Správu firemních dat pro energetiku řídí HELIOS Orange

Podnikový informační systém HELIOS Orange a jeho branžové řešení Energo určené pro oblast energetiky řídí provozní agendou a zrychluje fakturaci ve společnosti Czech Energy.

Společnost Czech Energy s.r.o. již od roku 2005 působí v oblasti dodávek energií. Zakládá si na férovém přístupu ke svým zákazníkům - nabízí dobré ceny, vysokou kvalitu služeb a vstřícnost vůči zákaznickým potřebám. Díky tomu se ji i v prostředí výrazné konkurence stále daří získávat důvěru nových odběratelů. Nárůst počtu zákazníků a jejich požadavků si vyžádal nové uspořádání firemních činností, což se kromě jiných oblastí dotklo také správy firemních dat v oblasti fakturace.

Vedení společnosti se proto rozhodlo pořídit nový informační systém, který měl obsáhnout všechny aktuální potřeby společnosti a také garantovat podporu budoucímu rozvoji firmy v nových oblastech.

Cíle a požadavky

Pro řízení firemních procesů v prvních letech působení dostačovala společnosti Czech Energy kombinace ekonomického systému (Ježek Software) a tabulkového editoru MS Excel. V ekonomickém systému probíhalo účtování a vystavování faktur, MS Excel zabezpečoval ostatní evidence, jako jsou údaje k odběrným místům, naměřené hodnoty spotřeb, výpočty plateb za dodanou energii a podklady pro fakturaci.

Tyto agendy však nebyly propojeny, záznamy bylo nutné zadávat opakovaně, fakturace se s nárůstem počtu zákazníků stávala stále více zdlouhavá a náročná.

Hlavní požadavky na nový informační systém systém:

zrychlení a zjednodušení procesu fakturace
sjednocení ekonomické a provozní agendy

Samozřejmostí v očekávání bylo precizní zpracování problematiky dodávek energií. Vedení společnost dále hodnotilo uživatelskou přívětivost systému, možnosti nastavení, reportingové nástroje, cenu a reference.

Dodané řešení

S ohledem na uvedené požadavky byl vybrán informační systém HELIOS Orange a jeho branžové řešení Energo určené pro oblast energetiky, které vyvíjí a implementuje společnost PC HELP, a.s. Díky mnoha referencím představoval osvědčenou volbu.

Czech Energy se pro HELIOS Orange rozhodla v půli roku 2012. Předimplementační studie zmapovala všechny důležité náležitosti a stanovila potřebné milníky. První implementační práce začaly v listopadu 2012 a již v lednu 2013 byly do ostrého režimu zprovozněny první důležité agendy - předpisy záloh, fakturace dodávek, účetnictví, mzdy apod. Další firemní oblasti byly implementovány následně, s ohledem na časové požadavky objednatele.

Uživatelé Czech Energy se projevili jako velmi kreativní a za postupného poznávání systému v průběhu implementace projevovali zájem o další funkcionality. Ty se operativně zakomponovávaly do již hotové koncepce implementace.

Během implementace byl kladen důraz na:

evidenci smluv, odběrných míst a parametrů dodávek
sledování a plánování údržby technických objektů
provádění automatizované fakturace dodávek
tvorbu nákladových kalkulací

Začátkem roku 2014 se Czech Energy na základě svých zkušeností s dodávkami tepla, pro jehož výrobu nakupovala plyn od svých dodavatelů, rozhodla sama vstoupit do procesu obchodování s plynem. Vznikla nová obchodní značka Plyníci, orientovaná zejména na dodávky této komodity domácnostem a ostatním odběratelům.

Implementace tedy po krátké přestávce pokračovala. Velkou výhodou zde byla skutečnost, že uživatelé již dobře znali prostředí systému a osvojovali si pouze speciální funkce spojené s procesem prodeje plynu. Na plyn, stejně jako na další energetické komodity, je řešení Energo plně připraveno.

Informační systém byl dále postupně doplněn o:

podporu obchodní činnosti ve vztahu k zákazníkům a řízení týmů sadou nástrojů CRM včetně webového rozhraní
zákaznický webový portál pro přístup odběratelů k jejich systémovým datům
automatickou komunikaci s operátorem energetického trhu OTE
podporu tzv. plovoucí fakturace dodávek a zálohových plateb
automatické vystavování a úhrady formou SIPO