Využití digitalizace firemních procesů v jednotlivých oborech

Průzkum Software602 zjišťoval, jak jsou společnosti a instituce v různých oborech digitalizované - od interního oběhu dokumentů přes jejich podepisování a archivaci. Nejvíc ze všech oborů se obejdou bez papírové agendy, kterou nahradily elektronickou komunikací a digitální formou schvalovacích procesů.

Průzkum se zaměřil na všechny typy firem podle velikosti - od malých do 50 zaměstnanců, přes střední s 50 až 250 zaměstnanci až po velké firmy a korporace více než s 250 zaměstnanci.

"Digitalizací interních procesů můžou firmy a instituce významně ušetřit čas i peníze. Ať už jde o možnost vynaložit čas na jinou práci, nebo úspory za spotřebovaný papír, tisk, prostory na archivaci fyzických dokumentů nebo o prostý fakt, že při elektronickém oběhu a schvalování dokumentů uživatelé nemusejí být fyzicky přítomní v kanceláři a můžou na nich pracovat odkudkoli. Zajímavý boom zažívá identifikace uživatelů prostřednictvím BankID. Mezi firmami jde o nejčastější způsob identifikace na internetu. Nejvíc ho používají kulturní instituce (50%) a služby (40,1%), nemíň pak organizace v zemědělství (15,4%), u nichž naopak vede MojeID (34,6%)," říká Michal Vejvoda, Business Development Manager společnosti Software602.

Víc než polovina firem ve finančnictví a úřadů veřejné správy podle výsledků průzkumu používá systém elektronického oběhu dokumentů. Ve finančnictví je to 58,3% firem a u veřejné správy 54,4% úřadů. Plně elektronicky řeší oběh dokumentů i polovina (50%) kulturních institucí.

Na opačném konci žebříčku skončily gastronomické provozy, jež vykazují digitalizaci oběhu dokumentů jen v 28,1% případů, a vzdělávací instituce, u nichž tak činí 28,6% subjektů.

Ve finančnictví a veřejné správě se digitalizuje nejvíce. Firmy a instituce v těchto oborech také nejčastěji používají elektronický podpis, a to téměř shodně v 54% případů.

U všech další oborů to je výrazně míň, např. v automobilovém průmyslu elektronicky podepisuje jen 18,6% firem a ve stavebním 19,4%. Takřka tři čtvrtiny firem ve finančnictví (72,9%) a na úřadech veřejné správy (72,8%) také umějí zpětně elektronicky vyhledat, kdo, co a kdy interně schválil. V zemědělství to je jen třetina (34,1%).

Jak využívají jednotlivé obory elektronický oběh dokumentů:

Finančnictví - 53,8%
Veřejná správa - 54,4%
Kultura - 50,%
Stavebnictví - 41,8%
Doprava - 40%
Jiná výroba - 39,1%
Zemědělství - 38,5%
Zdravotnictví - 38,2%
Automobilový průmysl - 35,4%
Obchod - 33%
Jiné služby - 30,7%
Vzdělávací instituce - 28,6%
Gastronomie - 28,1%

Průzkum, kterého se účastnilo 1050 respondentů, realizovala pro Software602 agentura Ipsos.

Tři kroky k úspěšné digitalizaci firemních procesů:

Myslete dopředu na možnost rozšíření digitální agendy o další služby, k nimž byste mohli časem přejít a volte taková řešení, která lze modulárně doplňovat o další funkce, aniž by to znamenalo měnit celý systém - takovým ultimátním řešení bezpapírové kanceláře je např. aplikace Sofa od Software602, která vám pomůže jednoduše a rychle realizovat chytrý archiv, elektronický podpis a přehledné schvalování

Mluvte o svém záměru se zaměstnanci, můžou vás přivést k dalším podnětům - současně je lepší, když se na chystané digitalizaci firmy také podílejí, budou tak ochotněji přistupovat ke změnám, které je čekají

Ujasněte si, jakou agendu byste chtěli digitalizovat a jaké by to mělo přinést výsledky - jasnou analýzou stávajícího stavu si usnadníte práci při hledání vhodného řešení pro svou společnost