ProfiSpis představuje efektivní a komplexní řešení spisové služby

ProfiSpis je modulární systém pro centrální správu a evidenci dokumentů - od jejich prvotní evidence při vstupu do organizace, přes proces vyřizování, důvěryhodnou archivaci až po skartační řízení. Pokrývá všechny legislativní požadavky dle NSESSS. Cílem každé dodávky tohoto řešení je efektivní a účelné plnění povinností odpovídající všem funkčním, technickým, legislativním a procesním požadavkům.

Spisovou službu musí vést každý subjekt, který má podle zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).

Systém spisové služby je termín definovaný zákonem, je tedy povinný především pro státní úřady a veřejné instituce. Všechny části spisové služby jsou definovány zákonem, což znamená, že na všech úřadech je provozována jednotná spisová služba lišící se pouze jejím dodavatelem.

ProfiSpis je v souladu s legislativou:

• Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
• Vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
• Vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
• Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

• Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu)
• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Spisová služba ProfiSpis

Systém elektronické spisové služby (ESSS) ProfiSpis na jednom místě strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů, nejčastěji faktur, smluv, předpisů a směrnic, resp. dokumentů vydaných a přijatých dle legislativy každé instituce, pro určené typy umí řídit průběh jejich zpracování pomocí workflow.

Zabezpečuje napojení na Czech POINT, připojení elektronického podpisu, pečeti a časového razítka i ověření kvalifikovaného elektronického podpisu zemí EU dle nařízení eIDAS a propojení s ISDS pro úplnou elektronickou komunikaci - plná integrace s ISZR (informační systém základních registrů) pro dodržení relevantnosti dat. Elektronické přílohy převádí do archivního formátu PDF/A-2B včetně konverzí a ověřovací doložky neboli Digitálního skartačního řízení.

Systém je v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně požadavků Národního standardu pro ESSS, eIDAS a GDPR a připraven na atestaci MV ČR.

Klíčové součásti implementace spisové služby

• Dodání potřebných licencí k ESSS
• Provedení předimplementační analýzy
• Poskytnutí potřebného programového vybavení a parametrizace systému
• Implementace a integrace s okolními systémy
• Migrace dat
• Dodání komplexní dokumentace
• Provedení odpovídajících školení
• Zajištění servisní podpory a rozvoje dodaného systému

Technické parametry řešení spisové služby

Implementačně je spisová služba ProfiSpis postavena na řešení MS .NET Core, které lze provozovat jak v prostředí Microsoft Windows Server, tak i na Linux OS či hostovat v jakémkoliv veřejném cloudovém prostředí.

Řešení jako databázi využívá primárně MS SQL Server, jako samozřejmost je možno ji provozovat i na jiné odpovídající databázi. Možná je instalace i v prostředí geoclusteru ve vysoké dostupnosti.

Systém lze škálovat jak vertikálně, tak i horizontálně a má otevřené rozhraní pro integraci na řešení třetích stran.

Článek ProfiSpis ze dne pondělí 31. března 2025

Další články od ProfiSpis