Služba PDF2EDI řeší konverzi PDF objednávek Nestlé do strukturovaných dat

PDF2EDI řešení přináší možnost přímého načtení dokladů do podnikového systému bez manuálního přepisování dat a s tím spojených chyb. Jednoduše a bez dalších vícenákladů lze využit již stávající datové EDI rozhraní.

Společnost Nestlé využívá se svými zákazníky elektronickou výměnu dokladů EDI ve strukturovaných datech pro jejich bezpapírové a automatizované zpracování. EDI komunikaci však dosud nevyužívají všichni zákazníci.

S pomocí řešení ORION EDI od CCV Informační systémy (rozšířené o službu PDF2EDI) začalo Nestlé jako první na českém trhu automaticky zpracovávat PDF objednávky od společnosti Kaufland, a to bez potřeby ručního přepisování do systému. Došlo tak k podstatnému zjednodušení a zpřesnění výměny dat s jedním z nejvýznamnějších zákazníků, řetězcem Kaufland.

Nestlé prostřednictvím EDI komunikace (Electronic Data Interchange) denně přijímá a odesílá stovky dokladů, které je třeba rychle a bezchybně zpracovat pro zajištění obchodních a logistických procesů s odběrateli. EDI komunikace tvoří položkově přes polovinu všech objednávek a zůstává pro Nestlé preferovanou volbou u většiny odběratelů - od retailových partnerů až po farmaceutické velkoobchody.

"Řešení ORION EDI od CCV Informační systémy ale Nestlé Česko nevyužívá jenom na výměnu strukturovaných dat z objednávek, faktur a dalších dokladů. V roce 2015 se společnost zaměřila na vydané faktury a díky projektu elektronické fakturace archivuje nyní 100% těchto daňových dokladů elektronicky pomocí konsolidačního centra ORION. Všechny podoby vydaných daňových dokladů - faktura, dobropis, vrubopis, aj. jsou zároveň zpracovány dle platné legislativy," říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Konverze z PDF do EDI přináší úspory

Další fáze elektronizace se zaměřila právě na objednávky významných zákazníků. Mimo formát EDI získává Nestlé objednávky ve strukturované podobě také z vlastního nákupního portálu nebo z mobilní aplikace. Celkově tak již nyní zpracovává elektronicky 78% objednávek. Zbývající pětina však stále nabízí významný prostor ke zlepšení.

"Cílem projektu byla automatizace zpracování objednávek od zákazníka Kaufland s vysokou spolehlivostí. Tohoto cíle bylo jednoznačně dosaženo. Po implementaci služby PDF2EDI se vytížení obsluhy snížilo o dvě třetiny a vidíme v ní potenciál i pro zapojení dalších zákazníků. Stejně jako u ostatních projektů realizovaných společně s CCV je vysoce hodnocena spolehlivost, flexibilita, náhled na požadované řešení a konstruktivní připomínky v průběhu projektu. Důležitým faktorem byly samozřejmě i přijatelné náklady a včasnost dodání řešení," říká Pavel Golasík, EDI and Customer Service Support ve společnosti Nestlé Česko.

Pro danou potřebu EDI poskytovatel navrhl funkční řešení PDF2EDI pro konverzi dat z PDF objednávky do EDI zprávy ORDERS. Tu je informační systém SAP schopný načíst s minimálními nutnými úpravami, což byla také jedna z podmínek projektu.

CCV Informační systémy je na tuzemském trhu jediným EDI poskytovatelem, který dodává konverzi (vytěžování) informací z e-mailových PDF objednávek do strukturovaných dat (EDI zpráv ORDERS). Využití služby PDF2EDI je nezávislé na odběrateli nebo na používaném podnikovém systému.

Jak konverze PDF objednávek funguje

Princip je jednoduchý - v e-mailové schránce, kam zákazník dodavateli své PDF objednávky posílá, je nastaveno pravidlo, které tyto zprávy automaticky přepošle do systému ORION. Ten dokument zpracuje a na základě získaných dat vytvoří EDI zprávu ORDERS, kterou odešle do informačního systému dodavatele jako jakoukoli jinou EDI objednávku.

Služba ORION dokonce rozpozná, zda jde o standardní objednávku nebo o tzv. změnovou objednávku, kterou procesně zpracuje jinak.

Celý systém má pojistku. Pokud by se data z PDF souboru nepodařilo převést, je upozorněna obsluha, která má možnost objednávku v aplikaci ORION ručně upravit. Od začátku spuštění projektu - leden 2017, však v Nestlé k takové situaci nedošlo, spolehlivost služby je tedy 100%.

Úspěšný projekt aktuálně spouští také Nestlé Slovensko a zároveň probíhá analýza návratnosti, která bude podkladem pro rozšíření služby na další zákazníky.