Jak se lidé a firmy dokázali přizpůsobit podmínkám práce na home office

Epidemická situace a následná vládní opatření proti šíření pandemie ovlivnili způsoby komunikace na soukromé i pracovní úrovni prakticky u všech lidí na světě. Nové podmínky přinášely nové výzvy a sociální izolace společně s nedostatečnou komunikací s kolegy byly jedním z nejdiskutovanějších problémů u zaměstnanců pracujících z domova.

Společnost Kaspersky provedla průzkum mezi 4303 specializovanými IT pracovníky z 31 zemí, aby zjistila, jak se firmy a lidé dokázali přizpůsobit těmto novým podmínkám a jak nové způsoby práce souzní s pohodou zaměstnanců.

Zatímco většina z nich se úspěšně přeorientovala na digitální komunikaci, značný počet respondentů si nedokázal osvojit život na dálku a stále se cítí být v izolaci (39%), když pracuje z domova.

Šest z deseti zaměstnanců (61%) se při práci na dálku necítí být izolováno a 37% z těch, co mohou pracovat z domova, si dokonce pochvaluje lepší komunikaci s kolegy než v kanceláři.

Podle průzkumu umožňuje rozsáhlé využívání nefiremních komunikačních služeb lepší spojení, ale zároveň zvyšuje úroveň rizika kybernetických hrozeb ze strany nemonitorovaných IT zařízení a zdrojů.

Nefiremní komunikační služby a osobní zařízení mohou způsobit problémy

Jedním ze způsobů, jak vylepšit kontakty s kolegy při práci z domova, by mohlo být rozsáhlé využívání nefiremních komunikačních služeb, jež se podle průzkumu zvýšilo a požaduje je více než polovina respondentů.

Komunikace pracovních záležitostí prostřednictvím nefiremních e-mailových účtů vzrostla z 67 na 69%, využívání nefiremních messengerů z 61 na 64%, nefiremního softwaru pro plánování zdrojů ze 42 na 45%, platforem pro videokonference z 83 na 86% a sociálních sítí z 67 na 70%.

Problém je v tom, že méně formální interakce mezi kolegy prostřednictvím nefiremních prostředků nejen že usnadňuje komunikaci a dává jim pocit lepšího propojení, ale také zvyšuje riziko kybernetických útoků na firmu. Takzvané stínové IT služby nejsou nasazovány a kontrolovány firemními IT odděleními a jejich používání by mohlo být potenciálně nebezpečné. Stejně jako používání osobních zařízení pro firemní účely.

Při nedávném průzkumu agentury Ipsos pro společnost Kaspersky v České republice uvedlo 54% respondentů, že jim zaměstnavatel umožňuje používat osobní zařízení pro práci z domova.

Šest z deseti takových zaměstnavatelů se ujistilo, zda daný zaměstnanec na takovém zařízení používá bezpečnostní software, ale pro 39% to nebylo důležité.

"Lidé obvykle používají další nástroje z velmi dobrých důvodů. A není nic špatného na tom, když si zaměstnanci snaží usnadnit práci a komunikaci. Nefiremní služby nebo aplikace samozřejmě nemusí být nutně škodlivé. Neumožňují však bezpečnostním a IT specialistům získat úplný přehled o digitální infrastruktuře firmy. Vede to ke zvýšenému riziku, protože firemní specialisté na kybernetickou bezpečnost neberou při modelování hrozeb, diagramu toků dat a plánování v úvahu neoficiální a neschválené nástroje. IT oddělení také nekontrolují přístup k neoficiálním službám a zaměstnanci mohou ohrozit cenná firemní data, například přidáním nových neoprávněných členů do firemního chatu nebo tím, že z něj neodstraní bývalé spolupracovníky. Mezi další znepokojivé aktivity patří neopatrné používání neopravených aplikací nebo nesprávné nastavení soukromí, které vede k úniku dat. Manipulace s osobními údaji prostřednictvím nespolehlivých služeb navíc může vést k pokutování dané společnosti za porušení zákona o ochraně osobních dat," říká Andrey Evdokimov, vedoucí oddělení informační bezpečnosti ve společnosti Kaspersky.

Doporučení pro bezpečnou komunikaci zaměstnanců firem na home office:

Existují speciální nástroje, které poskytují přehled o cloudových službách a zaměstnancích, kteří k nim mají přístup z firemních zařízení - tato funkce je k dispozici u bezpečnostního nástroje Kaspersky Endpoint Security Cloud, který také poskytuje silnou ochranu koncových bodů pomocí EDR vyhrazené funkce zabezpečení dat

Zorganizujte základní školení kybernetické bezpečnosti pro zaměstnance - můžete ho udělat online a mělo by zahrnovat základní postupy včetně těch, jež chrání před phishingem, jako je správa účtů a hesel, zabezpečení e-mailů, zabezpečení koncových bodů a monitoring webu - takové školení můžete provést např. prostřednictvím Kaspersky Automated Security Awareness Platform

Zaveďte zásady přístupu k firemnímu majetku, včetně e-mailových schránek, sdílených složek a online dokumentů, udržujte jej aktuální a odeberte přístup, pokud zaměstnanec opustil společnost, používejte software pro zabezpečení přístupu ke cloudu, který pomáhá spravovat a monitorovat aktivitu zaměstnanců v rámci cloudových služeb a prosazujte používání zásad jeho zabezpečení

Vypracujte jasná pravidla pro používání externích služeb a zdrojů - zaměstnanci by měli vědět, které nástroje by měli nebo neměli používat a proč, pokud chtějí pro práci používat nový software, měl by existovat jasný postup schvalování s IT a dalšími odpovědnými rolemi