Obnova fyzických archivů dokumentů pro OSA

Významnou částí zakázky pro Ochranný svaz autorský byla kompletní přestavba stávajícího archivu včetně inventarizace. Rekonstrukce zahrnovala např. novou elektroinstalaci, vzduchotechniku nebo zavedení systému pro řízený odchod vlhkosti ze stěn.

Prostory OSA určené k archivaci a skladování dokumentů nyní odpovídají požadavkům na dlouhodobou a spolehlivou archivaci. Kromě inventarizace dokumentů zajistila Konica Minolta také projektový a koordinační dohled nad technickými aspekty celé rekonstrukce. Podle statistik Konica Minolta tisíce archivů v České republice mají nevyhovující podmínky pro dlouhodobé uložení dokumentů.

"Potenciál pro vylepšení dokumentových archivů nacházíme zhruba u každého třetího zákazníka. Naše řešení je vhodné pro všechny firmy, úřady či instituce, kterým nevyhovuje aktuální stav uskladnění jejich listinných dokumentů. Kompletní revitalizace archivů vede ke zvýšení bezpečnosti dat, snížení chybovosti při zpracování dokumentů a zrychlení práce. Řešení pro OSA zahrnovalo analýzu a inventarizaci veškerých uskladněných dokumentů. Zavedli jsme nový spisový řád a uskutečnili celkovou přestavbu dvoupatrového archivu. Součástí inventarizace dokumentů byla také jejich částečná digitalizace, chemické čištění a obnova. Zavedli jsme rovněž jednotný spisový řád, který autorskému svazu zjednoduší veškerou práci s dokumenty," upřesňuje Petr Mikulec, obchodní ředitel oblasti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Nově vybudovaný centrální archiv OSA zahrnuje dvě suterénní patra o celkové rozloze 130 m2. Zrekonstruovaný archiv bude nyní OSA využívat pro uložení gramofonových desek, knih, smluv a všech interních dokumentů.

"Dispoziční úpravy a instalace pojízdných regálových systémů nám umožnily zdvojnásobení kapacity archivu a uskladnění desítek tisíc dokumentů, notovin, dobových materiálů, a hudebních nahrávek na vinylech, audiokazetách a cd, z nichž nejstarší nosič je z roku 1933. Díky tomu můžeme nyní prostory využít jako centrální úložiště pro potřeby celé budovy," vysvětlil Roman Strejček, předseda představenstva OSA.

Článek Konica Minolta Business Solutions Czech ze dne pátek 20. listopadu 2015

Další články od Konica Minolta Business Solutions Czech