Evidence dokumentů DMS je součástí ERP Money S5

Modul DMS (Document management systém) je nástroj určený pro evidenci dokumentů přímo v ERP Money S5 a umožňuje připojení dokumentu k libovolnému záznamu včetně automatického zařazení dokumentu do složky, přiřazení kontrolingových proměnných a adresy.

Moderní ERP systém by měl pomáhat s evidencí dokumentů. I v menších firmách dnes množství papírových a elektronických dokumentů často přesahuje únosnou mez. Smlouvy, faktury, objednávky i prosté dopisy se hromadí a dohledání konkrétního papíru či PDF souboru bývá obtížné, po personálních změnách často dokonce nemožné.

Nový modul ERP systému Money S5 s názvem Document Management System umožňuje třídění dokumentů do složek, k nimž mají jednotliví uživatelé nastavená různá přístupová práva. Dokumenty lze doplnit o kontrolingové proměnné nebo o metadata, která zjednodušují vyhledávání pomocí full-textu a pokročilých filtrů.

Velkou výhodou pro uživatele je provázání s jinými záznamy - například pracovní smlouva je přiřazena přímo ke kartě zaměstnance, obchodní korespondence zase k položce v Adresáři, poštou přijatá faktura k dokladu zadanému do Money S5. Modul tímto způsobem umožňuje nahlížet i do těch papírových dokumentů, které jsou fyzicky nedostupné třeba v trezoru či ve vzdálené pobočce.

Modul dále podporuje hromadné zpracování v dokumentovém serveru. Jednotlivé papíry jsou během něj označené čárovým kódem, po jehož sejmutí čtečkou se přímo v Money S5 otevře PDF záznam dokumentu a připojí se např. k dokladu. Vhodně zvolený skener umí oskenovaný obrázek převést do textu (OCR), na který se dá uplatnit fulltextové vyhledávání a řada údajů se tak do Money S5 vůbec nemusí přepisovat. Tímto způsobem lze velmi rychle zastat velké množství jinak zdlouhavé a mechanické práce.

I přes řadu dalších funkcí, jako je třeba evidence různých časově odlišených verzí dokumentů, nemusí jít o složité řešení na míru: obdobný modul totiž obsahuje i informační systém Money S4, který je na rozdíl od implementačního řešení Money S5 distribuován v předem připravených balíčcích.

"Každý dnes očekává, že informační systém bude řešit návaznosti dokladů, zjednodušení podnikových procesů nebo vyhodnocení obchodního modelu. Během cesty za maximální automatizací se ale zapomíná na rozšiřující funkce, které sice s ekonomickými, obchodními či manažerskými agendami nesouvisejí přímo, ale jsou pro jejich efektivní fungování nezbytné. My se snažíme našim uživatelům pomáhat se všemi firemními procesy, tedy i se správou firemních dokumentů", vysvětluje Martin Cígler, ředitel českého výrobce ekonomických a informačních systémů Cígler Software.

Další články k tématům - DMS - ERP - fakturace - OCR - PDF - server - vyhledávání - Martin Cígler

Článek CÍGLER SOFTWARE a.s. ze dne pátek 22. března 2013