Automatizace řízení životního cyklu smluv

Smlouvy jsou často archivovány duplicitně v elektronické i papírové verzi. Navíc smluvní strany se často váží k několika oddělením najednou, jako je právní, obchodní či účetní oddělení, která následně ukládají a uchovávají své vlastní kopie smlouvy, což může také vést k duplicitám a problémům s verzemi.

Firmy se také často potýkají s nedostatečným sledováním termínů, milníků a podmínek ve smlouvách, což často ústí v promeškání výpovědních lhůt, zbytečné ztráty z nedodržených podmínek a další nepříjemnosti.

Právě tyto komplikace vedou mnohé firmy k zamyšlení nad softwarovým řešení (CLM, Contract Lifecycle Management), které by plně automatizovalo a zjednodušilo řízení celého životního cyklu smluv a veškerých procesů okolo něj.

Proces kontroly a schvalování smluv

Pokud v procesech kontroly a schvalování smluv používáte e-maily nebo papírové dokumenty, měli byste uvažovat o implementaci řešení pro automatizaci správy smluv. Papír se ztratí nebo je chybně uložen, e-maily bývají často ignorovány.

S řešením, které automatizuje procesy kontroly a schvalování smluv, organizace zaznamenají větší přesnost a efektivitu správy smluv. Získají jistotu, že všechny příslušné osoby včas přezkoumají a schválí dokumenty, a že budou splněny veškeré smluvní podmínky a termíny.

Pokud nasadíte systém automatizace správy smluv, jako je M-Files, dojde ke zrychlení přípravy a schvalování smluv, obchodního cyklu a snížení transakčních nákladů.

Přístupnost informací o smlouvách

M-Files řešení, které lze bez problémů integrovat s jinými hlavními podnikovými systémy, současně slouží jako centrálním úložištěm, ze kterého lze přistupovat k jakýmkoliv informacím z různých systémů, a to bez obav z duplicit či komplikací s více verzemi jednoho souboru.

Správný automatizovaný systém správy smluv poskytuje klíčová data z různých systémů a úložišť ve snadno srozumitelném a reportovatelném formátu.

Potíže s hledáním smluv

V minulosti byly smlouvy často uchovávány v papírové podobě a tabulky byly používány jako hlavní prostředek pro jejich správu a sledování klíčových termínů. Aktuálně většina organizací ke správě svých smluv využívá kombinaci tištěných verzí a síťových složek. Více úložišť však může způsobit řadu problémů pro osoby odpovědné za správu smluv.

Jak nalézt všechny smlouvy, které vyprší v březnu? Nebo všechny smlouvy uzavřené během posledních deseti letech s určitou firmou?

V moderním světě zaměřeném na data je výhodné mít systémy se schopností připojit k dokumentu související metadata (vlastnosti). Jedině tak mohou být informace rychle a snadno nalezeny. Jednoduše řečeno, smlouvy jsou spravovány na základě toho, čím jsou (identifikační kritéria), na rozdíl od toho, kde leží, na jakém místě jsou uchovány.

Článek Digital Resources a.s. ze dne pondělí 14. května 2018

Další články od Digital Resources a.s.