Elektronická archivace Fujitsu SecDocs s certifikací české i evropské legislativy

Fujitsu SecDocs je jediné řešení elektronické archivace, které je certifikované podle české a současně i evropské legislativy. Řešení pracuje na standardním rozhraní webových služeb.

Elektronické archivy se staly součástí chodu řady organizací. Firmám šetří nemalé náklady, ušetří i čas zaměstnanců. Na trhu dnes najdeme desítky řešení, které se "hodí" pro elektronické ukládání dokumentů. Jen pár z nich už však poskytuje dlouhodobou a garantovanou archivaci dokumentů.

Požadavek na prokázání souladu řešení pro archivaci, spisové služby a ukládání elektronických dokumentů s legislativou se velmi často objevuje například při výběrových řízeních, zejména v případě zakázek ve veřejném sektoru. Přitom pouze společnost Fujitsu v současnosti nabízí řešení s názvem SecDocs, které je v souladu s českou legislativou a také nedávno upravenými normami Evropské unie pro dlouhodobou elektronickou archivaci dokumentů. Řešení SecDoc je jako jediný produkt na trhu podle obou legislativ certifikován a schválen. To firmám mimo jiné garantuje, že jsou dodržovány bezpečnostní a legislativní standardy.

Fujitsu SecDocs je podnikové řešení pro dlouhodobé uchovávání a právně zabezpečenou archivaci elektronických dokumentů. Spojuje spolehlivý proces archivace velkého množství dokumentů s vytvářením a uchováváním průkazných hodnot. Jedná se o flexibilní, ekonomické a užitečné řešení pro různá odvětví. Middleware SecDocs zahrnuje komponenty pro elektronické podpisy a identity OpenLimit SignCubes AG partnerů společnosti Fujitsu a bude certifikován pro specifikaci Common Criteria.

Řešení Fujitsu SecDocs již počítá s tím, že paměťové nosiče, formáty souborů a algoritmy pro podepisování a šifrování objektů se budou v průběhu času měnit, a to v intervalech pěti až sedmi let. Tomu musí být přizpůsobeny i změny doprovázející celý životní cyklus dokumentu. SecDocs je navržen tak, aby bylo možné se přizpůsobit všem požadavkům na dlouhá archivační období. Pravidelně dochází k automatické obnově časových razítek a technické prostředky archivu se přizpůsobují technickému pokroku prostřednictvím řízené interní migrace.

Fujitsu SecDocs pracuje na standardním rozhraní webových služeb. Je tak snadno a rychle integrovatelné do stávajících informačních systémů (například spisová služba, DMS, Workflow). S jeho pomocí lze archivovat dokumenty různých typů, celé spisy, složky dokumentů i jednotlivé datové věty. Kromě integrace do informačních systémů je elektronickou archivaci možné provozovat také jako službu v cloudech.

Hlavní ýhody řešení Fujitsu SecDocs:

• zrušení papírových archivů - zákazníci mohou prokázat integritu a pravost digitálních dokumentů nezávisle na médiu pro ukládání dat a umístění
• podporuje moderní podnikové procesy s vysokou interoperabilitou a flexibilitou
• výrazně snižuje náklady na archivaci

"Společnost, která se rozhodne optimalizovat své náklady přechodem k elektronickému archivu dokumentů, by si měla v prvé řadě dobře promyslet, do jakých komplikací se může dostat v budoucnu, nebudou-li její dokumenty v elektronických archivech řádně a bezpečně uloženy. To platí obzvláště pro nadnárodní korporace a společnosti, které působí na trzích několika zemí současně a jejich dokumenty musí splňovat také mezinárodní standardy při elektronické archivaci", říká Stanislav Novák, Business Developer ve Fujitsu Technology Solutions.

Článek Fujitsu Technology Solutions s.r.o. ze dne čtvrtek 9. května 2013

Další články od Fujitsu Technology Solutions s.r.o.