Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i náklady

Řešení ORION Invoice Flow dokáže automaticky zpracovat 99% přijatých faktur. Maloobchodní řetězec parfumerií Douglas má nyní s jeho využitím vyřešen celý proces příjmu a zpracování faktur, jejich archivaci a import dat do ekonomického informačního systému.

Podnětem pro zavedení automatizace přijatých faktur v řetězci parfumerií Douglas byla interní analýza, ze které vzešel proces zpracování přijatých dokladů jako jeden z nejpracnějších. Nasazení nového systému ušetřilo 80% práce s příjmem dokladů automatickým zpracováním z e-mailové schránky, extrahováním údajů z faktur a automatizovaným načtením 99% přijatých faktur přímo do účetního systému.

"Technologická služba ORION Invoice Flow je výjimečná tím, že automatizuje zpracování faktur v různých formátech bez nároků na obsluhu. Služba sjednocuje všechny potřebné nástroje, aby uživatelé mohli plně využívat přínosy digitalizace účetnictví vždy v souladu s legislativou a bez ohledu na formáty dokladů," říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Hlavní výhody řešení ORION Invoice Flow:

zkušenosti s napojením na více než 150 informačních systémů
další možné služby konsolidačního centra ORION
jedno řešení pro celý proces příjmu faktur
bez upgradů, bez licencí, formou služby
99% přijatých dokladů elektronicky
zjednodušení interní komunikace
uživatelská přívětivost

"Sami jsme měli dříve dobrou zkušenost s využitím ORION EDI na elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaných datech u vydaných faktur. Hlavní motiv pro výběr ORION Invoice Flow bylo, že spolehlivě pokrývá celý proces zpracování přijatých faktur. Zpočátku panovaly obavy, jak změnu zvládneme, ale po prvních 14 dnech byli klíčoví uživatelé z úspory práce nadšení," říká Milan Švihla, IT manažer ve společnosti Parfumerie Douglas.

Dalším přínosem je zrychlení schvalovacího procesu v řádu několika dnů. Spolehlivě totiž umožňuje adresné schvalování a rychlejší a přesnější tok dokladů podle rolí schvalovatelů. Dříve předávání faktur a návazných dokladů vázlo, neboť podobný nástroj firmě chyběl.

Centrálně používá Parfumerie Douglas podnikový systém SAP z německého ústředí, zatímco pro české a slovenské prostředí využívá externí účetní firmy s jejich ekonomickými systémy. Automaticky extrahované údaje řešením ORION Invoice Flow se přenáší po schválení přímo do účetního programu.

Integrace také zajišťuje předání interního čísla, likvidačního čísla faktury, které má doklad v účetním systému. Uživatelé mohou využít proklik z účetního systému na zobrazení dokladu či využít jeho dohledávání podle interního čísla a různých parametrů.

Desetinásobné snížení počtu dotazů k dokladům

Finanční oddělení dříve postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesu. Schvalovací proces dokladů v papírové podobě přitom prakticky neumožnil udržet přehled, kde se faktura nachází, což generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům.

V minulosti to znamenalo častou dodatečnou komunikaci s dodavateli nebo uvnitř firmy, ale s využitím ORION Invoice Flow klesly počty dotazů k dokladům na desetinu a došlo k přibližně 75% zrychlení úhrad přijatých faktur.

"Do procesu zpracování faktur je v tuzemské pobočce zainteresováno na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky. Specifikem jsou navíc mezinárodní faktury. Pokud dříve papírové doklady někomu ležely na stole, bylo obtížné zachovat pořádek a včasnost splatnosti. Po nasazení ORION Invoice Flow se komunikace s dodavateli a uvnitř firmy nad fakturami mnohonásobně snížila a ušetříme velké množství dříve vynakládané energie. Nyní také rozjíždíme elektronické objednávky s cílem umožnit plně automatické párování dokladů pro jejich strojovou likvidaci," dodává Milan Švihla.

Vedlejším přínosem zavedení ORION Invoice Flow je také jednoduchá dohledatelnost faktur a posilování auditní stopy daňových dokladů propojením s jejich přílohami. Uživatelé k fakturám ukládají nejčastěji dodací listy nebo rozpisy služeb.