Digitalizace snižuje náklady na zpracování firemních dokumentů

Poptávka po digitalizaci firemních dokumentů v Česku sice roste, většina firem má ale v této oblasti stále rezervy. Nové technologie přitom snižují náklady na zpracování dokumentů digitalizací až o více než polovinu. Ruční přepis z papíru do počítače se nevyplatí - převeďte z něj data do systému na jedno kliknutí!

Při zavádění digitalizace se firmy často omezují pouze na jeden typ dokumentu či oddělení - např. fakturaci. Mohou však také současně zefektivnit své workflow automatizací zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů.

V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řízení jejich životního cyklu uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové ERP systémy nebo na další automatizované firemní procesy.

Základem digitalizačních funkcí je tzv. OCR zpracování. Díky této funkci dokáže systém rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby, a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů.

Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování pak navazují další služby, např. řízené firemní procesy, jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

"Od roku 2015 jsme v České republice vytěžili přes dvacet jedna milionů stran. To jsou miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, tisíce ušetřených hodin a miliony korun úspor na nákladech. Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř 300000 Kč. Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že 80% firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí," říká Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.

Služby spojené s digitalizací dokumentů poskytuje Konica Minolta na českém trhu již celkem deset let.

Článek Konica Minolta Business Solutions Czech ze dne úterý 11. února 2020

Další články od Konica Minolta Business Solutions Czech