Evidence docházky v cloudu

Cloudové technologie posouvají docházkové a přístupové systémy do zcela nových rozměrů. Jejich zavedením získává vedení firmy automatickou evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců s následným informačním výstupem pro další využití.

Využití cloudu dnes patří mezi jeden z nejaktuálnějších trendů IT, což se projevuje i v oblasti identifikačních systémů. Jde o koncepčně nové řešení, které využívá zcela odlišnou formu komunikace. Přesunem identifikačního systému ze serveru do cloudu odpadá náročná konfigurace, instalace serveru, jeho pravidelná údržba a aktualizace systému.

"Možnosti konfigurace docházkových a přístupových systémů jsou prakticky neomezené. Instalace systému, snadná a přehledná obsluha softwaru, rychlost a neomezené možnosti výpočtu docházkových dat, licenční politika a v neposlední řadě i design hardwaru - to jsou hlavní důvody, které byste měli brát v úvahu při výběru docházkového a přístupového systému. Důležitým parametrem jsou také možnosti speciálních úprav a zakázkových řešení postavených na míru konkrétnímu zákazníkovi. Moderní elektronické systémy nyní směrují všechny řídící procesy na cloud a tato řešení budou i v budoucnu čím dál více využívána," upřesňuje Kristýna Vocásková, manažerka marketingu společnosti EFG CZ.

Nejen zapojení, ale i rozšíření cloudového identifikačního řešení je velmi jednoduché a je jedno, zda ho chceme nainstalovat v jedné lokalitě či třeba na několika navzájem nepropojených místech - nová zařízení stačí jen připojit na internet, automaticky se spojí s cloudovým serverem, zaregistrují se a následně už stačí přes jakýkoliv online webový prohlížeč pouze zadat přístupové nebo docházkové parametry.

Dříve často zmiňované obavy o bezpečnost dat v cloudu jsou do značné míry překonané, protože cloudová řešení mohou v naprosté většině případů nabídnout vyšší úroveň zabezpečení, než jaké lze dosáhnout při lokální instalaci. Bezpečnost dat je v cloudu naprostou prioritou.

Pro cloudová řešení Aktion společnosti EFG CZ je využívána platforma Microsoft Azure, která získala od regulačních úřadů Evropské unie potvrzení, že odpovídá vysokým evropským standardům na ochranu dat a zabezpečení soukromí. Přenos dat z jednotlivých terminálů a kontrolérů na servery Microsoft Azure je zabezpečen 256bit AES šifrovaným protokolem Aktion.

Přístup klientů je zabezpečen protokolem HTTPS. Takové řešení nabízí mnohem vyšší úroveň zabezpečení, než kterého by v rámci svých možností dosáhla většina malých a středních firem, kdyby měly systém instalovaný ve vlastní síti.

Výhodou cloudového řešení je také automatická aktualizace softwaru a zálohování docházkových dat. Cloudová řešení docházkového systému proto oslovují i menší firmy, které si dosud instalaci komplexního systému nemohly dovolit kvůli vysokým investičním nákladům a i náročné údržbě.

Zachována je ale i možnost instalace identifikačního systému na vlastní server v případech, kdy firma nebo organizace již má vybudovánu potřebnou IT infrastrukturu s vlastním IT oddělením a požaduje data uložená pouze v privátní síti. V takovém případě volí serverové a nikoli cloudové řešení evidence docházky.

Přidaná hodnota docházkového a přístupového systému

V dnešní době není evidence docházky jenom o zpracování docházkových dat, ale společnosti zpravidla potřebují řešit komplexní agendu. To je možné realizovat propojením dat z identifikačního systému do dalších aplikací v podniku, ale pokročilé systémy zvládnou mnoho požadavků řešit samostatně.

Např. modulární systém Aktion.NEXT nabízí moduly:

• evidence činností zaměstnance
• ukládání dokumentů k osobám
• workflow a plánování směn
• základy personalistiky

Ekonomické výhody identifikačních systémů

Mezi přímé úspory patří především snížení pracovní kapacity ušetřené v účetním oddělení, kde dochází k tvorbě ručních výstupů z datové základny organizace. Pořízením docházkového systému získáte přehled o odpracovaných hodinách svých zaměstnanců, budete mít možnost regulovat výši přesčasových hodin a mimo jiné možnost propojení se svým mzdovým systémem a maximálně tak zjednodušit zpracování docházky.

Vzhledem k databázové evidenci získaných dat lze vzájemně propojit mzdový program a systém evidence docházky. Tím se uspoří čas zaměstnanců při vyplňování mzdových výkazů a zároveň se eliminuje možnost chybných záznamů a následně čas při jejich odstraňování.

Mezi nepřímé úspory patří zvýšení pracovní disciplíny zaměstnanců, ochrana budov a know-how firmy před neoprávněným vstupem osob, využívání intranetové komunikace pro online spojení s centrální databází a tím šetření času zaměstnanců organizace.

Dle našich zkušeností z implementace systému Aktion.NEXT je průměrná doba návratnosti investice v rozsahu 3 až 4 let a někdy i méně.

Přínosy pro bezpečnost

Kromě dokonalé evidence docházky jsou často užívaným přínosem identifikačního systému také bezpečnostní aplikace, které umožňují sledování a kontrolu vstupních a vjezdových míst do areálu společnosti. Mezi nejčastější instalace přístupového systému se řadí ovládání vjezdových závor na firemní parkoviště, vstupy do administrativních budov, kanceláří, zaměstnaneckých šaten a dalších míst, která vyžadují zvýšenou kontrolu pohybu osob.

Dalším přínosem je možnost nastavení přístupových oprávnění zaměstnanců do jednotlivých prostor nebo provozů. Při využívání čipových karet a snímačů s elektronickými zámky lze pro zaměstnance stanovit přístupné a nepřístupné zóny. Zamezí se tak pohybu zaměstnanců např. do speciálních provozů, výzkumných laboratoří apod.

Lze tak rovněž zjišťovat pohyb zaměstnanců po budově, kdo, kde a jak dlouho se zdržel. Systém také dokáže evidovat pokusy o neoprávněný vstup do zakázané zóny nebo pokus o násilné otevření dveří. Zavedením přístupových systémů se omezí volný a nekontrolovatelný pohyb osob v určitých prostorách objektů.

Biometrie

V aplikacích pro zvýšení bezpečnosti je vhodné pro identifikaci osob využít biometrické charakteristiky, jako např. otisk prstu či oční duhovka. Biometrická identifikace přináší dvě hlavní výhody oproti identifikaci přes fyzické nosiče, jako jsou karty či čipy.

První výhoda pro provozovatele systému je, že přístupové a docházkové systémy ověří identitu osoby a ne jenom média. Provozovatel tak ví, že v 8:05 přišel pracovník XY a ne jeho karta. Je jisté, že daný otisk nemohl nikdo nikomu vypůjčit anebo ukrást.

Druhá výhoda je spíše pro finálního uživatele systému. Spočívá v tom, že médium biometrické identifikace má každý s sebou bez toho, aby ho ztrácel, zapomínal či hrozilo riziko odcizení.

Využití biometrických technologií v přístupových aplikacích přitom již dávno není science fiction. Každodenně jsou používány ve velkých i malých podnicích.

Článek EFG CZ spol. s r.o. ze dne pátek 23. prosince 2016

Další články od EFG CZ spol. s r.o.