Pilulka.cz rozšiřuje elektronickou výměnu dokladů EDI a PDK

Do elektronické výměny dokladů EDI a PDK má lékárna Pilulka již zapojeno 90% obchodních partnerů a brzy chce mít úplně všechny. V nejbližších měsících se společnost hodlá zcela zbavit papírových dokladů jako jsou objednávky a faktury - přinese to ročně milionovou úsporu nákladů za jejich manuální zpracování.

Doklady přes EDI nebo PDK (PharmData kód) se posílají ve standardizované, zdánlivě nečitelné podobě. Firmy si tímto způsobem nejčastěji vyměňují objednávky, dodací listy, příjemky nebo faktury. Jelikož na sebe tyto doklady logicky navazují, existují mezi nimi vazby, které umožnují automatické zpracování a kontrolu.

"Skvělým příkladem je zpracování faktury, kdy informační systém může fakturu automaticky porovnat s příjemkou a zkontrolovat, zda dodavatel fakturuje správné plnění. Stejně tak lze proti objednávce ověřit, zda je na faktuře očekávaná cena. Pokud vše sedí, je doklad automaticky zpracovaný a fakturant nebo účetní do procesu vstupují pouze v případě, kdy automatická kontrola najde rozdíly," říká David Reichel, produktový manager ORiON EDI ve společnosti GRiT.

Pilulka spolupracuje s 1500 dodavateli a každý měsíc si s nimi vymění tisíce dokladů. Aby s tím měla co nejméně starostí, hodlá zpracovávání těchto dokladů kompletně elektronizovat a z velké části automatizovat. S tím jí pomáhají standardy pro elektronickou výměnu dokladů EDI a PDK.

"PDK je na farmaceutickém trhu dlouho etablované. Historicky ho používají nemocnice, lékárny a dodavatelé léčiv, takže jsme ho museli zavést také. Jelikož ale prodáváme i drogerii, kosmetiku nebo výživové doplňky, zavedli jsme navíc EDI. To je univerzálnější, funguje ve všech segmentech a hlavně se používá v zahraničí, takže nám umožňuje elektronicky komunikovat také se zahraničními dodavateli. Součástí EDI je také elektronický archiv dokladů, takže firma, která si přes EDI vyměňuje všechny doklady, pak nemusí žádný doklad tisknout. Původně jsme měli v plánu naplnit tento cíl do konce roku 2020, ale vinou pandemie covidu jsme změnili priority. Přesto nyní EDI nebo PDK používá 90% našich dodavatelů a doufáme, že nejpozději v příštím roce zapojíme i ten zbytek," říká Michal Hanáček, provozní ředitel Pilulky.

Aby měla Pilulka se zapojováním svých dodavatelů co nejméně práce, pomáhá jí s tím poskytovatel EDI řešení, společnost GRiT.

"Aby měl odběratel z EDI co největší užitek, musí se do systému zapojit co nejvíce jeho dodavatelů, zejména pak ti největší. S tímto umíme našim klientům pomoci a bereme to jako důležitou součást zavádění EDI. Budeme rádi, pokud se nám u Pilulky podaří zapojit 100% dodavatelů a firma tak nadobro skoncuje s e-mailovými nebo papírovými objednávkami a fakturami. Věříme totiž, že právě v tom je budoucnost obchodní komunikace," doplňuje Robert Reichel ze společnosti GRiT.

Pilulka navíc svým dodavatelům díky napojení na EDI pomáhá i s jejich cash flow. Ve spolupráci s fintech společností Roger si její dodavatelé mohou nechat proplatit své faktury již 3 dny po vystavení dokladu.

Dostanou tak rychle své peníze, které mohou ihned využít k nákupu dalších zásob a výrobě.