Jaké vybrat CRM řešení - Online nebo OnPremise?

Zatímco pro velké podniky je relativně snadné investovat do pořízení moderního softwaru, malé podniky se obvykle více zajímají, jakým způsobem investovat - a to zcela oprávněně.

"Situace malých podniků je zpravidla velmi jednoduchá, pokud se jedná o výběr softwaru. Musí splňovat několik kritérií. Je nutné, aby byl cenově dostupný, měl by jim být schopen pomoci právě tady, právě teď. Nemělo by se jednat o nic přehnaně komplikovaného. Jsou zde kladeny velké nároky na správu a údržbu a samozřejmě také dostupnost, která je nutná ve dne v noci," říká Martin Duben, vedoucí CRM oddělení společnosti IBA CZ.

Microsoft Dynamics 365

Ještě do konce října minulého roku byl tento CRM systém znám pod původním názvem Dynamics CRM. Od listopadu 2016 se do produktu Microsoft Dynamics 365 přidaly další moduly, které nesouvisí s tím, k čemu primárně bylo CRM vytvořeno, jako zvýšení prodeje a marketingové aktivity a další moduly pro řízení projektů, účetnictví a dokonce i HR.

První varianta je pojmenovaná Online - jedná se o čistě cloudové řešení, kdy si zákazník použití softwaru pronajímá za měsíční poplatek a veškerou infrastrukturu a její správu zajišťuje poskytovatel (Microsoft).

Druhá varianta je OnPremise, která je instalována na vašich serverech a dává vám plnou kontrolu nad údržbou a daty. Představuje klasický přístup k provozu software, dříve jediný existující. Vyžaduje největší vstupní investici - hardware a licence (operační systém, databáze, CRM).

Posledním variantou k verzím OnPremise a Online je provoz Dynamics 365 v privátním cloudu u některého z partnerů společnosti Microsoft. Tato varianta se snaží vybalancovat kompromisní řešení mezi výhodami a nevýhodami verzí OnPremise a Online.

Není úplně jednoduché přiklonit se k nějaké z možností.

Porč vybrat variantu Online:

chcete, aby váš CRM systém fungoval po zakoupení ve dnech, ne týdnech nebo měsících
máte pracovníky v „terénu“, kteří potřebují přistupovat k datům, když jsou mimo kancelář
nemáte nebo nechcete najmout pracovníky IT, abyste udrželi systém CRM
nechcete investovat do licenčních poplatků za hardware a software
žádné náklady na údržbu nebo zálohování systému CRM
není vyžadována žádná hardwarová nebo IT infrastruktura
poplatky za předplatné poskytují nižší počáteční náklady
rychlé, spolehlivé a škálovatelné prostředí
nechcete se starat o zálohování systému
chcete platit pouze za to, co potřebujete

Proč vybrat variantu OnPremise:

nechcete, aby přístup k datům závisel na dostupnosti nebo rychlosti připojení k internetu
máte CRM správce nebo místní poradenskou firmu, která vám pomůže udržovat systém
máte připravené investice do potřebných hardwarových a softwarových licencí
nechcete ukládat citlivé klientské data na server jiné společnosti
CRM běží na vašem vlastním hardwaru a je spravováno interně
máte velkou databázi s velkým množstvím návazných služeb
rozšířené možnosti pro integraci s dalšími aplikacemi
možnost kdykoli přesunout svoje řešení do cloudu
máte rozsáhlé potřeby přizpůsobení systému
možnost zvolit si, kdy chcete upgradovat
žádné omezení velikosti databáze
databáze CRM je uložena lokálně

Varianta Private Cloud Hosting

Jde o zajímavý model nasazení, protože umožňuje všechny výhody modelu OnPremise. V této variantě jsou obsaženy veškeré výhody řešení na bázi řešení CRM s využitím cloudových aplikací nebo soukromých aplikací. Jsou zde určité výhody oproti OnPremise i Online verzi.

Některé ze vstupních nákladů OnPremise verze lze přesunout do provozních nákladů, režijní náklady na provoz lze dělit mezi několik firem sdílejících cloud, odpadá údržba hardware a softwaru, je garantována dostupnost a zabezpečené uložení v datovém centru na páteřní síti.

Výhody oproti Online verzi jsou také zajímavé. Jedná se větší prostor pro databázi, možný přímý přístup do databáze, větší možnosti úprav, propojení a možnost ovlivnit termín instalace nových verzí.

Ať už se rozhodnete pro jakoukoliv variantu, je velice dobré požádat implementačního partnera o porovnání a nechat si odborně poradit. Je to důležité rozhodnutí, které se rozhodně nevyplatí podcenit. Do karet řešení Online hraje především snadná integrace s řešením ze světa Microsoftu, lze tak navázat například Office 365, SharePoint, mobilní zařízení apod.

Navíc využívání řešení formou pronájmu (software jako služba tzv. SaaS - Software as a Service) budete platit pouze formou měsíčního poplatku za aktivní uživatele jednotlivých aplikací, platíte jen za to, co skutečně využíváte.

Důležité je zmínit, že mezi různými variantami provozu se dá přecházet. Nejedná se o krok triviální, nicméně možný a ověřený. V případě OnPremise a soukromého cloudu je databáze přímo přístupná. V případě cloudové verze ji Microsoft na požádání připraví ke stažení v týdenním cyklu.

Možnosti upgradu

Jedna z vlastností téměř všech aplikací SaaS je, že jsou aktualizace prováděny pro všechny uživatele. Toto platí pro aplikaci Dynamics 365 Online. V praxi to znamená, že společnost Microsoft informuje zákazníka o přicházejícím upgradu a poskytuje časový rámec, kdy bude upgrade k dispozici.

Organizace má určitou volnost při výběru času, ale pouze do určité doby, poté se aplikace bude aktualizovat bez ohledu na připravenost. To by nemělo mít negativní dopad na uživatele, ale může se stát, že se upgrade uskuteční v náročném období, například před Vánoci, kdy většina maloobchodníků realizuje 80% svých příjmů, což pak může být velmi nepříjemné.

V případě OnPremise implementace může provádět upgrady organizace, která si samostatně zvolí nějaký harmonogram. Doporučuje se, aby firma platila SA (Software Assurance) a softwarová záruka zůstala aktuální ve všech verzích softwaru. To umožní firmě v případě potřeby přejít z OnPremise na SaaS a zajistit, aby zde byly nejnovější funkce zabezpečení.

Ještě je třeba zvážit model "Cloud First" pro nasazení funkcí pro Dynamics 365. To znamená, že všechny funkce budou prvně představeny v Online, než budou k dispozici v OnPremise verzi. Za určitých okolností za sebou mohou zaostávat až o 9 měsíců a může to být jeden z další důvodů pro rozhodování mezi výše uvedenými variantami.

Bezpečnost a soulad s GDPR

Dynamics 365 byl vyvinut s předními průmyslovými bezpečnostními opatřeními a zásadami ochrany osobních údajů, včetně kategorií osobních údajů identifikovaných GDPR. Aplikace Dynamics 365 umožňuje snížení rizik a dosažení souladu s GDPR. Máme možnost spravovat a řídit přístupy k datům několika způsoby.

Prvním je zabezpečení založené na rolích v aplikaci Dynamics 365 umožňující seskupit sadu oprávnění, která omezují úkoly, jež může daný uživatel provádět. To je velmi důležitá funkcionalita, zvláště když lidé mění roli v rámci organizace.

Dále se jedná o zabezpečení založené na záznamu v aplikaci Dynamics 365, které umožňuje omezit přístup ke konkrétním záznamům.

V neposlední řadě je to i variabilní zabezpečení na úrovni serveru, které umožňuje omezit přístup k určitým oblastem s vysokým dopadem, jako jsou například osobní údaje.