Docházka online bez elektronických snímačů

Nový pohled na docházku přináší webové aplikace, které umožňují získávat podklady pro mzdy buď samostatně - bez jiných softwarů a identifikačních systémů nebo ve spolupráci s nimi.

Většina firem v České Republice již používá pro sledování přítomnosti svých zaměstnanců elektronickou evidenci v docházkovém systému. Obvykle je jeho součástí i bezkontaktní identifikační systém, který přenáší nasnímaná data do softwaru automaticky.

Webové aplikace nabízí svým uživatelům netradiční způsob zpracování docházky. Umožňují využití všech výhod spojených s vlastnostmi internetu - nejsou limitování časem, nemusí docházet do kanceláře či jiného místa, na počítač se neinstaluje žádný software, aktualizace a servis jsou mnohem jednodušší, apod. Firmy při tom nevynakládají finance na pořízení identifikačních systémů, pokud samy nechtějí.

V čem spočívá řešení

Princip této docházky spočívá v tom, že se eviduje pouze doba nepřítomnosti a ta se odečítá od plánovaného fondu pracovní doby. Rozdíl pak tvoří odpracovanou dobu. Předem známá nepřítomnost (dovolená) se odesílá ke schválení, neplánovaná (nemoc) se pouze oznámí. Jedná se o tzv. negativní docházku, která se v  mnohých společnostech využívá již dlouho, ať už s podporou informačních systémů nebo manuálně.

Od ledna 2012 zpřesňuje legislativa pravidla pro evidenci pracovní doby - k prosté evidenci dob je potřeba vést podrobné záznamy také o začátcích a koncích pracovních dob. Dodavatelé docházek založených na této metodice se většinou už stihli tomuto nařízení přizpůsobit tak je i nadále možné vyhodnocovat docházku tímto jednoduchým postupem.

Takto pořízenou docházku lze jednoduše přenést do jiného systému, kde může být např. podkladem pro zpracování mezd. Výše uvedený způsob evidence ocení především společnosti, které provozují větší počet poboček a ty mají menší počet zaměstnanců. Z toho důvodu pro ně není rentabilní instalovat docházkový snímač pro každou pobočku zvlášť.

Jsou to např. sítě prodejen, výrobny tepla, směnárny, jídelny, apod. Rovněž pro externí mzdové účtárny je toto řešení výhodné - jejich klienti jim takto mohou transparentním způsobem předávat podklady pro zpracování mezd.

Docházka ve výrobních prostorách

Ne všichni zaměstnanci však mají svůj pracovní počítač s vlastními přihlašovacími údaji. Každý také není s počítači a jejich příslušenstvím v práci zběhlý, např. pracovníci ve výrobních halách je běžně k dispozici nemají. Firmy řeší tuto situaci pomocí počítačových kiosků, odkud mohou zaměstnanci získat různé informace či kde mohou zadávat data.

Zde se nabízí další příležitost pro použití negativní a webové aplikace. S pomocí populárních dotykových obrazovek mohou uživatelé kiosku pohodlně vkládat žádosti o volno nebo plánovat a oznamovat nepřítomnost, případně práci nad stanovený časový fond. Úspory času jsou v tomto případě zřejmé, stejně jako pružnější komunikace. Evidence a vyhodnocení docházky se tak dostává na zcela novou úroveň.

Kombinace s klasickou docházkou

Evidence přítomnosti formou webové aplikace nachází výborné uplatnění i v provozech, které již mají docházku vyřešenou kompletně, včetně identifikačních a přístupových systémů. Přínosem takovéhoto řešení je především možnost dopředu plánovat volno, schvalovat ho a řešit případné kapacitní problémy.

Závěrem

Docházka je jen jednou z možných oblastí, pro které lze webovou aplikaci použít. S její pomocí lze propojit i zdánlivě nesouvisející agendy a zpracovávat rozličná dat z mnoha systémů. Obecně lze říci, že je webová aplikace plně otevřená a spíše než k hotovým systémům se řadí k nástrojům pro tvorbu plně zákaznických řešení.

Článek PC HELP, a.s. ze dne pondělí 12. listopadu 2012

Další články od PC HELP, a.s.