EDI řešení integrovaná s ERP zrychlují elektronickou výměnu informací v obchodním styku

Úspěšná integrace EDI a ERP vyžaduje zajištění oboustranného exportu a importu dat - na jedné straně příprava formátů pro výstup z ERP odesílatele a na straně druhé příprava datových formátů pro vstup do ERP příjemce.

Tvorba dokumentů probíhá tzv. "EDI mapováním" extrahovaných dat do správných datových segmentů, ke kterým musí být zároveň přidány "obalové" údaje potřebné ke zkompletování EDI dokumentu. V případě výměny EDI dokumentů napřímo bez poskytovatele musí být nakonfigurován EDI konvertor a komunikační software pro odesílání a přijímání dokumentů.

Vlastní integrace by měla začít analýzou rozsahu mapování dat. Poté probíhá samotné mapování pomocí použitého EDI softwaru. Nakonec může následovat vývoj vycházející z rozsahu customizací integrovaného ERP, případně vývoj chybějících mapovacích prvků.

V dalších fázích integrace dochází k podrobné analýze každého zúčastněného obchodního procesu v každé zapojené aplikaci. Na konci realizace musí být všechny procesy a aplikace schopny sdílet data.

Ukázkový příklad EDI řešení

Zákazník odesílá svému dodavateli EDI zprávu, která obsahuje nákupní objednávku zboží X. Ta je automaticky generována z informačního systému zákazníka ve chvíli, kdy objem skladových zásob zboží X klesne na předem definované minimum. Tím je kontinuálně udržován minimální skladový stav zásob produktu X.

Dodavatel ve svém ERP verifikuje příchozí objednávku a následně spouští proces vyskladnění, zajišťuje dodávku zboží a fakturaci. ERP dodavatele automaticky generuje další obchodní doklady (dodací list, příjemka, faktura), které odesílá zpět přes EDI do systému zákazníkovi.

V závislosti na formátu EDI dokumentu s sebou doklady nesou údaje např. o termínech dodání, informace o splatnosti a pokynech pro platbu, které se následně zobrazují v systému zákazníka.

Celý proces od vygenerování objednávky až po příjem faktury za zboží X může být řízen automaticky bez jakéhokoli zásahu lidského faktoru a manuálního zpracování obchodních dokumentů.

Benefity EDI & ERP

Často bývá integrace EDI a ERP příležitostí pro komplexnější změnu obchodních procesů. Důvodem je fakt, že právě přínosy na strategicko-obchodní úrovní, jsou považovány za největší přidanou hodnotu nasazení EDI řešení. Uživatelé ERP se rozhodují rychleji díky přístupu ke stavu všech probíhajících transakcí v reálném čase.

Jsou schopni pružněji reagovat na měnící se požadavky zákazníků a celého trhu. V konečném důsledku se tak zkracuje doba celého business procesu. EDI navíc poskytuje „společný obchodní jazyk“, což zvyšuje pravděpodobnost vzniku nových obchodních kontraktů a zjednodušuje vstup do nových regionů.

Synchronizace obou klíčových systémů poskytuje maximální transparentnost celého dodavatelského řetězce. Zapojené subjekty jsou schopné rychleji zpracovávat objednávky a zkracovat dobu dodávek. Cyklus objednávek je dynamický a umožňuje přesně řídit cash-flow. Benefitem je také snazší zapojení všech nových EDI článků do dodavatelsko-odběratelského řetězce.

Integrace EDI a ERP výrazně sníží manuální úsilí uživatelů, zvýší jejich produktivitu v celém procesu a zvýší kvalitu dat. Uvedená zlepšení představují základní kámen pro vynikající podnikatelskou agilitu a růst objemu produkce. Efektivnější služby poskytované zákazníkům vedou k jejich vyšší spokojenosti, většímu počtu objednávek a vyšším výnosům.

Pokud EDI pracuje efektivně vedle ERP, umožňuje zkrátit reakční dobu na dotazy zákazníků a rychle a přesně řešit zpracování objednávek, dodávek či faktur. Pokud jste schopni ve stejném čase poskytovat více partnerům větší množství informací, zefektivníte i jejich nákupní proces a snížíte jejich náklady na nákup. To přináší významnou konkurenční výhodu bez ohledu na to, v jakém businessu se realizujete.

Výběr správného EDI dodavatele

Společnosti, které vybírají celopodnikový systém, často spojují výběr EDI a ERP. Pokud je aktuálním tématem pouze výběr EDI řešení a jeho integrace do stávajícího ERP, jeho poskytovatel by měl být první, koho oslovíte jako potenciálního EDI dodavatele. Nejlépe může identifikovat a doporučit vhodné a integrovatelné EDI řešení vzhledem k obchodním potřebám a současnému nastavení procesů.

Nasazení obou systémů jedním implementátorem bude provázeno nižší celkovou investicí, hladším průběhem realizace a po spuštění oceníte jednotnou podporu. Velkým benefitem je také záruka kompatibility rozhraní obou systémů, a to i při pozdějších aktualizacích jednoho z nich.

Při implementaci ERP a EDI řešení dosáhnete nejvyšší efektivity a nejnižších nákladů, když každá implementace bude probíhat samostatně svým tempem, což ve výsledku minimalizuje celkový čas potřebný pro oba projekty.

Ideální volbou je tedy takový dodavatel ERP, který je schopen nabídnout EDI řešení integrované přímo v informačním systému.

Náklady na pořízení EDI řešení

Výpočet nákladů na implementaci EDI řešení vychází z přístupu, kterým k pořízení EDI systému přistoupíte. Z hlediska funkčnosti jsou níže uvedené typy řešení totožné, ovšem významně se liší v náročnosti na jejich pořízení a provoz.

Vlastní EDI síť

K vývoji vlastního EDI řešení nejčastěji přistupují velké společnosti, které zaujímají v roli dodavatele ve vztahu ke svým odběratelům dominantní postavení. Tento in-house přístup přináší jistoty v podobě možnosti absolutního interního řízení, kontinuální kontroly všech zapojených procesů a také bezpečnost zacházení s daty v rámci dodavatelského řetězce.

Na druhé straně vybudování vlastního systému EDI s sebou nese rozsáhlou investici - do samotného EDI softwaru, komunikačního softwaru, mapovacího a překladového softwaru, vlastního týmu EDI specialistů.

EDI řešení třetích stran

Většina společností volí pro nasazení EDI řešení některý z produktů třetích stran. Zde lze vybírat z několika možností a ovlivnit tak výši počáteční investice. Volba také závisí na IT zázemí investora a požadavcích protistrany.

Nabízí se široká škála dostupných EDI produktů od jednoduchých jednostupňových řešení pro vybraný segment obchodních procesů až po komplexní řešení, která obsáhnou veškerá data potřebná pro import a export z ERP systému a zajistí jejich přenos ostatním EDI partnerům.

Využití služeb poskytovatele EDI (SaaS) - Při implementaci EDI řešení založeného na službách providera odpadá odesílateli (příjemci) EDI zpráv potřeba vlastní infrastruktury v podobě specializovaného konvertoru a softwaru pro komunikaci. To snižuje počáteční investici, ale zvyšuje náklady za služby providera. Proces přenosu EDI zpráv potom probíhá následovně: Odesílatel dokumentu odesílá data přes k EDI poskytovateli a ten je pomocí vlastních konvertorů mění na interní standardizovaný formát (EDIFACT, XML, CSV, atd.). Před následným odesláním zpráv příjemci mění EDI konvertor data na formát, který odesílá do ERP příjemce dokumentu.

Integrované EDI (konvertor + komunikační software) v ERP => komunikace přímo s protistranou - EDI konvertor představuje aplikaci, která mění (konvertuje) data poskytovaná informačním systémem odesílatele do formátu, který je mezi obchodními partnery používán pro přenos zpráv. Po přijetí zprávy pak EDI konvertor na straně příjemce mění data do definované podoby, kterou je schopen zpracovat informační systém příjemce. V tomto případě zůstává odpovědnost za pořízení a správu konvertoru a komunikačního softwaru na straně odesílatele (příjemce) EDI zpráv a s tím souvisí vyšší pořizovací náklady celého EDI řešení.

V případě využití služeb EDI providerů jsou k dispozici různé cenové modely, kdy poplatek poskytovateli je založen na objemu přenášených dat.

Typicky pak bývají platby založeny na tzv. pay-as-you-go systému nebo měsíčním/ročním předplatném za balík služeb. Při počáteční kalkulaci nákladů je potřeba uvážit velikost obchodních partnerů, geografický rozsah a jeho pokrytí vybraným poskytovatelem, potřebnou úroveň podpory a objem a velikost transakcí, které chcete realizovat.

Je tedy velmi důležité analyzovat objem a povahu obchodních transakcí před výběrem dodavatele EDI řešení.