Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů

Důvěryhodný elektronický archiv zajišťuje důvěryhodnost vašich dokumentů v dlouhodobém horizontu a zvyšuje právní jistotu ve všech firemních procesech.

Digitální kontinuita

Poskytujeme komplexní řešení archivace elektronických dokumentů se zajištěním právní relevance všech archivovaných dokumentů na neomezeně dlouhou dobu. Stavíme na důsledném dodržování evropských norem, které Česká republika i ostatní státy EU postupně adaptují do svého právního systému.

Digitální kontinuita znamená jistotu, že vše probíhá v plném souladu s legislativou a že bude zajištěna právní účinnost dokumentů tak dlouho, jak to vyžaduje zákon.

Hlavní body problematiky dlouhodobé archivace elektronických dokumentů:

• využití elektronického podpisu a časového razítka pro zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti elektronických dokumentů v souladu s ETSI standardy rozšířeného elektronického podpisu (CAdES, PAdES, XAdES)
• zásady a možnosti skutečně dlouhodobé archivace elektronických dokumentů s právním účinkem
• integrace řešení dlouhodobé archivace z pohledu integrátorů a dodavatelů IS
• možnosti využití mobilních zařízení a cloud computing
• realizace digitální koninuity

Ti, kdo pracují s elektronickými dokumenty, již většinou vědí, že podle platné legislativy je dokument pokládán za pravý, pokud je k němu připojen platný zaručený elektronický podpis nebo pokud časové razítko dokládá, že dokument s elektronickým podpisem existoval v době, kdy byl certifikát ještě platný. Vědí také, že kvalifikované časové razítko zajistí platnost dokumentu zpravidla na tři roky (v závislosti na délce platnosti razítka).

Je ale mnoho situací, kdy je zapotřebí udržet platnost dokumentu po řádově delší dobu. Během příštích desetiletí se může stát v zásadě cokoliv - mohou se radikálně změnit technologie používané ke čtení dokumentů, mohou být prolomeny bezpečnostní kódy a je dokonce možné, že ani certifikační autorita, na kterou se elektronický podpis odvolává, už nebude existovat.

Je tedy zapotřebí věnovat dokumentům takovou péči, která jim zajistí dlouhodobou čitelnost a důvěryhodnost.

Důležité předpisy:

• Nařízení EK o minimálních požadavcích na zpracování dokumentů (2011/130/EU)
• Zákon č. 300/2008 Sb. o el. úkonech a autorizované konverzi dokumentů
• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Direktiva EK o elektronickém podpisu (1999/93/EC)
• Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu