Efektivní archivace firemní elektronické pošty

Jaké parametry je třeba zohlednit při výběru vhodného řešení pro archivaci firemního e-mailu? Zejména uživatelé z řad SMB firem důležité dokumenty často nechávají pouze ve formě příloh, je životně důležité obchodní elektronickou poštu spolehlivě a důvěryhodně archivovat.

"I průměrná SMB společnost dnes denně generuje desítky až stovky megabytů nových e-mailů, které zaplňují a zpomalují jejich poštovní servery. Oddělené archivační řešení typu GFI Archiver zásadně ulehčuje e-mailovému provozu a přitom poskytuje významné výhody vyšší pracovní produktivity a schopnosti dostát stále náročnějším regulačním požadavkům. GFI Archiver umožňuje IT administrátorům archivovat, ukládat a vyhledávat interní i externí elektronickou poštu, souborové přílohy a data z kalendářů v jednom centrálním, zabezpečeném úložišti," říká Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej GFI Software v ČR a na Slovensku.

GFI Archiver dokáže dále spolupracovat s aplikacemi Office 365, Google Apps a s e-mailovými servery Windows Server včetně platforem Hyper-V a VMware.

Řešení je dostupné v rámci předplatného licenčního modelu GFI Unlimited. V České republice se k jeho zákazníkům řadí například Česká národní banka či Celní správa ČR.

V České republice má každá firma povinnost mít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR. Také musí uchovávat finanční a účetní dokumenty po dobu až 10 let.

Co je potřeba zohlednit při výběru řešení pro archivaci:

• Off-line přístup na archivační server - v případě výpadku poštovního systému či konektivity by uživatelé měli stále mít přístup k historii svých emailů za účelem zachování obchodní kontinuity.

• Propojení s více poštovními servery - nárůst elektronické komunikace znamená, že stále více organizací potřebuje dva a více poštovních serverů a kompatibilitu s více e-mailovými klienty.

• Dodržení regulačních nařízení - s využitím automatizované archivace, kontroly nad uloženými daty, a záznamu logů událostí pro splnění případných auditních požadavků.

• Efektivní celkové náklady - řešení by mělo zvýšit celkovou efektivitu formou nižších nákladů na ukládací prostor, vyšší produktivity uživatelů a minimalizace rizik vyplývajících ze ztráty důležitých e-mailů.

• Uživatelská přívětivost - účelem archivačního řešení je spolehlivě uložit e-maily, a rychle je nalézt a zobrazit na PC i mobilních zařízeních bez nutnosti podpory IT oddělení.

Licenční model GFI Unlimited

GFI Unlimited aktuálně zahrnuje 12 softwarových řešení v plné verzi pro zajištění ochrany podnikových sítí a podnikové komunikace.

Produkty zahrnuté do GFI Unlimited:

• GFI Archiver
• GFI EndPointSecurity
• GFI EventsManager
• GFI FaxMaker
• GFI LanGuard
• GFI MailEssentials
• GFI OneConnect
• GFI OneGuard
• GFI WebMonitor
• Kerio Connect
• Kerio Control
• Kerio Operator

Článek GFI Software ze dne pondělí 20. ledna 2020

Další články od GFI Software