Datová schránka jako dobrý pomocník pro školy v době pandemie

Všechny školy a školská zařízení jsou od roku 2017 ze zákona vybavena datovou schránkou orgánu veřejné moci, jejímž prostřednictvím mohou vyřizovat agendu a zasílat zásilky, které odpovídají online verzi doporučeného psaní. Ne všechny školy ale této možnosti využívají naplno.

Ministerstvo školství a tělovýchovy ČR plánuje zavést pro všechny školy v České republice jednotná pravidla distanční výuky v dobách pandemií podobných vlně koronaviru. Školy by měly nakoupit potřebný software a aplikace, které jim umožní pokračovat ve výuce prostřednictvím videokonferencí.

Poněkud se přitom zapomíná na administrativní pracovníky škol, kteří podstupují riziko při každodenním osobním kontaktu s úřady, na poště či přímo mezi sebou. Proto by se měla školská zařízení vybavit také prostředky pro bezkontaktní komunikaci se svými zřizovateli, úřady a dalšími institucemi, aby byly připraveny čelit případné druhé vlně koronaviru.

Využití datové schránky

Datová schránka nemusí být pouze prostředkem k zasílání dokumentů. Díky speciálnímu nástroji se z ní může stát komplexní prostředek pro vytváření, editaci, anonymizaci a podepisování dokumentů ve formátu PDF.

Tímto nástrojem je aplikace Signer, kterou vyvinula společnost Software602 a po zkušenostech se situací v České republice během první vlny koronaviru ji uvolnila pro školy a pedagogické pracovníky zdarma. Usnadňuje práci s datovou schránkou tak, že ji začnou využívat i laici, kteří ji dosud odmítali.

Dokument PDF lze vytvořit přímo při psaní textu v těle datové zprávy. Jediným kliknutím se text převede do formátu PDF. Pokud je vytvořen mimo datovou schránku, například ve Wordu, a teprve poté převeden do PDF, lze jej doplnit o časové razítko, podle něhož bude patrné, kdy dokument vznikl, a pokud škola má certifikáty pro elektronický podpis, lze doplnit i ten.

Poté je možné dokument jako přílohu datové zprávy odeslat. Při komunikaci s úřady je zasílání datových zpráv zdarma, pokud je adresátem komerční subjekt, je zpoplatněno, ale vyjde levněji než klasická doporučená zásilka u České pošty - a nikdo s ní nemusí chodit do pobočky pošty.

Signer umí do dokumentu PDF převést také fotografii z mobilního telefonu. Například ofocenou účtenku, zápis psaný rukou nebo jakoukoli fotodokumentaci. Opět je lze doplnit časovým razítkem a v případě, že škola disponuje certifikátem pro elektronický podpis, i tímto podpisem.

"Pokud škola potřebuje zaslat návrh smlouvy a nechce v něm nechat citlivá data, může přímo v dokumentu PDF anonymizovat vybrané pasáže. Případně je možné celý dokument zašifrovat a opatřit přístupovým heslem. A v neposlední řadě lze díky Signeru ověřit, zda elektronický podpis na dokumentu, který škola obdržela datovou schránkou, je pravý. Automaticky také vyhledá příjemce datové schránky podle jeho názvu, uživatel si tedy nemusí pamatovat či někde složitě zjišťovat ID datové schránky příjemce zprávy," říká Martin Vondrouš, expert na zavádění nových technologií ve společnosti Software602.

Moderní škola 21. století? Bez papíru!

Datová schránka je však jen základním krůčkem k bezpapírové administrativě a bezkontaktnímu fungování zázemí školských zařízení. Školy mohou využít i sofistikovanější systémy moderní kanceláře, jako je například Sofa - nástroj pro zefektivnění a zrychlení řízení a chodu každé organizace.

Sofa pomáhá udržovat veškerou dokumentaci v elektronické podobě dostupné vždy a odkudkoli všem, kteří k ní mají mít přístup. Nejen ve škole, ale i z domova, pracovní cesty, dovolené nebo už zmiňované karantény.

Převádí veškerý oběh a schvalování dokumentů do online prostředí, v němž je vše pod neustálou kontrolou - od schvalování faktur, smluv a dokumentů, žádanky o dovolené a služební cesty přes požadavky na nákup, servis, školení či na dokumenty k vyřízení a podpisu až po evidenci smluv, příchozí pošty, sledovaných e-mailových účtů, datových zpráv či uzavřených agend.