SAM Assessment pro AAA Auto

Společnost DNS implementovala a optimalizovala pro AAA Auto klíčové procesy týkající se nakládání se software a prošla druhým stupněm analýzy - SAM Assessment. AAA Auto tak má dokonalý přehled o veškerém software napříč všemi 32 pobočkami spolu s výraznými finančními i časovými úsporami.

Skupina AAA Auto provozuje 32 poboček ve třech zemích a zaměstnává přes 1800 lidí. V roce 2012 prošla analýzou SAM Baseline dle ISO 19770. Jejím výsledkem byla sada doporučení pro zlepšení i základní směrnice v oblasti nakládání se software. V roce 2013 firma navržené změny za podpory společnosti DNS naimplementovala, optimalizovala klíčové procesy týkající se nakládání se software a prošla druhým stupněm analýzy - SAM Assessment.

Všechny licence na software centrálně pod kontrolou

Jednou z klíčových změn plynoucích z provedeného Software Asset Managementu byla centralizace nákupu a také správy licencí na software. Firma na základě doporučení společnosti DNS vytvořila s využitím auditního a evidenčního nástroje centrální evidenci všech licencí. V ní lze nalézt informace o tom, na kterých konkrétních počítačích se dané licence nacházejí, kteří konkrétní zaměstnanci je využívají, jednotlivá licenční čísla a samozřejmě i všechny předepsané pořizovací doklady dle ISO 19770. Ty jsou zde k dispozici v elektronické podobě.

V centrální evidenci licencí je také uveden údaj o pořizovací ceně licence i o konci podpory daného software od výrobce, což je klíčové zejména pro operační systémy Microsoft Windows a kancelářské balíky Microsoft Office. Firma tedy přesně ví, kdy a na kterých konkrétních počítačích jí skončí podpora nainstalovaného software. Zároveň je například v případě krádeže notebooku schopna přesně doložit cenu ukradených OEM licencí na software.

Totéž se týká i případné kontroly legálnosti software na libovolné pobočce. Získání všech požadovaných dokladů k software na počítačích v dané pobočce v elektronické formě je otázkou desítek sekund. Centrální evidence software je také provázána s HR systémem, čímž je efektivně pokryta agenda navrácení volných licencí po odchodu pracovníka z firmy a přidělení licencí novému zaměstnanci.

Dedikovaný IT Asset Administrator pro nakládání s veškerým software a instalace na koncové stanice

Na základě doporučení společnosti DNS byla také vytvořena pozice IT Asset Administrator. Ten ve firmě mimo jiné zodpovídá za nakládání se software a má na starosti novou centralizovanou evidenci. IT Asset Administrator zároveň převzal veškerou administraci týkající se instalací software na koncové stanice. Ty nově probíhají jen ve dvou okamžicích - pokud je pořízen do firmy nový počítač anebo pokud je schválena žádost uživatele o instalaci nového software. Dříve tyto požadavky na instalace software řešili všichni pracovníci IT v rámci svých časových možností. Tím, že tyto úkony prováděli nekoordinovaně, trvala jim vzdálená instalace software zbytečně dlouho.

Vytvořením postu IT Asset Administratora se proces implementace nových aplikací a SW od schválení požadavku příslušným oddělením, kde zaměstnanec pracuje, zkrátil na desetinu.

Přesný přehled o licencích přinesl volbu optimálního licenčního programu i dočasné instalace specializovaných programů

Po centralizaci všech dokladů a informací o využívaných licencích na software firma vytvořila standardní sadu SW, kterou musí mít každý uživatel na svém počítači nainstalovánu. Na jejím základě byl také upraven a rozšířen jednotný image umožňující rychlejší instalaci nových počítačů. Byl také nastaven centralizovaný proces, na základě kterého si mohou uživatelé požádat u IT Asset Administratora o instalaci dalšího software, který pro svoji práci potřebují. Ten se primárně přiřazuje z volných licencí či z freeware aplikací.

Pokud není volná licence a software je zároveň v seznamu povolených otestovaných programů kompatibilních s firemní infrastrukturou, dojde k jeho nákupu. Díky přesné evidenci všech licencí mohla firma zvolit optimální licenční programy i typy licencí. Navíc u specifických produktů, které zaměstnanci potřebují obvykle jen dočasně jako např. Microsoft Visio nově dochází také k dočasným instalacím a následným odinstalacím aplikací pro dané zaměstnance.

Jednu licenci na software tak v průběhu roku může firma využít postupně u více zaměstnanců a tím znatelně ušetřit. Díky plánované certifikaci dle ISO 19770, následně přijatým opatřením, centralizaci nákupu a volbě optimálních licenčních programů dosáhnou ve skupině AAA Auto během tří let celkové úspory za licence na software ve výši 30 % nákladů.

SAM přinesl jasné vymezení odpovědnosti za software

V souvislosti se SAM Assessmentem došlo také k vytvoření opatření vymezujících odpovědnost za software nainstalovaný na počítačích. To se týká zejména uživatelů, kteří musejí mít k dispozici administrátorská práva a zaměstnanců z oddělení vývoje software, kteří mají přístup k předplatnému MSDN. Ti nyní nesou právní odpovědnost za to, jaký software na počítače sami instalují, včetně toho, že mají povinnost nastudovat si i jednotlivá licenční ujednání.

Audity software probíhají jednou měsíčně

Již v první fázi, kdy probíhala certifikace dle SAM Baseline, si firma pořídila nástroje pro evidenci používaného software na jednotlivých počítačích. Ty nyní pravidelně využívá. IT Asset Administrator provádí v průměru jednou měsíčně kompletní audit používaného software. Tak kontroluje, zda všechen nainstalovaný software, i u uživatelů s administrátorskými právy, byl řádně nahlášen, zaevidován a archivován v centrálním systému.

V rámci pravidelných auditů dochází také ke kontrole, zda příslušní uživatelé zastávají nahlášené pracovní pozice a mají tedy k dispozici jen ty aplikace, které potřebují ke své práci. Tím je zajištěno efektivní nakládání s pořízeními licencemi na software.

Díky SAM je možné nákupy software plánovat dlouho dopředu

Certifikace SAM Assessment přinesla skupině AAA Auto také možnost efektivně plánovat nákupy software do nových poboček a dlouhodobě plánovat obnovu software, kterému končí podpora od výrobce. IT oddělení je tak schopno obratem předložit přesnou kalkulaci nákladů na software při otevření pobočky s požadovaným počtem zaměstnanců na jednotlivých pozicích a má i přehled o tom, kolik bude nutné v budoucích letech investovat např. do přechodu z Windows XP na Windows 7 a kolik volných licencí na Windows 7 má k dispozici.

AAA Auto bude v SAM pokračovat

Skupina AAA Auto v roce 2013 při v nezávislém auditu společnosti DNS dosáhla u 4 z 10 sledovaných kritérií v oblasti SAM nejvyššího ze čtyř možných stupňů hodnocení. Jejím cílem je v následujících letech dosáhnout tohoto nejvyššího hodnocení u všech sledovaných oblastí.

Firma proto již teď školí vlastního SAM Managera, který dovede firmu k požadovanému cíli a který také zajistí optimalizaci všech procesů v oblasti nakládání se software napříč celou skupinou.