Elektronická spisová služba postavená na DXESS.BS

Spisová služba od GEM System postavená na platformě DXESS.BS představuje modulární řešení pro centrální evidenci, správu a podporu zpracování spisů a dokumentů, a to včetně navazující důvěryhodné archivace. Efektivně a účelně plní právní povinnosti a odpovídá všem funkčním, technickým, legislativním a procesním požadavkům.

Povinnost vést spisovou službu má každý subjekt, který má podle zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Systém spisové služby je termín definovaný zákonem, je tedy povinný především pro státní úřady a veřejné instituce. Všechny části spisové služby jsou definovány zákonem, což znamená, že na všech úřadech je provozována jednotná spisová služba lišící se pouze jejím dodavatelem.

Platforma spisové služby DXESS.BS

Modulární elektronická spisová služba DXESS.BS je systém, který na jednom místě strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů - nejčastěji faktur, smluv, předpisů a směrnic, resp. dokumentů vydaných a přijatých dle legislativy každé instituce, pro určené typy umí řídit průběh jejich zpracování pomocí workflow.

Systém je v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně požadavků Národního standardu pro ESSS, eIDAS a GDPR a připraven na atestaci MV ČR.

Klíčové součásti projektů spisové služby DXESS.BS

• Poskytnutí potřebného programového vybavení a parametrizace systému
• Zajištění servisní podpory a rozvoje dodaného systému
• Implementace a integrace s okolními systémy
• Provedení předimplementační analýzy
• Dodání komplexní dokumentace
• Provedení odpovídajících školení
• Dodání licencí k ESSL
• Migrace dat

Veškeré procesy jsou striktně zaznamenávány podle požadavku Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). Připojení elektronického podpisu, pečeti a časového razítka i ověření kvalifikovaného elektronického podpisu zemí EU je v souladu s nařízením eIDAS.

Integrace na rejstříky představuje propojení s ISDS pro úplnou elektronickou komunikaci, plnou integraci s ISZR pro dodržení relevantnosti dat a napojení na Czech POINT - asistované místo výkonu veřejné správy.

Archivní formát pak zajišťuje převod elektronických příloh do archivního formátu PDF/A-2B včetně konverzí a ověřovací doložky neboli Digitálního skartačního řízení.

Spisová služba DXESS.BS je v souladu s národní legislativou

• Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu)

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• Vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

• Vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů

• Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Technické parametry řešení spisové služby DXESS.BS

Implementačně je spisová služba DXESS.BS postavena na řešení MS .NET Core, který lze provozovat jak v prostředí Microsoft Windows Server, tak i na Linux OS či hostovat v jakémkoliv veřejném cloud prostředí.

Řešení jako databázi využívá primárně MS SQL Server, jako samozřejmost je možno ji provozovat i na jiné odpovídající databázi. DXESS.BS rovněž instalujeme v prostředí geoclusteru ve vysoké dostupnosti. Systém lze škálovat jak vertikálně, tak i horizontálně.

Hlavní výhody spisové služby DXESS.BS

• Komplexní správa dokumentů od jejich prvotní evidence při vstupu do organizace, přes proces vyřizování, až po skartační řízení - spisová služba pokrývá všechny legislativní požadavky kladené na systémy spisových služeb dle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS)

• Otevřené rozhraní umožňující efektivní integraci na řešení třetích stran - GEM System nabízí široké znalosti a know-how s integracemi podobných řešení, se kterými má společnost bohaté zkušenosti

• Spisová služba od uznávaného dodavatele

• Snadné napojení a integrace

Článek GEM System a.s. ze dne středa 6. listopadu 2024

Další články od GEM System a.s.