Zavedení automatizace do fakturace přináší značné úspory

Kombinace EDI s nástrojem iNVOiCE FLOW na zpracování faktur přinesla pro Mall.cz v roce 2020 úspory ve výši 4 miliony Kč. Po zavedení automatizace e-shop přijímá většinu dodavatelských faktur v digitální podobě - při velkém množství dokladů jde o projekt s rychlou návratností.

"Na začátku března 2021 jsme si opět udělali vyhodnocení projektu. Vyšlo nám, že jsme na zpracování přijatých faktur ušetřili celkem 13 milionů korun, jen v posledním roce to bylo přes 4 miliony. Jde o čistou úsporu nákladů na práci účetní, po započtení všech nákladů na pořízení a chod EDI. Účetní díky tomu netráví čas rutinní prací a pracují na strategičtějších úkolech. Když se na elektronizaci faktur podívám zpětně, šlo při našem vysokém množství dodavatelů a dokladů o projekt s rychlou návratností. Pomohl nám s tím i dodavatel GRiT, který nás projektem od počátečního nastavení přes zapojování dodavatelů až po denní support uživatelů provedl a významně tím přispěl k úspěšné digitalizaci našich interních procesů," říká Jakub Chalupecký, finanční ředitel společnosti Mall.cz.

S EDI řešením ORiON, díky kterému mimo jiné automatizuje příjem, kontrolu a zaúčtování faktur, pracuje Mall.cz již šest let. Aktuálně ho využívá 500 dodavatelů a prošlo jím 600 tisíc faktur.

Mall.cz je společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních e-shopů v Česku, který zavedl EDI - standard pro elektronickou výměnu dokladů.

Poradí si i s těmi, kteří EDI nemají

Faktury od režijních dodavatelů, kteří EDI nevyužívají, Mall.cz řeší pomocí nástroje na automatické vytěžování dat z dokladů iNVOiCE FLOW, který z přijatých faktur automaticky vyčte základní údaje, aby je naši účetní nemuseli ručně přepisovat.

Díky tomu mohl Mall.cz zavést digitalizaci interního procesu schvalování objednávek a faktur a snížit tak administrativní zátěž napříč společností.

Digitalizovaný proces navíc pomáhá zajistit snadné a bezpečné fungování v době covidu, kdy většina zaměstnanců pracuje na home office.

Elektronizace pomáhá i s cash flow

Díky fakturám ve standardizované elektronické podobě mohou dodavatelé Mall.cz využít i službu Mall Invoice Financing - proplacení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.

Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit už tři dny po vystavení, a to za podmínek často lepších než v bance.

Mall.cz díky Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli.

Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady.

Článek GRiT, s.r.o. ze dne čtvrtek 1. dubna 2021

Další články od GRiT, s.r.o.