Účetní firmy vyžadují od ERP systémů rychlost při zapracování legislativních změn

Rychlé zavedení systémů, okamžité zapracování legislativních změn, odbornost, možnost outsorcingu a v neposlední řadě jednoduchou práci se systémem a možnost tzv. kontinuálního účetního období, jsou hlavní požadavky účetních firem na ERP software.

Tradiční tuzemský výrobce podnikových informačních systémů PREMIER system to zjistil při rozsáhlém průzkumu, který provedl na své klientské základně. Právě účetní firmy jsou podle vyjádření zástupců PREMIER z hlediska dat zajímavé. Potřeby těchto společností se totiž liší od běžného firemního zákazníka.

Společnosti napříč trhy mají na ERP systémy odlišné nároky. Z toho důvodu většina výrobců podnikových systémů dodává k základním verzím svých systémů volitelné moduly. Týká se to například firem pracujících v zemědělství či stavebnictví. Zvláštní požadavky mají i firmy specializované na účetnictví.

Nejčastějšími požadavky, které musí vývojáři naplnit a případné nedostatky odstranit jsou:

• snadná editace údajů a práce s více účetními obdobími najednou
• rychlé zapracování legislativních změn a update systému
• odborná komunikace s programátory dodavatele
• rychlost zavedení ERP systému
• možnosti outsourcingu

Snadná editace údajů a práce s více účetními obdobími najednou

Zákazníci z řad účetních firmem často řeší nutnost úprav dokumentů v již uzavřených účetních obdobích, jejich porovnávání a tvorbu přehledů i mimo aktuální období. Vyžadují proto kontinuálnost systému bez „uzamykání“ již skončeného období. S tím souvisí také snadná evidence účetnictví pro zákazníky, kteří se rozhodli pro vlastní fiskální rok. Účetní společnosti, které mají ve správě více takových klientů, žádají přehlednost svého systému a co nejsnazší editaci začátku a konce fiskálního roku.

I proto PREMIER system usnadňuje díky funkci „Kontinuální účetní období“ práci účetním i finančním oddělením firem napříč obory podnikání. Firemní účtárně umožňuje bezproblémový přechod na nový účetní rok a společnost nijak nelimituje při tvorbě přehledů z již uzavřených období, jejich porovnávání nebo při zpětné editaci údajů pověřenými zaměstnanci.

Rychlé zapracování legislativních změn a update systému

Jak již bylo zmíněno, na rozdíl od běžných firem si správci účetnictví více subjektů nemohou dovolit jakékoliv prostoje ve svém hlavním oboru podnikání. V případě odstávky ERP systému by došlo k ochromení činnosti firmy. Jako klíčový požadavek proto uvádějí okamžité zohlednění nových legislativních změn, které jsou v tomto oboru na denním pořádku. Samotný update systému požadují co nejrychlejší a automatický bez nutnosti manuálního stahování dat a jejich zdlouhavé instalace.

Odborná komunikace s programátory dodavatele

Účetní firmy vnímají jako významnou přidanou hodnotu také dobré oborové znalosti na straně techniků a programátorů dodavatele. Pokud přímo programátor mluví "stejnou řečí" jako zaměstnanci účetní firmy, zná jejich každodenní agendu a orientuje se v problematice, značně se zrychlí proces zavádění změn v systému a technická podpora.

Oborové znalosti programátorů se také projevují ve funkcích systému, jeho přehlednosti a drobným vylepšením, které značně zpříjemňují každodenní práci účetních.

Rychlost zavedení ERP systému

Čili s jakou rychlostí dokáží technici od dodavatelské firmy systém u klienta zavést. To je klíčové pro účetní firmy bez ohledu na jejich velikost. Jakékoliv prostoje nebo výpadky systému, byť krátkodobé, by při správě účetní evidence klienta ohrozily samotnou podstatu podnikání firmy. Zástupci účetních firem obvykle vyžadují maximálně 2-3 týdny od navržení do úspěšného spuštění systému.

Možnosti outsourcingu

Zejména dynamicky rostoucí účetní firmy s širším zákaznickým portfoliem dospějí do situace, kdy zavedená podniková IT infrastruktura přestane množství zpracovávaných dat kapacitně zvládat. Mnoho firem proto namísto investic do nového vybavení svěří správu dat výrobci ERP systému. Šetří se tím náklady na samotný HW a jeho správu, ale i na energie a zabezpečení IT vybavení.

Účetním firmám outsourcing umožní také komunikaci s vlastními klienty, kteří mohou online posílat své doklady. Vyžadují jej také účetní firmy s více pobočkami - jednotný vzdálený přístup usnadňuje jejich propojení.

Článek PREMIER system, a.s. ze dne úterý 30. července 2013

Další články od PREMIER system, a.s.