DMS / ECM elektronická správa dokumentů

Zavedení DMS systému pro elektronickou/digitální správu dokumentů přináší řadu výhod, jako je zabezpečení dokumentů a informací pomocí uživatelských oprávnění, zrychlení procesů (tvorba/schvalování dokumentů), eliminace duplicit, redukce lidských chyb a opomenutí a vyšší produktivita. Je to užitečný nástroj pro každou organizaci, která pracuje s dokumenty a daty.

Elektronickou správu dokumentů zajišťují tzv. DMS systémy (Document Management System) - jsou to softwarové nástroje, které slouží nejen k organizaci a ukládání všech firemních dokumentů, ale také k jejich schvalování a zabezpečenému uložení.

DMS se zaměřuje na efektivní správu a sdílení jakýchkoliv dokumentů. Data jsou uložena v centrálním úložišti a vlastní aplikace pak poskytuje uživatelům bohatou funkcionalitu pro jejich zpracování, přístup a bezpečné sdílení.

Možnosti implementace DMS systému

Při výběru vhodného DMS systému je potřeba zvážit, zda preferujete on-premise instalaci, cloudové řešení nebo hybridní přístup, který kombinuje oba typy.

Každá z variant má své výhody a omezení, a je důležité vybrat řešení, které s ohledem na oblast podnikání nebo působnost instituce nejlépe vyhovuje vašim potřebám a požadavkům.

Základní varianty nasazení DMS systému:

• On-premise DMS - ukládaná data jsou umístěna na vlastním serveru v interní IT infrastruktuře organizace - umožňuje větší kontrolu nad daty, je ale nákladnější a méně flexibilní

• Cloudové DMS - ukládaná data jsou umístěna v datovém centru poskytovatele služby, který garantuje jejich bezpečnost a dostupnost - velkou výhodou je flexibilita, možnost škálování a rychlé zprovoznění bez nutnosti investic do vlastní IT infrastruktury

• Hybridní DMS - je kombinací varianty v cloudu a on-premise - umožňuje organizacím vybrat si to nejlepší řešení pro své potřeby

Klíčové vlastnosti DMS systému

Kvalitní DMS systém musí v dnešní době poskytovat správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují a při zachování úplné kontroly a jistoty dodržování předpisů automatizovat podnikové procesy.

Důležitá je podpora práce s různými formáty souborů - např. pro MS Office, PDF, CAD apod. spolu s možností integrace s dalšími podnikovými systémy, jako jsou CRM nebo ERP.

Automatizace firemních procesů

Automatická workflow v systému usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi předpisy a požadavky (compliance). DMS digitalizuje a zjednodušuje revizní a schvalovací procesy, odstraňuje chaos v informacích a zkracuje délku schvalovacích cyklů.

Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek.

Rychlé vyhledávání

Rychlé vyhledávání umožňuje okamžité nalezení té správné verze libovolného dokumentu jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích (metadatech) a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu.

Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější.

Řízení změn

Řízení změn představuje automatické uchovávání a sledování všech předchozích verzí a historie dokumentů. Navíc poskytuje jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu - vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Eliminuje také riziko duplicit.

Historie veškerých změn a kompletní záznamy představují skvělé podklady pro případný audit a řízení kvality (QMS = Quality Management System) obecně.

DMS systém M-Files

Document Management systém M-Files představuje moderní platformu pro inteligentní správu informací a dokumentů ve firmě. Řešení je založeno na bázi metadat, tudíž není třeba obsah hledat dle jeho fyzického umístění. Naopak uživatelé mohou vyhledávat dle svého individuálního přístupu na základě jakékoliv informace, ať už je to název, část textu, typ dokumentu, přidružená organizace apod.

M-Files pomáhají digitalizovat a automatizovat klíčové firemní procesy. Nabízí příjemné uživatelské prostředí, které lze jednoduše integrovat do firemní infrastruktury a propojit s celou řadou dalších systémů.

Přístup k obsahu je založen na propracovaném systému řízení uživatelských práv, a to prakticky z jakéhokoliv (i mobilního) zařízení.

M-Files aktuálně používají statisíce uživatelů ve více než 100 zemích světa.