Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací

S jakými výzvami v oblasti správy dokumentů a informací se musí firmy aktuálně potýkat? Co trápí zaměstnance během jejich každodenní práce a co by si manažeři přáli vylepšit? Nově zpracovaná infografika Digital Resources vám poradí, jak tuto problematiku efektivně a rychle vyřešit!

Také se ztrácíte v záplavě dokumentů a informací a nevíte, kde najít potřebný soubor? Jaká verze je ta správná? Nemáte informace při ruce, když je potřebujete?

Stáhněte si naši nově zpracovanou infografiku, která detailně specifikuje aktuální výzvy, se kterými se firmy v oblasti správy dokumentů nejčastěji potýkají - od chaosu v ukládání dokumentů až po správu e-mailové korespondence či řešení firemní IT infrastruktury.

Dokument současně obsahuje i návod, jak danou problematiku rychle a efektivně řešit pomocí moderního DMS (Document Management Systém) systému M-Files, který s podporou umělé inteligence propojuje všechny dokumenty a informace na libovolných platformách a úložištích.

M-Files je špičkovým nástrojem pro automatizaci procesů (workflow - schvalování) a verzování dokumentů, správu, sdílení a třídění dokumentů. Správa firemního obsahu s M-files je velmi rychlá a efektivní.

DMS systém M-files je možné propojit s Informačním systémem datových schránek i se stávajícím firemním CRM (Customer Relationship Management).

M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

M-Files také významně podporuje týmovou spolupráci ve firmě.

Některé z M-Files vychytávek:

• Pro účely týmové spolupráce má M-Files funkci Rezervovat a Uvolnit dokument (check-in a checkout), která uživatelům umožňuje upozornit ostatní v případě, že aktivně upravují zvolený dokument - to zabraňuje uživatelům současně pracovat na stejném dokumentu a přepisování práce druhého, což by mohlo vést k tzv. neplánované verzi, nebo ke ztrátě informací v důsledku informačního chaosu

• M-Files lze integrovat s místními úložišti a systémy, jako jsou síťové složky a SharePoint Server - tato funkcionalita umožňuje propojit dokumenty uložené ve službě SharePoint a ve spojení se společností Salesforce zlepšují správu vztahů se zákazníky a další centralizaci procesů správy dokumentů

• M-Files poskytují jeden zdroj informací napříč existujícími systémy a úložišti obsahu, využívají výkonná metadata, která pomáhají podnikům rychle a efektivně třídit, organizovat a zpracovávat informace

• M-Files disponuje klíčovými funkcionalitami - především řízení verzí, které je kritické pro zabezpečení a sledování upravitelných dokumentů v systému správy dokumentů

• M-Files obsahuje užitečné nástroje pro spolupráci a automatizaci pracovního postupu, které jsou navíc uživatelsky přívětivé a efektivní

Článek Digital Resources a.s. ze dne středa 13. července 2022

Další články od Digital Resources a.s.