Jak úspěšně spustit a provozovat portál občana

S rostoucí mírou digitalizace veřejné správy přibývá i měst a obcí, které nabízí svým občanům digitální služby skrze portály občana. Investují značné úsilí i prostředky do jejich přípravy, ale skutečný úspěch závisí na tom, jak se podaří zapojit místní obyvatele. Příkladem úspěšných kroků k modernizaci služeb a přiblížení se občanům jsou třeba města Šternberk a Benešov, která Portál občana od společnosti GORDIC již provozují.

Důkladná příprava je klíčová - než portál občana spustíte do ostrého provozu, začněte pilotním režimem pro omezenou skupinu uživatelů - např. zaměstnance úřadu. Tento krok vám poskytne cennou zpětnou vazbu o tom, jak srozumitelné jsou popisy, postupy a jaké informace občané potřebují.

Ujistěte se, že uživatelé mají přístup k základním informacím o portálu, aniž by se museli přihlašovat. Odkaz na přihlašovací stránku hned na začátku může vést k odchodu uživatelů, kteří nemají dostatečnou motivaci se přihlásit. Jako úvodní nastavte stránku, kde se občané dozví, co portál nabízí a jak jim může usnadnit komunikaci s úřadem.

Důležitá je také podpora motivace občanů k využívání portálu různými výhodami, jako např. nabídnutím slevy za vyřízení určitých služeb elektronicky. Portál občana představuje mocný nástroj pro komunikaci mezi úřadem a obyvateli a jeho správné využití může výrazně zefektivnit jejich vzájemnou interakci.

Digitalizace ve veřejné správě přináší nové výzvy, ale i obrovské příležitosti. Sdílejte zkušenosti a čerpejte inspiraci z osvědčených postupů, které pomáhají rozvíjet tuto klíčovou oblast komunikace.

Jak vhodně propagovat portál občana veřejnosti

Propagace by měla být rozšířena napříč všemi komunikačními kanály, které město či obec využívá - ať už to jsou webové stránky, místní zpravodaj, rozhlas nebo osobní setkání s občany. Je také důležité umístit odkaz na portál občana na dobře viditelné místo na webových stránkách úřadu, a to nejlépe na hlavní stránku, aby ho občané snadno našli.

Nejefektivnější propagace portálu nespočívá v jeho celkovém zviditelnění, ale v prezentaci konkrétních služeb, které občanům usnadní život. Ukažte jim, že mohou online uhradit platby za odpady nebo poplatky za psy bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. Postupně je můžete informovat o dalších funkcích a výhodách, které portál nabízí.

Portál občana by měl být standardní součástí běžné komunikace s občany. Když úřad posílá např. informace o povinnosti přihlásit psa, měl by do komunikace přiložit odkaz přímo na formulář. Odkazy na portál by měly být součástí e-mailů, SMS zpráv nebo jiných kanálů, které úřad využívá.

Portál občana ve Šternberku

"Nyní mají naši občané možnost řešit online veškeré poplatky, podávat žádosti, kontrolovat své závazky vůči městu včetně historie plateb a samozřejmě i provádět úhrady pomocí QR kódu pro rychlé a pohodlné transakce, a to vše bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. S využitím Portálu občana mohou lidé hradit nejen poplatky např. za odpad, psa, využívání veřejných prostor nebo pronájem pozemků a nebytových prostor, ale hradit i pokuty za přestupky. Zavedením Portálu občana jsme výrazně zefektivnili administrativu a zvýšili dostupnost našich služeb, což občanům přináší větší komfort a spokojenost," říká Stanislav Orság, starosta města Šternberk ležícího v srdci Moravy.

Portál občana v Benešově

Za jednu z hlavních výhod portálu občana označil Jakub Urbanec, správce informačních technologií Městského úřadu Benešov, nepřetržitou dostupnost úřadu - občané mohou vyřizovat své záležitosti kdykoli a odkudkoli, což významně šetří čas a eliminuje nutnost čekání lidí ve frontách. Současně to znamená i menší administrativní zátěž pro úředníky a zefektivnění jejich práce.

Užitečnost provozu Portálu občana pro město spočívá v automatizaci a elektronizaci procesů. Příkladem může být přihlášení k poplatku za psa, kdy občan v portálu jednoduše vyplní elektronický formulář a odešle ho na město. Formulář se automaticky přidělí příslušnému úředníkovi, což znamená méně práce na podatelně. Úředník pak má ve formuláři všechny potřebné údaje k výměře poplatku, který může občan zase jednoduše zaplatit přes portál.

"Komunikace mezi městem a občany pak probíhá skrze často automatizované e-mailové notifikace, díky kterým jsou jak úředníci, tak občané informováni o stavu řešení jednotlivých úkonů. Nemusí proto zjišťovat, zda už je jejich žádost vyřízena, jaká je výše poplatku nebo variabilní symbol platby. Obdobným způsobem je možné řešit další životní situace, jako je svoz komunálního odpadu, žádost o oslavu zlaté svatby, zábor veřejného prostranství nebo žádost o podporu z grantového fondu," hodnotí pozitivní dopady automatizace na provoz městské agendy Jakub Urbanec.