizuje riziko úniku citlivých dat pomocí řady funkcí. Může být provozováno přímo na lokálním serveru nebo v cloudu, případně vhodným způsobem obě varianty kombinuje.

Kromě zajištění přístupu pouze oprávněným osobám nabízí také možnost bezpečného tisku a skenování, v neposlední řadě šifrování dat při přenosu informací sítěmi.

V nejsilnější variantě software dokáže poskytnout přehled o obsahu všech dokumentů, které projdou zařízením - tedy možnost prohledat i provedené kopie nebo odeslané faxy a v textu zachytit klíčová slova, která si klient dopředu vytipuje a nastaví.

Na zařízení samotném je také k dispozici celá řada bezpečnostních nástrojů. Jedná se o osobní autentifikaci, šifrování dat, která se ukládají na HDD, i kódování tiskových úloh při přenosu mezi pracovní stanicí, serverem a tiskárnou.

Disk lze certifikovaně přemazávat, zálohovat a v případě opravy i fyzicky dočasně vyjmout a pak ho zase vrátit zpět. Multifunkční zařízení rovněž umožňují zablokovat přístup ke službě Uložit na USB, omezit nebo zcela odstranit funkce Odeslat sobě či znemožnit uložení do osobní složky.

Tiskárny řady Canon imageRUNNER ADVANCE nabízejí možnost šifrování interního HDD, umějí také šifrovaně tisknout. Zabezpečené skenování zajišťuje funkce SEND, která dokument odeslaný do e-mailu opatří heslem, takže bude chráněný proti tisku.

Nejnovější III. edice imageRUNNER ADVANCE umožňuje mimo jiné ověřování systému při spouštění s názvem Secure Boot. Tato funkce brání hackerům obejít ochranné mechanismy multifunkčních zařízení, které často ukrývají cenné firemní informace.

Uživatelé díky ní mohou bezpečně spouštět programy založené na důvěryhodných certifikátech.

Budoucnost bezpečnosti kancelářských zařízení

Odborníci se shodují, že ochrana dat bude nejen stále důležitější, ale i složitější. S tím, jak do firemního prostředí rychle proniká internet věcí, se síťové prostředí stává lehce napadnutelné. Multifunkční zařízení proto budou muset být už od výrobce přednastavena do režimu, který sníží riziko zneužití na minimum.

Už dnes mají stroje vlastní certifikáty a je možné je spravovat centrálně, aby se komunikace s jinými subjekty nedala zneužít. Canon své platformy neustále rozšiřuje i zpřísňuje tak, aby majitel mohl povolit uživateli jen ty funkce, které opravdu potřebuje, a vše ostatní bylo chráněno či vypnuto.

Všechna současná zařízení navíc již pracují s interními firewally, takže si sama dokáží řídit, s čím budou komunikovat a s čím ne.