Bezpapírová personalistika s portálovým řešením plusPortal

plusPortal pro personalistiku bez papíru - to je zcela nová generace řešení od PC HELP, která přináší v procesu práce s tzv. e-Zaměstnancem významné novinky. plusPortal ohlídá důležité termíny, přidělí úkoly a podělí se o důležité informace s ostatními lidmi ve firmě přes Internet - Intranet.

HR je jednou z nejvíce "papírově" náročných oblastí a mnoho personalistů tak vítá aktuální trend elektronizace jejich administrativy.

Pojem "bezpapírová personalistika" evokuje na první pohled dojem úplného odstranění papírové podoby práce. Ne všechny papíry však obtěžují. Je příjemné, když si podklady pro práci můžeme vytisknout, odnést ke kávě, popsat poznámkami a schématy. Když si můžeme vzít fascikl dokumentů a s úlevou říct "hotovo!". Můžeme, ale nemusíme.

Možnost volby mezi papírovou a on-line prací umožňuje portálové řešení, které dokáže pojmout a pracovat s daty z jakéhokoliv zdroje (např. textový soubor, Excelová tabulka, HRIS, jiné portály a softwary, atd.). Obejít papíry úplně nelze. Jde hlavně o to, aby se odbouraly nesmyslné a zdržující činnosti a mohlo se pracovat automatizovaně všude tam, kde jsou prostoje vnímány negativně.

plusPortal - jak to funguje

Účelem HR portálu není suplovat funkčnost HRIS (informačních systémů). Jeho cílem je spojovat informace a lidi z různých oblastí. S pomocí sobě typických nástrojů dokáže portál on-line spojit mzdovou účetní s mistrem výroby, personálního manažera s potenciálními uchazeči o práci, zaměstnance s tutory vzdělávání, asistentku s úřady nebo s archivy dokumentů, podřízené s nadřízeným atd. Všechno bez jediného kroku a zbytečné ztráty času.

Kromě spojovacího aspektu nabízí portál vysokou přidanou hodnotu i v oblasti přímé komunikace s uživatelem, zejména při schvalování procesů/dokumentů a při hlídání termínů.

Je to jakási křížená funkce workflow a supervizováni, která má zejména umožnit:

spolehlivé upomínání na blížící se termíny stávajících úkolů, příp. upozorňování na úkoly po termínech a jejich předávání dál
správné nasměrování uživatelů k informacím a seznámení s procesy i bez osobního zaškolení
rychlé informování o nových úkolech a o změnách (mimo jiné např. i formou SMS či e-mailů)
automatizované připomínkování, schvalování a seznamování se s žádostmi a dokumenty

plusPortál - ukázka bezpapírové personalistiky

Adaptační program + zaškolení nového zaměstnance
Do společnosti poskytující služby nastoupila nová zaměstnankyně, paní Kličková, jako asistentka v oddělení realizace zakázek. V prvních dvou měsících se má kromě jiného seznámit s vykazování práce a evidencí jednání se zákazníky. Po přihlášení do portálu si v sekci vzdělávání vyhledá e-learningové kurzy pro danou problematiku. Kurzy si v libovolném čase projde, vyzkouší simulované případy a situace a na závěr složí hodnotící test z obsahu vybraných kurzů. O výsledcích testu je automaticky informován její nadřízený - vedoucí oddělení realizace zakázek.

Nástup zaměstnance
Pražská obchodní společnost rozšiřuje své regionální působení na celou republiku a pro Olomoucký kraj přijala nového obchodního zástupce, pana Rozsívala. Nyní je potřebné zaevidovat ho do systému jako nového zaměstnance. Pan Rozsíval po přihlášení do portálu z domu (Olomouc), vyplní formulář s osobními údaji a uloží ho. Tyto informace se zobrazí personalistce, která na ně může opět být upozorněna také e-mailem nebo SMS. Při cestě pana Rozsívala do Prahy si personalistka zadané informace fyzicky ověří (číslo OP, rodné číslo, vzdělání, atd.), formulář uloží a ten se pak automaticky přenese do karty zaměstnance v personálním a mzdovém systému.