Jak zvládnout předvánoční období pomocí zásad Time Managementu

Zásady Time Managementu, který je stálicí mezi managerskými kurzy, se dají snadno aplikovat i do soukromého života. Několik tipů, jak zvládnout předvánoční nápor, nabízí Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Blíží se předvánoční adventní období, kdy bychom měli upustit od každodenního spěchu, ale realita je většinou brutálně odlišná. Potřebujeme do konce roku zvládnout nápor v práci, nakoupit dárky, uklidit, napéct cukroví a nachystat vše potřebné na Vánoce. Jak to všechno zvládnout a neuštvat se?

Průběžně vyhodnocujte, dbejte na priority

Je samozřejmé, že nepůjde vše podle plánu. Určete si proto, že například dvakrát týdně zkonfrontujete plány s realitou a podle toho upravíte další postup. Jan Dvořák přidává radu z praxe: "Nezapomínejte na priority - stejně jako v pracovním životě i doma platí, že nejvíce času sežerou neřízené drobnosti, zejména pokud se vám do něčeho nechce. Buďte na sebe přísní a držte se vytyčeného plánu, vrátí se vám to v dobrém a stihnete udělat mnohem více, než jste čekali."

Když se i tak dostanete do úzkých, znovu se hodí, že jste v klidu promysleli, co je stěžejní - rychle vyhodnoťte, co musíte stihnout a zaměřte se na to.

Plánujte - včetně priorit a termínů

Pokud nestíháte, je nejlepší si sednout a důkladně vše naplánovat - jak v práci, tak doma. "Důležité je nezapomenout určit si hraniční termíny, tak budete mít rychle přehled, co se opravdu vymyká kontrole a je potřeba řešit jinak. Označte si také, co je opravdu nutné udělat - pokud budete v úzkých, snadno rozhodnete, co zvládnout přednostně," radí Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas 

Na podobě plánu nezáleží - ať už si vezmete k ruce elektronického pomocníka s plánovačem nebo papír a pastelky, důležité je, aby plán byl přehledný, a dobře jste se v něm orientovali; u jednotlivých činností nebuďte líní určit prioritu a termín splnění.

Nezapomeňte na časové rezervy

"Mezi základní pravidla time managementu patří započítání dostatečné časové rezervy do každého projektu, a to v objemu cca 40% z celkové časové náročnosti," upřesňuje Jan Dvořák.

Rezervu potřebujete pro neplánované činnosti, v našem předvánočním projektu také na odpočinek. Ani vaši blízcí neocení u stromečku unavenou vystresovanou osobu, která na jakýkoli podnět reaguje podrážděně. Pokud plány nevycházejí, berte to jako výzvu - využijte moderní služby, delegujte více na ostatní, případně přehodnoťte plány.

Delegujte

Nemusíte, a ani byste neměli, vše stihnout sami. Už ve fázi plánování rozdělte úkoly a nezapomeňte, že klíčem ke zvládnutí času je informovanost. Seznamte členy svého rodinného týmu nejen s tím, co po nich chcete, ale také do kdy a proč. A nezapomeňte plnění úkolů kontrolovat a motivovat k další činnosti pochvalou.

Efektivně využívejte moderní služby

V našich krajích je často zvykem zvládnout vše sám, ale především ve větších městech rychle roste využívání služeb, které nám ušetří čas i námahu. Pořizováním dárků v internetových obchodech počínaje přes objednání úklidu, využití dodávkových služeb pro velké předvánoční nákupy až po objednávku hotového vánočního pečiva.

Pokud se ale rozhodneme neochudit rodinu o předvánoční úklid nebo pečení, proč si neulehčit situaci třeba v tom, že objednáte oběd nebo večeři až do domu?

"Očekáváme, že v letošním roce budou naši zákazníci využívat možnost objednat si hotové jídlo nejen v napjatém předvánočním období, ale i v době svátků, kdy si chtějí užít klid," říká Filip Drnek, obchodní ředitel Dámejídlo.cz a dodává. "Věřte, že bude z čeho vybírat - přes naše stránky mohou zákazníci objednávat jídlo z více než 2000 restaurací ve 150 městech v Čechách a na Moravě, takže problém nebude ani dodání klasického štědrovečerního kapra nebo netradiční rybí večeře v exotičtějších úpravách."

A na závěr trochu netradiční aplikace Paretova principu známého také jako princip 20/80. Pětina toho, co děláme, nám přináší 80% úspěchu. Takže věřte, že i když stihnete jen část z toho, co považujete za ideální, pohodu Vánoc to vůbec nemusí ovlivnit.

Článek GOPAS, a.s. ze dne pátek 27. listopadu 2015

Další články od GOPAS, a.s.