Moderní a otevřený úřad s podporou ELOGIO

Školení schopností komunikace úředníků s klienty úřadu jsou stejně důležitá jako i jejich odborná školení. Velmi dobrým pomocníkem v tomto procesu je ELOGIO - vzdělávací portál pro e-learning a semináře se zaměřením na veřejnou správu.

Moderní úřad musí být nejen otevřený veřejné kontrole svých činností, ale zároveň musí být dostatečně vstřícný ke svým konkrétním klientům ve všech formách kontaktu s nimi. V dnešní době, kdy jsou informační a komunikační technologie zcela běžnou součástí našich životů, je dosažení otevřeného a vstřícného úřadu bez použití těchto technologií prakticky nemožné.

"Pro klienta úřadu je důležité, aby vždy věděl, jak má postupovat, jaké podklady potřebuje a jaké formuláře musí vyplnit. Tyto postupy bývají popsány v životních situacích, které má řada úřadů již zpracované. Popisy životních situací včetně případných doprovodných formulářů musí být bezvýhradně přesné a odpovídající potřebám klienta, nikoli vykonávaným agendám - např. co udělat při přestěhování apod. Není nic horšího než si doma pohodlně vyplnit formulář a na úřadě zjistit, že je nutné vyplnit jiný. Nezbytná je proto důsledná průběžná aktualizace životních situací včetně formulářů a jejich zpřístupnění přehlednou formou v prostředí internetu," říká Jiří Krejnický, hlavní architekt společnosti MARBES CONSULTING.

Klientům úřadu nestačí jen učinit podání vůči úřadu, ale musí také znát stav jeho zpracování. Poskytnutí skutečně osobních informací je podmíněno bezpečným rozpoznáním identity klienta, který k informacím přistupuje. Jak tuto identitu bezpečně podchytit a ověřit? Jako nejpřirozenější se jeví využít systému datových schránek, který spravuje ověřené identity držitelů datových schránek a poskytuje nástroje pro ověřování (autentizaci). Bohužel, jen mizivé rozšíření datových schránek mezi občany (zřízeno je kolem 630 tisíc datových schránek včetně schránek právnických osob a veřejných institucí, obyvatel starších 15 let je oproti tomu kolem 9 milionů) je staví do role pouze doplňkového ověřovacího mechanismu.

Proto je nezbytné zajistit ověřenou registraci klientů, uživatelů portálu občana, prostřednictvím osobního kontaktu či ověřené žádosti přijaté poštou. Správa identit a přístupů je tak zásadní podmínkou pro automatizované poskytování skutečně osobních informací z probíhajících řízení, periodických poplatků (splatnost poplatku, přehled předpisů a plateb) a dalších vztahů klienta s úřadem.

Naplnit tuto podmínku lze využitím identitního systému EOS ve spojení s nástrojem PROXIO pro ověřenou registraci uživatelů. Tak lze jednoduše zaregistrovat uživatele i s ověřením v základních registrech a propojit jej automaticky s jeho aktuálními i budoucími řízeními, poplatky a dalšími případy. Nástroj pro ověřenou registraci lze jednoduše používat prakticky bez školení, např. na informační přepážce.

Poskytování osobních informací lze vhodně doplnit aktivním informováním klientů prostřednictvím rozesílání informačních zpráv. Informační SMS nebo e﷓mailové zprávy lze generovat z vedených agend a rozesílat klientům na poskytnuté kontaktní údaje, jejichž poskytnutí nemusí být nutně spojeno s registrací.

To umožňuje výrazně zjednodušit, zefektivnit a zlevnit odesílání informací např. o výši a splatnosti poplatku. Aktivně lze rozesílat také informace veřejné na základě neověřené registrace klientů např. na portálu občana. Systém AGENDIO podporuje cílené rozesílání informačních zpráv z evidovaných případů i bez registrace uživatele do portálu občana.

Zveřejňování informací lze považovat za základní kontrolní nástroj přístupný laické veřejnosti, proto je nezbytné podávat informace tak, aby byly snadno dostupné, pochopitelné a umožňovaly vnímat souvislosti. V principu by měly být zveřejněny všechny údaje, které zveřejnit lze - záměry, veřejné zakázky, smlouvy, objednávky, rozpočet, rozhodnutí orgánů úřadu, ale též nejrůznější studie. Před zveřejněním informací je nutné vždy zvážit legislativní omezení a zavést nástroje a postupy zajišťující anonymizaci osobních a jinak citlivých údajů, stejně jako schvalovací procesy.

Fungující integrovaný informační systém úřadu zveřejňování informací výrazně usnadní. PROXIO podporuje zveřejňování informací o rozpočtu, smlouvách, objednávkách a dalších. Zveřejnění je podpořeno nástroji pro anonymizaci, pro schvalování s definovatelným workflow a pro zpřístupnění zveřejněných dat na stránkách organizace či promítnutím do celostátních rejstříků, jakým je např. registr smluv.

Zatímco pro zveřejněné informace je cílovým konzumentem člověk, pro OpenData je cílovým konzumentem stroj. OpenData jsou také zveřejněná data, ovšem určená pro další strojové zpracování. Je nutné poskytovat je formou a ve formátech, které umožní nejen prvotní zpracování, ale i případné aktualizace, a vždy s technickým i slovním popisem jejich struktury.

Pro jejich poskytování je fungující integrovaný informační systém nezbytnou podmínkou. I v jejich případě je nutné dbát na legislativní omezení a zamezit poskytnutí dat osobních či jinak citlivých. PROXIO jakožto vnitřně integrované řešení a řešení integrované do prostředí organizace představuje velmi dobrý základ pro poskytování otevřených dat.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne středa 6. ledna 2016

Další články od MARBES CONSULTING s. r. o.