Dynamics 365 jako nástroj evidence osobních dat v souladu s GDPR

Směrnice GDPR posouvá ochranu osobních údajů na vyšší úroveň a přísněji stanovuje pravidla pro zacházení s nimi. Mezi osobní údaje už nepatří jen jméno, pohlaví, rodinný stav či rodné číslo. Nově přibývá např. IP adresa, e-mail, fotografie, videa nebo tzv. cookies.

Platnost a dodržování pravidel plynoucích z GDPR bude muset každý správce a zpracovatel osobních údajů kdykoliv prokazatelně doložit a prokázat, že využívá pouze ta data, která jsou ke konkrétnímu účelu nezbytná. Pro tento účel se nabízí využít Microsoft Dynamics 365, který je ideálním nástrojem pro správu osobních dat.

Dynamics 365 je cloudová služba a zajišťuje nadstandardně vysokou bezpečnost dat. Jedná se o multifaktorovou autentizaci, ochranu před kybernetickými útoky, customer lockbox, šifrování dat nebo smluvní podmínky.

Dynamics 365 umožňuje mít všechna data na jednom místě, o každém kontaktu jsou zde vedeny informace, co se s ním dělo, jakým způsobem se s ním zacházelo. Nad každým údajem i krokem je v Dynamics 365 veden audit a je možné se kdykoliv podívat do historie. Výkon práv jednotlivých subjektů je zde mnohem jednodušší a přehlednější než v externích dokumentech nebo excelech.

U každého kontaktu je možné přehledně vést informace, které souvisí s ochranou osobních údajů. Na obecných základech a principech ochrany osobních údajů nařízení nic nemění, primárním důvodem by měl být informovaný a svobodný souhlas uživatele.

V současnosti se objevují nedostatečně komunikované podmínky, za kterých jedinec souhlas uděluje, chybí např. často určení doby nebo účel použití. Všechny tyto informace je možné vést přehledně u kontaktu přímo v CRM systému.

Bude trvat do května 2018, než vejde GDPR v účinnost, avšak už teď je nutné podnikat na straně správců a zpracovatelů osobních údajů kroky k tomu, aby byli na účinnost nařízení připraveni.

Jsou stanoveny vysoké sankce za nedodržení tohoto nařízení, nelze brát tuto směrnici na lehkou váhu.

Článek CCV, s.r.o. ze dne čtvrtek 29. června 2017

Další články od CCV, s.r.o.