Využijte principy timemanagementu při práci s elektronickou poštou

Pracovat hodně neznamená nutně pracovat efektivně. Toto základní pravidlo timemanagementu platí dvojnásob pro lidi, kteří se zrovna vrátili z dovolené a mohou být zaskočeni enormním přívalem nevyřízené pošty.

"Návrat do pracovního prostředí může být pro mnohé z nich šokující. Při práci s poštovním klientem si totiž neumí stanovit priority, chovají se nekoncepčně, chaoticky a dostávají se tak do zbytečného stresu. Přitom jen stačí dodržovat několik pravidel timemanagementu, třídit poštu podle priorit a naučit se využívat chytré funkce poštovního klienta", doporučuje Martin Vitouš, lektor Počítačové školy Gopas.

3 tipy jak se vypořádat s haldou e-mailů nejen po návratu z dovolené

1. Třiďte poštu podle priorit, pomůže vám i SmartPhone

Základní pravidlo z hlediska timemanagementu pro práci s poštou zní takto: "Předtím, než se pustíte do vyřizování pošty, rozdělte si e-maily podle priorit. Nejprve eliminujte ty, které nejsou určeny vám, pak zjistěte, zda se jedná o informaci nebo úkol a nakonec určete důležitost a naléhavost jednotlivých zpráv", doporučuje Martin Vitouš z Počítačové školy Gopas.

Jinou důležitost má příchozí pošta od šéfa, jinou od obchodních partnerů a jinou od kolegů. Na základě stanovených priorit si následně rozvrhněte práci do několika dnů a poté na maily postupně reagujte. Snaha odpovědět na vše bez ohledu na důležitost zprávy, navíc třeba během jediného dne, nemá smysl. Na druhou stranu, pokud si odpověď na mail nevyžádá více než tři minuty, je efektivnější poštu vyřídit hned.

V trochu jiné situaci budou při návratu do zaměstnání ti, kteří na úkor úplného odpočinku i na dovolené kontorolují pracovní poštu pomocí chytrého telefonu. Pokud jej mají synchronizovaný s poštovním klientem, mohou reagovat na skutečně naléhavé maily třeba z přímořské pláže a třídit je průběžně.

"Trendem poslední doby je rozhodně synchronizace poštovního klienta s chytrým telefonem a přesun práce ke cloudovým aplikacím, které využívají virtuální úložiště dat. Zejména top manažeři si takto udržují přehled o dění ve firmě a snadněji se při návratu do zaměstnání adaptují", řekl Michael Horejsek ze společnosti Sunnysoft, která se specializuje na prodej chytrých telefonů.

2. Využívejte chytrých funkcí poštovního klienta. Ušetříte čas

Všechny poštovní systémy, mezi něž patří například Outlook, Lotus Notes nebo Gmail, mají podobné funkce. K těm základním patří například třídění pošty, značení mailů, automatizování úkolů nebo klávesové zkratky. Uživatel by se měl naučit tyto funkce využívat, ušetří tím spoustu času. Pokud se rozhodnete zlepšit organizaci vašeho poštovního klienta a chcete mít vždy přehledně roztříděnou poštu, musíte provést několik kroků.

Nejprve si vytvořte vhodné složky, které můžete pojmenovat dle vašich momentálních potřeb - například Šéf, Obchodní partneři, Investoři a podobně. Do každé tematické složky vám bude přicházet konkrétní druh e-mailů od konkrétních odesílatelů.

Další efektivní možností je selekce pošty podle určitých klíčových slov. Pokud název e-mailu či jeho tělo obsahuje určitá klíčová slova, pak se zařadí do konkrétní složky. Aby se tak ale skutečně dělo, musíte nejdříve vytvořit pravidlo, podle něhož se bude veškerá příchozí pošta - například od konkrétního odesílatele - automaticky přesouvat do předem připravených a pojmenovaných složek. Další praktickou pomůckou při práci s e-maily, je třídění pošty podle barev.

3. Nedělejte z odpovědi e-mailem dogma

Z hlediska timemanagementu není nutné na každý e-mail odpovídat elektronicky. Záležitost, která se dá vyřídit během minutového rozhovoru po telefonu, mnohdy řeší dva lidé půl dne. Každá strana stráví minimálně dvacet minut pouhým vyjasňováním si jednotlivých aspektů řešeného problému. Než se dostanou k cíli e-mailové komunikace, uplynou celé hodiny.

Nedělejte proto z odpovídání formou e-mailů dogma a uvědomte si, že komunikace je pouze prostředek k cíli, nikoli cíl samotný. Jinými slovy, technické prostředky by neměly nahrazovat lidskou komunikaci.

Článek GOPAS, a.s. ze dne středa 12. října 2011

Další články od GOPAS, a.s.