Agendový systém - nezbytnost

Vize úplného elektronického podání nemůže být naplněna bez fungujícího integrovaného systému podporujícího výkon agend. Úplné elektronické podání má zajistit vyřízení životní situace a poskytnout přehled o řešených životních situací, ať již byly realizovány elektronicky nebo cestou fyzického dokumentu či osobním podáním.

Samotné pěkné inteligentní formuláře a graficky vyšperkovaný portál občana zajistí jen vstup nových podání, ale nikoli poskytování průběžných informací o stavu podání či o dlouhodobých vztazích občana s organizací.

Téma úplného elektronického podání zahrnuje:

• průběžné automatické poskytování informací občanovi (obecně podateli) o stavu vyřizování podání
• vstup elektronického podání (dokumentu) prostřednictvím formuláře nebo i bez něho
• promítnutí dat z podání do odpovídající agendy bez jejich přepisování "automaticky"
• informace o vyřízení podání občanovi

Celý mechanismus úplného elektronického podání musí mít oporu především v jednoznačné a bezpečné identifikaci občana a zpracování takového podání pak v celostátním sdíleném datovém fondu, stojícím zejména na datech základních registrů a propojených agendových systémů (např. AISC, AISEO, ISKN), a samozřejmě také ve vlastním datovém fondu organizace.

Zajištění vstupu elektronického podání začíná u přesného a aktuálního popisu životních situací a musí být podpořeno odpovídajícím formulářem. Formuláře podání, kterým se zahajuje životní situace a vzniká "vztah" občana s organizací, si mohou vystačit bez dat agendového systému. Formuláře podání, kterým se doplňuje nebo mění již probíhající životní situace nebo existující vztah občana s organizací, jsou však na datech agendového systému silně závislé.

Co je mi jako občanovi platné, že mohu např. požádat o změnu nádoby na komunální odpad nebo četnosti jejího svozu, když musím zadat všechny informace znovu jako při prvotním podání. Mnohem raději bych jen upravil existující vztah ve formuláři, ve kterém je stávající nádoba a četnost svozu již vyplněna.

Data z podání učiněného prostřednictvím formuláře by měla být automaticky promítnuta do agendového systému pro zpracování v příslušné agendě nebo agendách. V případě komplexních podání zajistí agendový systém jejich rozdělení do příslušných agend. Tím dojde ke zjednodušení vstupu a zmenší se i riziko chyb při přepisu dat ze vstupních podkladů. Zvýší se také efektivita zpracování podání na straně organizace.

Elektronizace zpracování podání v agendovém systému umožní průběžné poskytování informací z agendového systému občanovi o průběhu a výsledku zpracování podání, a to nezávisle na vystavovaných dokumentech a dlouhodobě. Dlouhodobé poskytování aktuálních informací je důležité zejména pro déle trvající vztahy občana s organizací, např. v agendách místních poplatků či nájemních vztahů.

Lze tak např. upozorňovat na splatnost poplatku s možností přímé platby na portálu města. Nezávislost poskytovaných informací na vystavovaných dokumentech umožní jemněji členit proces zpracování životní situace občana a informovat i o změnách procesu, při kterých žádný dokument nevzniká. Poskytované informace jsou důvěrné a musí být poskytovány adresně pouze občanovi (subjektu), jehož se týkají, a to bez ohledu na způsob jejich poskytování.

Nesmírně důležité je zde hledisko automatizace poskytování informací, která zajistí správnost, důvěryhodnost a včasnost informací a nezpůsobí zvýšení pracnosti zpracování agendy.

Agendový systém PROXIO umožňuje automatický vstup dat z formuláře nezávisle na použitém formulářovém systému. Formulář může pocházet z interního formulářového systému PROXIO nebo z jiných systémů, jako je Adobe LiveCycle či formuláře software602. PROXIO podporuje různé formy poskytování informací a upozorňování nezávisle na použitém portálovém řešení.

Nezbytnou podmínkou pro drtivou většinu podání je jednoznačná a bezpečná identifikace občana, podatele, tedy subjektu, který prodání provedl. Stejně tak je bezpečná identifikace nezbytná pro poskytování důvěrných informací adresně konkrétnímu občanovi. Systém PROXIO obsahuje nástroje po jednoznačné provázání občana s "jeho daty" v systému, ať již tato data vznikla z elektronického podání nebo jiným způsobem (například již aktuálně v systému existují).

Téma úplného elektronického podání je komplexní a není možné podcenit žádnou jeho část. Velmi pravděpodobně nedojde k podcenění významu formulářů jako nositelů podání, ale snadno může být podceněn význam agendového informačního systému. Ten je přitom pro úspěch tohoto tématu zcela kruciální.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne pondělí 18. dubna 2016

Další články od MARBES CONSULTING s. r. o.