OKD zavádí příjem elektronických faktur ve formátu ISDOC

Společnost OKD ve spolupráci se svými dodavateli úspěšně zavedla systém elektronické fakturace ISDOC. Zařadila se tak mezi řadu významných subjektů, které již dokázaly využít výhod elektronizace kontaktu se svými obchodními partnery.

OKD v několika fázích přechází na přijímání elektronických faktur ve formátu ISDOC, který vyvinula pracovní skupina Elektronické standardy výměny dat v rámci ICT UNIE, sdružení firem z oboru informačních technologií a elektronických komunikací.

Přijaté e-faktury se v OKD automaticky načítají do podnikového informačního systému SAP, kde se dále zpracovávají a nakonec jsou uloženy v důvěryhodném archivu. Celý proces zpracování faktur se podstatně zrychlil a zjednodušil, což společnosti přineslo nákladovou úsporu v řádu statisíců korun ročně.

"Při volbě formátu pro strukturovaný přenos faktur jsme vybrali již v jiných společnostech využívaný formát ISDOC, který lze po našich zkušenostech považovat za univerzální pro použití v ČR. Zároveň pevně doufáme, že dojde k jeho rozšíření do alespoň blízkého zahraničí, případně k širší koordinaci formátů na území EU. ISDOC se nám z pohledu příjemce faktur jeví jako mnohem univerzálnější než například PDF či jiný obrazový formát, protože ten, kdo mu rozumí, si může do svého účetního systému data automatizovaně importovat. A ten, kdo své systémy zatím neupravil, může použít vygenerovaný obraz faktury pomocí zdarma a volně přístupné čtečky ISDOCReader, případně si jej i vytisknout a založit. Výstavci dokladu tak může být opravdu jedno, zda ze svého fakturačního systému vygeneruje fakturu ve formátu ISDOC nebo v PDF," vysvětluje David Zajonček, vedoucí týmu přijatých faktur ve společnosti OKD.

"Ohledně cesty pro příjem faktur jsme vybrali tu nejjednodušší a také nejlevnější, tedy e-mailem na adresu zřízenou pro tento účel. Využití tzv. konsolidátorů dat, tedy jakýchsi mezičlánků, nám pro účely komunikace B2B nepřipadalo příliš smysluplné. Jednak se jedná o placenou službu a zároveň jsme se chtěli vyhnout problémům v případě nutnosti opravy či storna chybně vystavených daňových dokladů," pokračuje David Zajonček.

Faktura tedy přijde v elektronické podobě ve formátu ISDOC na centrální e-mailovou adresu, odkud je dále zpracovávána až po vytěžení položek do podnikového systému SAP. Využitím strukturovaného formátu odpadá čas a náklady spojené s ručním přepisem či digitalizací do systému tak, jak je to standardní u faktury v listinné podobě či v případě PDF.

Automatizovaně vytěžovaná data zkracují podstatně čas potřebný na zpracování přijaté faktury v účetním systému. Dále zcela eliminují lidské chyby, které se přes všechna kontrolní opatření vždy s jistou mírou pravděpodobnosti objevují. Zavedení tohoto postupu přináší i další praktickou výhodu - elektronické faktury totiž přicházejí, na rozdíl od těch v listinné podobě, průběžně.

To dovoluje lépe využít čas účetních. Je to dáno tím, že výstavce nekumuluje jednotlivé faktury tak, aby na poštu nechodil jen s jednou z nich, případně jich více vkládal do jedné poštovní obálky.

Díky strukturované podobě faktur bylo také možné „nasadit“ více automatizovaných kontrol (např. oproti smlouvám/objednávkám, fyzickým příjmům nakoupeného zboží na sklad), čímž se zrychlil a zjednodušil proces jejich schvalování jak osobou odpovědnou za zaúčtování, tak i osobou odpovědnou za účetní případ.

Vzhledem k tomu, že nikdo nemusí přepisovat data z listinné faktury do účetního systému, stala se tato práce velmi atraktivní pro účetní v OKD, a ty tak mohou více času věnovat odborné práci a neztrácet jej při neproduktivních činnostech. Zrychlení práce s fakturami pocítili i dodavatelé OKD, kterým je vždy jednou denně potvrzeno přijetí faktur do účetního systému společnosti. Mají tak rychlejší přehled o tom, že faktura byla v pořádku zpracována.

Elektronizaci faktur ve formátu ISDOC začala společnost OKD připravovat ve čtvrtém kvartálu roku 2012 a od 1.1. 2013 byl zahájen ostrý provoz s prvními deseti nejvýznamnějšími dodavateli z hlediska počtu účetních dokladů. V průběhu roku 2013 se postupně přidávali další, takže k 1.1. 2014 zasílalo e-faktury již 30 dodavatelů.

Protože zkušenosti OKD hovoří jednoznačně ve prospěch zavedení elektronických faktur, společnost jedná s dalšími firmami a s některými z nich již testuje elektronické doklady, vystavené z jejich systémů. Za loňský rok společnost OKD přijala a zpracovala více než 13 tisíc elektronických faktur.

Pro letošek počítá s přibližně dvojnásobným nárůstem na úkor papírových a nestrukturovaných dokumentů.

Formát ISDOC

K podpoře standardizovaného formátu ISDOC (Information Systems Document) a jeho integraci do svých řešení se v Česku přihlásila bezmála padesátka softwarových firem od tuzemských poboček nadnárodních gigantů jako Microsoft nebo SAP, případně prostřednictvím implementačních partnerů jako v případě Oracle, až po české vývojářské domy, které produkují původní software.

Možnost vystavení a přijetí elektronické faktury ve strukturovaném formátu tak dnes obsahuje výrazná většina ekonomických informačních systémů používaných v ČR. Zavedení elektronické fakturace také pomohla novela zákona o DPH platná od 1.1. 2013, která odstranila nutnost opatřovat faktury elektronickým podpisem a dovolila použít širší mechanismy pro zajištění nezměnitelnosti původu a obsahu dokladu.

"Vzhledem ke koaliční smlouvě nastupující vlády lze v blízké době očekávat využití této technologie pro snížení administrativních nákladů ve veřejné správě a také její nasazení při placení fakturačních dokladů od velkých výstavců přímo v portálech jednotlivých bankovních domů. V tomto směru ICT UNIE intenzivně spolupracuje s Ministerstvem financí ČR a Českou bankovní asociací," doplňuje Petr Kuchař, vedoucí pracovní skupiny Elektronické standardy výměny dat ICT UNIE a spoluzakladatel firmy ABRA Software.