David Reichel

Ředitel divize eBusiness společnosti GRiT

Na EDI přešli v Muzikeru v roce 2021 a od té doby do něj zapojují také své české a slovenské dodavatele. Aby totiž automatická výměna dokladů mohla fungovat, musí řešení zavést obě strany.

Pro firmy je klíčové, aby se přes EDI propojily nejprve s dodavateli, se kterými si vymění největší množství dokladů. Čím víc dokladů přes EDI zpracují, tím víc času a peněz ušetří. Automatizace toku dokladů je přitom jednou z nejčastějších cest, jak firmy začínají s digitalizací.

V roce 2022 jsme provedli průzkum mezi stovkami českých firem a 60 % nám potvrdilo, že stejně jako Muziker začínali digitalizací nákupního procesu. Tedy elektronickou evidencí a automatickým zpracováním dokladů, jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury.

Zvýšený zájem o EDI je v gastro segmentu logický. Velké procento dodavatelů, kteří hotelům a restauracím dodávají zboží, už EDI využívá pro komunikaci s obchodními řetězci a online supermarkety. Díky tomu mají podniky v gastru snazší podmínky pro zavedení EDI než jiné trhy.

Gastro provozy ve svých systémech obvykle využívají zjednodušenou evidenci surovin pro manuální objednávání zboží. Dobrá zpráva je, že i v těchto případech dokážeme efektivně automatizovat proces příjmu zboží i následnou likvidaci faktur.

Hotely a restaurace si však více než kdy dříve uvědomují benefity zavádění objednávek a začínají měnit proces nákupu, což vede k aktualizaci využívaných ERP systémů a rozšíření EDI komunikace.

Albert portál je šitý na míru malým dodavatelům, kterým stačí bezpapírová výměna účetních dokladů pouze s Albertem. Je to jednoduché internetové rozhraní, které bych přirovnal k e-mailu. V internetovém prohlížeči si dodavatelé otevřou portál, přihlásí se a fakturují nebo řeší objednávky.

Nic neinstalují, nepotřebují žádný software nebo službu. Zároveň nic neplatí, veškeré náklady nese Albert.

Skvělým příkladem je zpracování faktury, kdy informační systém může fakturu automaticky porovnat s příjemkou a zkontrolovat, zda dodavatel fakturuje správné plnění. Stejně tak lze proti objednávce ověřit, zda je na faktuře očekávaná cena. Pokud vše sedí, je doklad automaticky zpracovaný a fakturant nebo účetní do procesu vstupují pouze v případě, kdy automatická kontrola najde rozdíly.

Aby měl odběratel z EDI co největší užitek, musí se do systému zapojit co nejvíce jeho dodavatelů, zejména pak ti největší. S tímto umíme našim klientům pomoci a bereme to jako důležitou součást zavádění EDI. Budeme rádi, pokud se nám u Pilulky podaří zapojit 100% dodavatelů a firma tak nadobro skoncuje s e-mailovými nebo papírovými objednávkami a fakturami. Věříme totiž, že právě v tom je budoucnost obchodní komunikace.

Implementace nového systému ORiON EDI, který v elektronicky strukturovaných zprávách posílá a přijímá objednávky, dodací listy a faktury, byla hotová za dva měsíce.

Její součástí bylo i zapojení dodavatelů PPG Group - všechny jsme kontaktovali a předali jim přesné pokyny, jak EDI aktivovat nebo na něj přejít. Klient v tomto ohledu nemusel nic řešit.