Řízený oběh elektronických dokumentů přináší firmám značné úspory

Systém K2 Five pomáhá firmám v zavádění digitální transformace a moderních automatizovaných procesů. Jejich využití jim pomůže výrazně snížit administrativní zátěž a provozní náklady v řádech až stovek tisíc korun ročně.

Systém K2 Five od Konica Minolta je vhodný pro subjekty, které jsou zatíženy velkým množství formulářů, dokumentů a interních procesů, jako jsou výrobní či účetní firmy, banky, energetické společnosti nebo zdravotnická zařízení. Například pouze digitalizací a řízeným oběhem faktur může středně velká firma dosáhnout úspor až půl milionu korun.

Systém K2 Five je k dispozici také v cloudové variantě, která nevyžaduje počáteční investice do pořízení hardwaru či softwaru, pouze platby za službu. Uživatelům nabízí možnost vytvářet automatizované procesy bez pokročilých IT znalostí, uživatelské rozhraní přizpůsobené mobilním zařízením nebo vyšší míru zabezpečení.

Nová verze systému nabízí jednoduché intuitivní ovládání na principu Drag & drop. Uživatelé mohou rovněž využít už předpřipravených šablon pro ty nejčastěji zpracovávané firemní procesy, jako jsou žádosti o dovolenou či nástupu nového zaměstnance.

K2 Five lze propojit se všemi běžně využívanými firemními IT nástroji, jako jsou e-maily, podnikové systémy (DMS, ERP, MES či účetní software) a cloudová úložiště. Rozšiřuje také přínosy nástrojů Office 365, například Flow. Je rovněž univerzální z pohledu napojení na zdroj dat. Ten může zákazník dle své potřeby kdykoli změnit a v rámci systému jednoduše nastavit zdroj nový.

Systém dále nabízí funkci validace procesu v reálném čase, již ve chvíli jeho vytváření. Uživatelé tak mají okamžitou zpětnou vazbu, zda zvolený postup neobsahuje chyby či riziková místa. Zvyšuje rovněž míru zabezpečení správy procesů, zejména v rámci možností udílení individuálních oprávnění ke konkrétním úkonům.

Oproti předchozí verzi blackpearl disponuje K2 Five vyšší úrovní reportů, které umožňují podrobnější monitoring, včetně integrace s nejnovějšími BI nástroji.

Zavedení řízeného oběhu faktur - příklady úspor:

Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6000 faktur ročně, u zhruba 30% faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu - z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 tisíc Kč ročně.

Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin za rok, při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 tisíc Kč ročně.