Informační systém jako solidní základ pro otevřený úřad

Otevřený, bezpečný a pro občany přínosný úřad musí být založen na fungujícím integrovaném informačním systému, který přijímá a zpracovává vstupy od občanů a poskytuje jim informace založené na procesním zpracování agend.

Téma otevřeného úřadu a úplného elektronického podání v posledním období doslova hýbe veřejnou správou. Často se setkáváme s představou, že otevřeného úřadu je dosaženo zveřejněním chytrých formulářů a poskytnutím informací na portálu občana. Tato představa je ovšem velmi zjednodušující.

Úplné elektronické podání (ÚEP) je nutné vnímat jako uzavřený proces, který z pohledu občana začíná podáním a končí poskytnutím informací o vyřízení podání. Uskutečněné podání automaticky vstoupí do agendového systému, který vytěží data z podání, podpoří proces jeho zpracování a poskytuje průběžné informace o stavu vyřizování. Spisová služba plní roli evidence došlého podání a dalších dokumentů odesílaných nebo přijímaných v průběhu jeho vyřizování.

Zpracování podání i zpracování agend jako takové musí být procesně orientované, aby bylo možné sledovat průběh zpracování a poskytovat odpovídající informace občanům i dovnitř úřadu. Poskytovat informace občanům pak lze prostřednictvím portálu občana a aktivním rozesíláním informačních zpráv. Informace poskytuje agendový systém v návaznosti na zpracování agend, ať již jde o reakci na podání nebo o průběžnou činnost, např. vyměření poplatku.

Poskytnutí skutečně osobních informací, tj. informací určených konkrétnímu občanovi, je podmíněno bezpečným rozpoznáním identity občana, který k informacím přistupuje. Toho lze dosáhnout registrací občana na úřadu nebo lépe využitím budované národní ověřovací autority (NIA).

Samotné rozpoznání identity občana pro poskytnutí informací nestačí - je nutné bezpečně a automaticky propojit identitu s agendovými daty občana, která jsou oddělená po jednotlivých agendách. Bezpečnost proto nezahrnuje jen spolehlivé ověření občana, ale také spolehlivé vyhledání jeho dat v agendovém systému.

Integrovaný informační systém úřadu je nezbytnou podmínkou pro dosažení efektivně fungujícího otevřeného úřadu. Jeho základem je pak agendový systém podporující procesní zpracování agend, např. agendový systém PROXIO.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne pondělí 21. listopadu 2016

Další články od MARBES CONSULTING s. r. o.